Большинство современных организаций перешло на электронную форму документов, и они также должны как-то храниться. Как обеспечить надежное хранение? Нужно ли распечатывать электронные документы? Нет. Для их хранения создается электронный архив. К нему предъявляются определенные нормы и требования.

Требования к хранению документов в электронной форме

Хранение бумаг регламентируется ГОСТ Р 54989-2012/ISO/TR 18492: «Обеспечение сохранности электронных документов». В этом нормативном акте прописаны следующие требования:

Читабельность. По отношению к электронным бумагам рассматриваемый принцип остается актуальным. Компьютерное оборудование может устареть, что приведет к утрате читабельности.
Регулярное перезаписывание. Перезапись необходима для того, чтобы документ можно было прочитать при появлении новой техники. То есть информация переносится с устаревшего на новый носитель.
Наличие обозначений для идентификации. Идентификаторы нужны для того, чтобы быстро отыскать нужный документ.
Логическая связь между бумаги. К примеру, есть документ и приложение к нему. Эти две бумаги важно связать друг с другом, так как текст приложения не будет понятен без основного соглашения.

Второй документ, регулирующий электронные архивы, – это Рекомендации по учету и организации хранения. В них указано, что компания должна сформировать внутренние акты по хранению ЭД.

Внутренняя опись электронных документов

Как обычные, так и электронные документы направляются в архив в соответствии с определенным порядком:

Организация ежегодной экспертизы ценностей.
По итогам экспертизы уничтожаются бумаги с истекшими сроками хранения.
Актуальные ЭД включаются в опись и направляются в архив.

Опись ЭД заменяет акт приема-передачи. Заполнять ее нужно в структурном подразделении.

Особенности составления описи

Компания должна правильно организовать опись:

Отдельные описи нужно оформлять для документов, срок хранения которых превышает 10 лет.
Если документ составляется для электронных дел, графу «срок хранения» добавлять не требуется.
Опись оформляется в двух экземплярах.
Если в компании есть только один фонд, не обязательно указывать номер фонда в документе.
В заголовке прописывается год сдачи ЭД в архив.
Название структурного подразделения указывается в разделе «Наименование раздела описи».
Названия разделов и индексы проставляются в соответствии с номенклатурой.
Опись требуется согласовать с руководителем отдела делопроизводства, а также с экспертной комиссией, если она имеется.
Вторая часть документа оформляется при приеме-передаче ЭД в архив.
Порядковый номер описи нужно проставлять в архиве.

Особенности передачи ЭД в архив

Рассмотрим порядок направления ЭД в архив:

Подразделение подготавливает ЭД к передаче в архив, сохраняет их в требуемых форматах.
ЭД нужно записать на электронные носители с оформленными обложками.
ЭД с большим сроком хранения нужно включить в описи.
Опись и приложения к ней направляются в архив в бумажном формате.
Архивариус должен просканировать предоставленные носители антивирусной программой.
Каждый из файлов проверяется на читабельность.
В опись включается запись о приеме-передаче.
Документ должен быть подписан архивариусом и сотрудником, который занимался передачей ЭД.

Архивариус должен уметь работать с ЭД, пользоваться антивирусными программами.

Требования к документам, отправляемым в архив

Как подготовить ЭД к отправке в архив? Нужно помнить об этих рекомендациях:

При направлении ЭД в архив нужно конвертировать их в специальный формат. В частности, это формат PDF/A-1.
Учетной единицей считается контейнер ЭД. Контейнер – это zip-архив, в котором содержится как документ, так и его метаданные.
Бумаги систематизируются в дела, а затем направляются в контейнеры. Все это выполняется в структурном подразделении.
Контейнеры направляются в архив через интернет или на специальном носителе.
Учитываться должны все электронные документы.
В рамках учета выполняется присвоение контейнерам учетных номеров. Они включаются в архивном шифре. Если ЭД содержатся на обособленном носителе, шифр нужно отобразить на его футляре. Если документ хранится в информационной системе, шифр должен быть включен в метаданные.

Архивный шифр на ЭД схож с шифром для бумажных документов. Однако в первый нужно включить статус бумаг: основная или рабочая.

Особенности хранения ЭД в архиве

При хранении ЭД нужно иметь в виду Приказ Министерства культуры №526 от 31 марта 2015 года «Об утверждении правил хранения». В пункте 2.30 Правил в редакции от 2015 года указаны эти правила:

В архив нужно сдавать 2 экземпляра ЭД. Они должны быть размещены на разных носителях.
В архиве должны быть все требуемые программы и технические устройства, нужные для чтения, копирования и перезаписи.
Сотрудники должны сделать все, чтобы предупредить утрату ЭД, несанкционированное распространение документов, уничтожение и искажение сведений.

ВАЖНО! Для организации архива обязательно нужно два носителя. Связано это с необходимостью наличия двух экземпляров документов.

Выдача документов

При выдаче ЭД документ нужно скопировать. Достоверность файла устанавливается отсоединенной электронной программой. Выдача бумаги отражается в специальном журнале. Нужные ЭД могут направляться по локальной сети фирмы. В подобной ситуации требуется внести запись в электронный журнал. В нем отражается эта информация:

Дата предоставления документа.
Фамилия и инициалы сотрудника, который запросил бумаги.
Наименование структурного подразделения.
Учетный номер предоставленного ЭД.

Выдача документов должна контролироваться для того, чтобы отслеживать движение всех бумаг.

Особенности уничтожения ЭД

Уничтожение ЭД выполняется в стандартном порядке. Уничтожаемые бумаги указываются в соответствующем акте. В учетной документации проставляются пометки. В целом процесс уничтожения ЭД практически аналогичен уничтожению документов на бумажном носителе. Процедура должна проводиться таким образом, чтобы файлы нельзя было восстановить в дальнейшем. К примеру, можно поместить диск в печь или шредер.

Преимущества и недостатки электронных архивов

Далеко не все фирмы пользуются электронными архивами. Стоит ли на них переходить? Рассмотрим преимущества этой формы хранения:

С ЭД легко работать. Документы можно распечатать, переслать, копировать.
Поиск нужного документа не требует много времени.
Рабочим файлом является копия документа, а не его оригинал. Это позволяет предупредить уничтожение и порчу файла.
Резервирование позволит сохранить ЭД даже в условиях ЧП.

С электронными документами очень просто работать, однако у подобных архивов есть минусы:

Нужно приобретать технические средства и официальные программы для прочтения и хранения ЭД.
Нужно озаботиться защитой данных от несанкционированных изменений.
Существует риск потери данных, особенно в том случае, если пользователи не создают копии файлов.

Переход на электронную систему неизбежен, потому фирмы должны подготовиться к этому переходу.

Об электронном документообороте говорят часто и много, но ориентироваться в большом количестве новых терминов сложно, а еще сложнее понять, как все это работает. Серия статей «Бухгалтер и электронный документ» разработана специально для того, чтобы на доступном языке рассказать об этом виде взаимодействия все, что нужно знать бухгалтеру. Как начать обмен? Как работать с первичкой и сдавать отчетность в электронном виде? На эти и другие вопросы вы найдете ответ в наших выпусках.

Все, что мы писали в предыдущих главах, так или иначе, касалось операций с электронными документами. Мы разобрались, как организовано , как , что представляет собой и как выглядит процедура проведения . Но помимо задач обработки документов перед нами стоит задача как-то их хранить. К бумажным архивам мы все давно привыкли, но когда речь заходит о том, как хранить электронный документ, то возникает множество вопросов. Именно этим вопросам посвящена новая глава нашего виртуального учебника.

Важные моменты

На самом деле, хранение электронных документов (ЭД) по законодательству не значительно отличается от хранения бумаги. Оно регламентируется аналогичными нормативными актами. Общие положения содержит закон № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», а требования конкретно по бухгалтерским документам вы найдете в законе № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» . Эти законы не делают принципиальных различий между бумажным и электронным документом, тем не менее, следует учитывать важные нюансы.

Где хранить? Хранение ЭД потребует от вас содержания определенной технической инфраструктуры. Вам придется решать, где хранить документы, на каких носителях, локально или в облаке. Также придется учитывать, что современные физические носители имеют свойство стареть, как и все материальное в этом мире. Оптические и полупроводниковые накопители имеют свойство терять контент со временем, магнитные диски изнашиваются. Посмотрите, на чем мы переносили файлы каких-то 10 лет назад? Большинство из нас еще пользовались 3,5-дюймовыми дискетами. А сейчас уже сложно найти в компьютере дисковод, который смог бы их прочитать.

Как воспроизвести? Просто сохранить ЭД - недостаточно. Нужно еще иметь возможность адекватно воспроизвести информацию, прочитать ее, получить данные об электронной подписи (ЭП). Трудность заключается в том, что форматы электронных документов имеют свойство меняться. Например, основной формат текстовых документов совсем недавно был.doc (расширение файлов, созданных в Word), а теперь уже.docx. Появляются новые редакторы, в том числе бесплатные и облачные, сложно говорить о том, как сегодняшние форматы будут совместимы с ними завтра.

Ответственность за хранение и воспроизведение ЭД, согласно букве закона, лежит на налогоплательщике. Например, касаемо бухгалтерских документов, такое требование прописано в п. п. 1 и 2 ст. 29 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Как обеспечить длительное хранение? Существует достаточно серьезная проблема с документами длительного или постоянного срока хранения. Как хранить электронный документ 50 или 75 лет? Как обеспечить его читаемость в течение всего срока хранения? Какая инфраструктура для этого потребуется? Как обеспечить юридическую силу таких документов?

На вопрос «как хранить ЭД 50 или более лет с обеспечением их юридической силы?» сегодня существуют только теоретические ответы. Все-таки, история электронного документооборота в России пока не может похвастаться многолетней практикой, поэтому мы попросту еще не дожили до того дня, когда мы можем фактически проверить существующие решения. Поэтому на текущий момент мы рекомендуем всем абонентам переводить в электронный вид только те документы, чей срок хранения не превышает 15-20 лет. В этом случае их хранение будет прогнозируемым и гарантированным.

Иван Агапов, аналитик Synerdocs

Способы хранения документов

Не важно, много ли у вас электронных документов и как бурно идет обмен, в любом случае вы столкнетесь с необходимостью организации хранения. Рассмотрим несколько вариантов того, как вы можете создать собственный электронный архив.

Локальный архив . Это довольно доступный способ хранения. Не имеет значения, с помощью чего вы проводите обмен - через электронную почту или через оператора ЭДО - вы просто складываете все электронные документы к себе в папку компьютера. Если у вас в компании есть локальная сеть, то вы можете попросить администратора создать для ЭД специальную сетевую папку и даже настроить права доступа к ней.

Большой минус этого типа хранения ЭД в том, что вы не можете гарантировать его безопасность (к вашим локальным дискам не так уж и сложно получить доступ) и надежность, вам придется самим контролировать сроки хранения, обеспечивать средства воспроизведения (держать под рукой редактор, в котором документ создан) и проверки электронной подписи (ваш криптопровайдер). И как только ваш архив разрастется, вы столкнетесь с серьезными трудностями при поиске и обеспечении доступа к документам.

Иван Агапов, аналитик Synerdocs

Специальный электронный архив . И тут к вам на помощь могут прийти специализированные решения - системы электронного документооборота (СЭД, ECM) или электронные архивы. Изначально они создавались для нужд внутреннего обмена, что никак не мешает использовать такие программы для хранения внешних документов. СЭД представляет собой полноценное решение для управления документами, хранит их в базе данных (или файловом хранилище), обеспечивает оперативный доступ к ним, сохраняет связи, позволяет управлять доступом и безопасностью.

Фактически, данный вид хранения полностью решает все возможные проблемы содержания электронного архива: все документы хранятся на ваших серверах, многие СЭД обеспечивают вам средство просмотра, контролируют сроки хранения, позволяют получить данные об электронной подписи. Выгружать и загружать документы в СЭД не составляет никаких трудностей. Некоторые решения уже интегрированы со средствами обмена - электронной почтой или операторами ЭДО. Например, документы, полученные в сервисе Synerdocs, могут быть автоматически загружены для хранения в СЭД DIRECTUM.

Иван Агапов, аналитик Synerdocs

Если у вас нет практики внутреннего электронного документооборота, то такие решения могут быть для вас избыточными. Они стоят своих денег, но не каждая небольшая компания готова эти деньги платить. Для многих лучше подходит хранение в облаке.

Хранение в облаке . Это наиболее перспективный и потенциально популярный способ хранения документов. Если вы уже пользуетесь услугами оператора ЭДО, то все переданные с его помощью документы могут храниться прямо в сервисе. Вы всегда сможете к ним обратиться, сервис обеспечит просмотр и предоставит данные о сертификате ЭП - был бы только доступ в интернет.

Некоторые операторы хранят переданные документы по умолчанию. Например, в Synerdocs вы всегда сможете найти переданные акты и счета-фактуры в течение всего срока их хранения - оператор просто обеспечивает для вас дополнительную функциональность в качестве бонуса. Если же требуется более четко обозначить политику хранения, разграничить права доступа, ключевые гарантии - то с оператором просто заключается отдельное соглашение, в котором все положения по хранению прописываются отдельно. В этом случае оператор полноценно берет на себя обязанности электронного архива.

Иван Агапов, аналитик Synerdocs

Для законодательства в принципе не важно, какой способ хранения вы выбрали. Контролирующие органы не будут обязывать вас использовать то или иное решение, для них важнее то, как соблюдаются регламенты передачи документов, выдерживаются ли требования к формату и какой сертификат ЭП используется для подписания.

Сроки хранения и проверка юридической силы

Сроки хранения описаны бухгалтерским и налоговым законодательством России. Вам отлично известно, что, согласно закону № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», бухгалтерские первичные учетные документы следует хранить в течение пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз. Данные нормативы распространяются одинаково на бумажные и электронные документы.

Законодательство о бухгалтерском и налоговом учете, об архивном деле устанавливает различные требования к срокам хранения документов бухгалтерского и налогового учета и отчетности. Разница в сроках хранения документов обусловлена важностью документа, его необходимостью для ведения бухгалтерского учета, для исчисления и уплаты налогов.

Каким бы ни был срок хранения электронного документа, на всем его протяжении необходимо иметь возможность четко определить его юридическую силу, центральным гарантом которой выступает электронная подпись. Тут возникает вопрос: как проверить легитимность документа после того, как срок действия сертификата ЭП истек.

Действительно, сертификат ЭП действует всего год, а большинство бухгалтерских документов, как видно на иллюстрации, хранятся минимум 5 лет. Фактически, получается, что ЭП спустя год уже будет невалидна, следовательно, легитимность документа оказывается под вопросом. Закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи» говорит о том, что при проверке подписи сертификат ЭП должен быть либо действующим, либо должны быть доказательства, что он был таковым на момент подписания.

Такими доказательствами могут быть, например, штампы времени и информация о действительности ЭП (OCSP-ответы или списки отзывов сертификатов - CRL-списки). Если взять, к примеру, наш сервис, то при передаче электронной подписи она как раз дополняется данными доказательствами. Фактически, мы делаем из квалифицированной ЭП - усовершенствованную подпись (расширенный формат ЭП), которая поможет снять все существующие на сегодняшний день опасения об обеспечении легитимности ЭД.

Большинство вопросов легитимности снимается существующими реквизитами квалифицированной ЭП, просто стоит перечитать одну из .

Иван Агапов, аналитик Synerdocs

У многих компаний, которые приступают к организации архивов, также возникают опасения по поводу того, что делать с ЭП от удостоверяющего центра, прекратившего свое существование. Ответ на этот вопрос найдется в законе № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Если аккредитованный удостоверяющий центр, который выдавал квалифицированные сертификаты, прекращает свое существование в определенный момент, то все данные по сертификатам, в частности списки отзывов и выпусков сертификатов, передаются в головной удостоверяющий центр. Вся эта информация сохраняется, плюс необходимые данные уже содержатся в самом формате подписи. Этого достаточно, чтобы решить вопросы с юридической силой документов с длительными сроками хранения.

Разумеется, все эти достаточно сложные процессы не будут ложиться на плечи простых пользователей электронных архивов или сервисов ЭДО.

Вместо заключения

Конечно, сегодня в России тема хранения юридически сильных электронных документов все еще находится в стадии разработки. У нас есть целый набор нормативных актов, в которых содержатся отрывочные и разрозненные рекомендации по хранению ЭД, но нет центрального документа. Закон № 125-ФЗ «Об архивном деле Российской Федерации» сильно устарел, он создавался еще до того, как получил свое развитие ЭДО.

Однако это совершенно не мешает бизнесу уже строить свою практику. Законы содержат достаточно общих указаний, а создание конкретных требований, регламентов, отражение их в соответствующих локальных нормативных актах, вы можете спокойно брать на себя. Сейчас для бизнеса нет никаких ограничений, государству не принципиально, как вы храните документы - в облаке или нет - важно лишь обеспечивать те моменты, о которых мы говорили выше. Чем шире будет распространяться эта практика, тем больше мы будем знать о различных нюансах хранения, тем меньше будет нерешенных вопросов.

В следующей главе

В следующей части нашего учебника мы расскажем вам о том, что такое роуминг операторов ЭДО, в чем его особенности, стоит ли его ждать и какие другие решения взаимодействия существуют сегодня.

Согласно законодательства, если такие документы, как индивидуальные сведения персонифицированного учета, можно хранить в архиве в электронном виде, нужно ли их сдавать в архив еще и на бумажном носителе.

Можно хранить только в электронном виде. Распечатывать на бумаге и хранить документы в таком виде не нужно (письмо Минфина России от 22.08.2012 №03-02-07/1-202). Так же в законе №212 ФЗ от 24 июля 2009г. отсутствуют положения, обязывающие организацию хранить документы, составленные в электронном формате, на бумажных носителях.

Сергея Разгулина , действительного государственного советника РФ 3-го класса

Можно ли сдать в архив электронные документы

Да, можно.

Архив организации можно формировать и на электронных носителях. Поэтому если документы храните в электронном виде, то и архив создайте электронный. Порядок сдачи в архив электронных документов приведен в пунктах 2.30–2.35 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526 .

Электронные документы организации сдают в архив только после того, как их перестают использовать в оперативной работе. Чтобы отобрать документы на электронных носителях, создайте экспертную комиссию. При отборе электронных документов, которые передаются на архивное хранение, экспертная комиссия руководствуется следующими критериями:

значимость, полнота (завершенность) документов;
аутентичность (полнота и достоверность) документов;
отсутствие дублирования информации в документах.

Новые правила хранения электронных документов

Мы подскажем, что изменилось в работе бухгалтера.

Какие документы сколько хранить

В процессе деятельности компании оформляется масса документов. Их нужно хранить в течение установленных сроков (ч. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ).

Но бывает так, что в разных нормативных актах указаны разные сроки хранения одних и тех же документов. Например, нормативные акты предписывают хранить расчет по форме РСВ-1 ПФР :

- в течение 6 лет - пункт 6 части 2 статьи 28 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ (далее - Закон № 212-ФЗ);
- 75 лет (в части индивидуальных сведений) - Перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (далее - Перечень).

Для вашего удобства мы подготовили таблицу (см. ниже). В ней приведен перечень документов, наиболее часто встречающихся в работе бухгалтера, и максимальные сроки их хранения.

Таблица Сроки хранения некоторых документов компании

Что будет, если не соблюдать сроки хранения документов

Хранение документов должен организовать руководитель компании (п. 2 информации Минфина России № ПЗ-13/2015). Он вправе назначить работника компании ответственным за хранение документов.

За нарушение правил и сроков хранения документов предусмотрен штраф для должностных лиц в размере от 300 до 500 руб. (ст. 13.20 КоАП РФ).

Размер административного штрафа будет больше, если в результате такого нарушения:

- были занижены суммы начисленных налогов и сборов не менее чем на 10% из-за искажения данных бухучета;
- в бухгалтерской отчетности искажена любая статья (строка) формы не менее чем на 10%.

В этом случае размер штрафа для должностного лица составит от 2000 до 3000 руб. (ст. 15.11 КоАП РФ).

В бумажном или электронном виде хранить документы

Если документы составлены в электронном виде, их можно хранить в электронном виде. Распечатывать на бумаге и хранить документы в таком виде не нужно (письмо Минфина России от 22.08.2012 № 03-02-07/1-202).

Какой бы способ вы ни выбрали, нужно руководствоваться новыми Правилами хранения документов .

Где хранить документы

Способ хранения документов зависит от установленного срока хранения.

По срокам хранения различают три типа документов:

- временного срока хранения (до 10 лет включительно);
- временного срока хранения (свыше 10 лет);
- постоянного срока хранения.

Документы первого типа хранятся в бухгалтерии (п. 2.3 и 4.2 Правил хранения документов).

Чтобы обеспечить сохранность документов второго и третьего типа, компания вправе:

- создать собственный архив (ч. 2 ст. 13 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ, п. 1.4 Правил хранения документов);
- воспользоваться услугами профессионального архива.

Какой способ предпочтительней, компания решает самостоятельно.

Как хранить электронные документы

Рассмотрим порядок хранения электронных документов, если у компании есть собственный архив.

В каких условиях хранить электронные документы

В отличие от документов в бумажном виде, для хранения электронных документов должны соблюдаться три условия (п. 2.30 Правил хранения документов).

Два экземпляра. Электронные документы должны храниться в двух экземплярах. Один - основной, второй - рабочий. Их нужно хранить на разных физических устройствах.

Бухгалтер должен передать на хранение не менее двух экземпляров электронного документа на разных носителях.

Наличие технической базы. В архиве компании должны быть технические и программные средства для воспроизведения и копирования электронных документов. Кроме того, такие средства нужны для их перезаписи и контроля физического и технического состояния.

Гарантия сохранности. В архиве должен быть установлен режим хранения, обеспечивающий сохранность электронных документов. Нельзя допустить, чтобы они были утрачены или попали в несанкционированную рассылку. Хранить электронные документы нужно так, чтобы они не были уничтожены или на них исказилась информация.

В каком виде передать электронный документ в архив

Схема Алгоритм действий по передаче электронного документа в архив

Как контролировать хранение электронного документа

Если в компании меняется техника, программное обеспечение и т. п., они должны быть синхронно заменены и в архиве компании.

С появлением новых носителей и новых форматов нужно своевременно перезаписывать электронные архивные документы на такие носители и форматы (п. 2.32 Правил хранения документов).

Кроме того, не реже одного раза в пять лет нужно проверять (п. 2.32 и 2.40 Правил хранения документов):

- физическое состояние носителей;
- воспроизводимость электронных документов.

Если что-то окажется не в порядке, электронные документы следует перезаписать на новые носители. При этом важно, чтобы при перезаписи была обеспечена полнота и достоверность информации.

Во всех случаях нужно проводить проверку на наличие вредоносных компьютерных программ (п. 2.39 Правил хранения документов).

Если электронный документ содержит вредоносные компьютерные программы, его следует изъять для антивирусной обработки (п. 2.41 Правил хранения документов).

Как получить электронный документ из архива

Электронный документ из архива можно получить в виде электронной копии или копии на бумажном носителе (п. 2.47 Правил хранения документов).

Электронные копии архивных документов можно получить из архива в электронной форме или по сети Интернет. Их заверяет электронной подписью руководитель компании или уполномоченное им должностное лицо ().

При выдаче копии документа на бумаге на обороте каждого листа проставляют архивный шифр, заверяют надписью и печатью на обороте последнего листа копии (п. 5.14 Правил хранения документов).

Как уничтожить электронный документ

Если у электронного документа истек срок хранения, его можно уничтожить. Отбор документов проводит экспертная комиссия, состоящая из сотрудников компании.

Список документов к уничтожению пишут в акте. Его форма приведена в приложении № 21 к Правилам хранения документов.

После этого проводят физическое уничтожение или уничтожение программно-техническими средствами (

Правила хранения бухгалтерских первичных документов. Условия хранения электронных документов. Порядок уничтожения электронных документов - читайте в статье.

Вопрос: Вопрос по электронному хранению бухгалтерских первичных документов. Предположим, что мы принимаем решение хранить бухгалтерские первичные документы в электронном виде (электронном архиве). Значит ли это, что если документ поступил на бумажном носителе, то мы можем его отсканировать, поместить в электронный архив, а бумажный документ не хранить (уничтожить)?

Ответ: Нет, не значит.

Положение , утвержденное , и Правила , утвержденные .

2.32 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526 .

Отсканированный образ документа допускает, но не подразумевает долгосрочного хранения.

Обоснование

Как хранить бухгалтерские документы

Место хранения

Для хранения бухгалтерских документов нужно оборудовать специальные помещения, сейфы или шкафы (п. 6.2 Положения, утвержденного письмом Минфина СССР от 29 июля 1983 г. № 105). Требования к устройству таких хранилищ приведены в Правилах , утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526 .

Бланки строгой отчетности храните в сейфах, металлических шкафах или в специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность (п. 16 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359). Кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним документами собирайте в хронологическом порядке и переплетайте.

Документы с грифом «коммерческая тайна» храните в сейфах.

Остальные документы храните в специальных помещениях или в закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером.

Бухгалтерские документы организация вправе хранить в электронной форме. Объяснение простое.

По законодательству о бухучете первичные и сводные учетные документы можно составлять на бумажных носителях или в электронном виде (ч. 5 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Регистры налогового учета также можно вести на бумажных носителях, в электронном виде и (или) на любых машинных носителях (). Наконец, налоговые декларации (расчеты) можно, а в некоторых случаях нужно сдавать в электронном виде ().

А раз первичку, документы бухгалтерского и налогового учета, а также налоговые декларации (расчеты) можно составлять в электронном виде, то и хранить их можно в таком же формате. Распечатывать не обязательно. Единственное условие - такие документы должны быть заверены по всем правилам электронной подписью .

Аналогичные выводы есть в письмах Минфина России от 22 августа 2012 г. № 03-02-07/1-202 и от 24 июля 2008 г. № 03-02-07/1-314 .

По требованию контролирующих ведомств, в том числе налоговой инспекции, копии электронных документов придется распечатать и заверить собственноручно , прежде чем передать на проверку (п. 1 ст. 252 , п. 1 ст. 93 НК РФ). Данный вывод основан на положениях части 6 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, статей и Налогового кодекса РФ.

Для организации хранения документов в электронной форме применяйте Положение , утвержденное письмом Минфина СССР от 29 июля 1983 г. № 105 (в части, не противоречащей законодательству), и Правила , утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526 . Делайте так до утверждения федерального стандарта бухучета, устанавливающего требования к документам и документообороту в бухучете. Об этом сказано в информации Минфина России № ПЗ-13/2015 .

В частности, передавать текстовые электронные документы для хранения в архив организации следует в формате PDF/A. Также не реже одного раза в пять лет проверяйте, в каком состоянии находятся носители электронных документов и могут ли воспроизводиться сами документы. Таковы требования пунктов и 2.32 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526 .

Новые правила хранения электронных документов

В бумажном или электронном виде хранить документы

Какой бы способ вы ни выбрали, нужно руководствоваться новыми Правилами хранения документов .

Где хранить документы

Способ хранения документов зависит от установленного срока хранения.

По срокам хранения различают три типа документов:

- временного срока хранения (до 10 лет включительно);
- временного срока хранения (свыше 10 лет);
- постоянного срока хранения.

Документы первого типа хранятся в бухгалтерии (п. 2.3 и 4.2 Правил хранения документов).

Чтобы обеспечить сохранность документов второго и третьего типа, компания вправе:

- создать собственный архив (ч. 2 ст. 13 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ, п. 1.4 Правил хранения документов);
- воспользоваться услугами профессионального архива.

Какой способ предпочтительней, компания решает самостоятельно.

Как хранить электронные документы

Рассмотрим порядок хранения электронных документов, если у компании есть собственный архив.

В каких условиях хранить электронные документы

Два экземпляра. Электронные документы должны храниться в двух экземплярах. Один — основной, второй — рабочий. Их нужно хранить на разных физических устройствах.

Бухгалтер должен передать на хранение не менее двух экземпляров электронного документа на разных носителях.

В каком виде передать электронный документ в архив

Схема Алгоритм действий по передаче электронного документа в архив

Как контролировать хранение электронного документа

Кроме того, не реже одного раза в пять лет нужно проверять (п. 2.32 и 2.40 Правил хранения документов):

- физическое состояние носителей;
- воспроизводимость электронных документов.

Как получить электронный документ из архива

Как уничтожить электронный документ

После этого проводят физическое уничтожение или уничтожение программно-техническими средствами (п. 4.13 Правил хранения документов).

Отвечает Станислав Котович,

заместитель директора правового департамента Минфина России

«Для каждой строки Баланса, показатель которой существенен, введите подстроки. В них укажите числовые значения, которые входят в состав укрупненных показателей типовой формы Баланса. Например, к строке 1150 «Основные средства» можно добавить отдельные строки и привести в них данные о стоимости зданий, машин и оборудования, если такая информация является существенной. Как определить уровень существенности показателей, читайте в рекомендации.»

С переходом делопроизводства на компьютеризованные технологии встает вопрос об упорядочении и организации хранения документов, созданных в электронной форме.

«Документы в электронном виде могут создаваться сотрудниками организации на компьютерах, быть получены по электронной почте, переведены в электронную форму (путем сканирования) с традиционного бумажного вида. Созданный или полученный документ необходимо сохранить в памяти компьютера - записать в виде файла на жесткий диск. Документы могут храниться на жестком диске компьютера, либо на специально выделенном компьютере (файл-сервере), на сменных носителях». .

Прежде всего, на жестком диске создаются папки (директории), в которые будут помещаться документы. Как бумажные документы раскладываются в дела, так и файлы раскладываются по папкам. Каждая папка может иметь вложенные в нее папки, которые в свою очередь могут иметь свои вложенные папки. Каждой папке присваивается «имя». Начинаться «имя» должно с вида документов (приказы, акты, отчеты и т.д.), затем содержание документов уточняется сведениями об авторстве, вопросе, корреспонденте, периоде, за который группируются документы (файлы).

Хранение файлов текущего делопроизводства осуществляется на жестком диске компьютера. При работе в сети пользователю могут быть доступны диски или директории на других компьютерах. В этом случае они будут иметь порядковые буквенные номера и с ними можно работать как с устройствами, размещенными на собственном компьютере. Для этого на компьютере, содержащем необходимые ресурсы устанавливается разрешение на совместный доступ к тому или иному файлу. Доступ может быть ограничен либо использованием пароля для полного доступа и доступа только для чтения, либо ограничением доступа только для определенных пользователей. Для ограничения доступа к папке можно ввести пароль. В организациях с большим объемом совместно используемых документов применяются выделенные высоконадежные компьютеры - файл - серверы - рассчитанные на непрерывную работу и обеспечивающие одновременный доступ к данным от единиц до десятков, сотен и даже тысяч пользователей.

Все документы, поступившие в делопроизводственный оборот, должны храниться в общих папках, создаваемых в соответствии с номенклатурой дел подразделения (организации в целом) на основе стандартных классификаторов.

Один из основных вопросов, определяющих успешное использование компьютерных технологий в офисе - это надежность хранения документов в электронной форме. Сохранность документов складывается из:

1. Устойчивого электропитания;
2. Резервного копирования;
3. Антивирусной защиты;
4. Профилактики и диагностики с использованием специальных утилит (вспомогательных программ).

Особенность электронного хранения состоит в направлении документов в электронный архив сразу по завершению работы с ними в делопроизводстве База данных о документах формируется в процессе их регистрации.

Данные о документах за истекший год хранятся отдельно и после того, как все документы за истекший год будут исполнены. База данных используется только для справочной работы и может быть переписана на внешний носитель информации. В зависимости от объема информации это может быть дискета, магнитная лента, CD-ROM или другой архивный носитель.

Документы постоянного и долговременного сроков хранения обычно записываются на CD-ROM, а документы временного срока хранения - на носители, обеспечивающие их стирание по истечении срока хранения и перезапись.

Сроки хранения документов не зависят от формы существования - бумажной или электронной - и определяются специальными справочниками - перечнями документов с указанием сроков хранения.

В качестве места для хранения документов архива обычно используется логический диск или несколько папок компьютера. При наличии программ типа «Электронный архив» учет и копирование производится автоматически. В противном случае это делается вручную: документы разделяются по срокам хранения, создаются папки, соответствующие годовым разделам описей. При значительном количестве документов постоянного хранения они располагаются внутри годового раздела, в папках соответствующих подразделений.

«Одной из основных проблем, которую необходимо решить при организации долговременного хранения электронных документов, является обеспечение их читаемости на протяжении всего жизненного цикла. Задача это многоплановая: необходимо сделать так, чтобы электронный документ можно было прочитать на той компьютерной системе или устройстве, на которой они первоначально были созданы и/или где они в настоящее время хранятся и/или которая в настоящее время используется для доступа к ним и/или которая будет использована для хранения электронных документов в будущем». .

Сохраненная на цифровом носителе информация может со временем стать нечитаемой. К этому может привести несколько причин.

Воздействие плохих условий хранения приводит к физическому износу или порче носителей. Все виды носителей, используемые в настоящее время для хранения электронных документов, чувствительны к воздействию неблагоприятной окружающей среды, - например, к перепадам температуры и влажности. Подобные неблагоприятные условия или повреждают носитель, или ускоряют процесс его «старения» и деградации. Для обеспечения максимального срока службы различных типов цифровых носителей требуются различные уровни контроля параметров окружающей среды в местах хранения.

«Моральное устаревание носителей и оборудования, которое происходит в том случае, когда устройство (например, лента или диск) физически несовместимо с имеющимся компьютерным оборудованием (например, приводом для чтения лент или дисков), и, следовательно, информация не может быть прочитана. Моральное устаревание носителей неизбежно, поскольку технологические достижения постоянно изменяют способы физического хранения электронных документов (происходят, например, изменения в технологии записи, в интерфейсах оборудования и программного обеспечения приводов); изменяются конструктивные параметры устройств. Как следствие, со временем более старые носители информации становятся несовместимыми с появившимися позднее носителями и оборудованием». .

При использовании некоторых технологий записи информации порча данных возможна вследствие воздействия магнитных полей, пыли и загрязняющих окружающую среду веществ (магнитные носители), в то время как другие виды носителей (оптические) менее подвержены влиянию внешних факторов и менее чувствительны к повреждениям, случающимся вне строго контролируемой среды хранения.

Устаревание форматов документов - электронные документы создаются и используются в различных форматах. Многие из них являются "закрытыми" - либо недоступны их подробные описания, либо их использование может быть затруднено вследствие прав интеллектуальной собственности. Это создает угрозу доступности информации при долговременном хранении, поэтому уже сейчас при передаче электронных документов на длительное хранение из широкого набора форматов, используемых создателями и получателями документов, выбирается небольшое число часто используемых стандартов, подходящих для целей архивного хранения.

Именно поэтому сейчас так популярны открытые форматы, которые позволяют работать с электронными документами даже в отсутствие программного обеспечения, использовавшегося для их создания. Специалисты рекомендуют в случае необходимости сохранения электронных документов в «нестандартном» формате постараться оставить максимально подробное его описание и также само ПО.

Устаревание программного обеспечения. При создании и использовании электронных документов организации и отдельные лица используют широкий набор пакетов программ. Для обеспечения сохранности документов чрезвычайно сложно сделать доступ к соответствующему ПО или поддерживать все эти пакеты в работающем состоянии.

Часть электронных документов может оказаться зависимой от программного обеспечения, - и, соответственно, их можно будет использовать лишь в устаревших информационных системах.

Таким образом, документы могут храниться на жестком диске компьютера, либо на специально выделенном компьютере (файл-сервере), на сменных носителях. Главная особенность электронного хранения состоит в направлении документов в электронный архив сразу по завершению работы с ними в делопроизводстве. Также необходимо своевременно обновлять ПО, использовать открытые форматы электронных документов, обеспечивать надёжную защиту, чтобы избежать проблем с воспроизведением документов в дальнейшем.

Требования к хранению документов в электронной форме

Внутренняя опись электронных документов

Особенности составления описи

Особенности передачи ЭД в архив

Требования к документам, отправляемым в архив

Особенности хранения ЭД в архиве

Выдача документов

Особенности уничтожения ЭД

Преимущества и недостатки электронных архивов

Важные моменты

Способы хранения документов

Сроки хранения и проверка юридической силы

Вместо заключения

В следующей главе

Как хранить бухгалтерские документы

Новые правила хранения электронных документов

Вас может заинтересовать