Dokumenty należy przechowywać co najmniej tak długo, jak będą tego wymagać inspektorzy podatkowi podczas kontroli. Na podstawie art. 89 ust. 4 Kodeksu podatkowego Federacji Rosyjskiej kontrolę można przeprowadzić przez okres nieprzekraczający trzech lat kalendarzowych poprzedzających rok, w którym podjęto decyzję o kontroli. Oznacza to, że należy zachować dokumenty z poprzednich trzech lat.

Tymczasem przepisy podatkowe wydłużają ten okres o kolejny rok. Zgodnie z art. 23 ust. 1 akapit 8 kodeksu podatkowego Federacji Rosyjskiej podatnicy są zobowiązani do zapewnienia bezpieczeństwa dokumentów niezbędnych do obliczenia i zapłaty podatków przez cztery lata. Należą do nich dane księgowe i podatkowe, a także dokumenty potwierdzające otrzymanie przychodów, wydatków oraz zapłatę (potrącenie) podatków. Podobny wymóg obowiązuje agentów podatkowych (podpunkt 5 ust. 3, art. 24 kodeksu podatkowego Federacji Rosyjskiej). W którym momencie zaczynasz liczyć okres czterech lat?

Podatki oblicza się na podstawie wyników okresów podatkowych (klauzula 1, art. 55 kodeksu podatkowego Federacji Rosyjskiej). Okazuje się, że czteroletni okres należy liczyć od następnego dnia po zakończeniu okresu podatkowego. Weźmy dla przykładu podatek VAT: do jakiego terminu powinniśmy przechowywać dokumenty związane z naliczeniem tego podatku za IV kwartał 2012 roku? Czteroletnia kadencja rozpocznie się 1 stycznia 2013 r. i zakończy 31 grudnia 2016 r. Okazuje się, że w 2016 roku konieczne jest przechowywanie dokumentów z 2012 roku. Oznacza to rok, który nie podlega kontroli na miejscu.

Istnieją dwa wyjątki od tej reguły. Pierwszą z nich są rejestry niezbędne do odliczenia podatku VAT: księga zakupów i księga sprzedaży oraz dzienniki do ewidencji wystawionych i otrzymanych faktur. Ustalić początek okresu ich przechowywania od daty ostatniego wpisu w nich (klauzula 24 działu II załącznika 4, klauzula 22 działu II załącznika 5 i klauzula 13 działu II załącznika 3 do Rozporządzenia Rządu RP Federacji Rosyjskiej z dnia 26 grudnia 2011 r. nr 1137). Drugim wyjątkiem są dokumenty potwierdzające pierwotny koszt nieruchomości podlegającej amortyzacji. Okres ich przydatności do spożycia liczony jest od momentu zaprzestania naliczania amortyzacji (pismo Ministerstwa Finansów Rosji z dnia 26 kwietnia 2011 r. Nr 03-03-06/1/270).

Okresy przechowywania dokumentów księgowych są również określone w przepisach księgowych. Z art. 29 ustawy federalnej z dnia 6 grudnia 2011 r. nr 402-FZ „O rachunkowości” (zwanej dalej ustawą o rachunkowości) wynika, że:
- pierwotne dokumenty księgowe, księgi rachunkowe i sprawozdania finansowe należy przechowywać przez okresy ustalone przepisami państwowych spraw archiwalnych, nie krótsze jednak niż pięć lat. (Okresy przechowywania standardowych dokumentów archiwalnych są określone w wykazie zatwierdzonym zarządzeniem Ministerstwa Kultury Rosji z dnia 25 sierpnia 2010 r. Nr 558);
— dokumenty polityki rachunkowości, standardy podmiotu gospodarczego, inne dokumenty związane z organizacją i prowadzeniem rachunkowości, w tym narzędzia zapewniające reprodukcję dokumentów elektronicznych, a także weryfikację autentyczności podpisu elektronicznego, muszą być przechowywane przez co najmniej pięciu lat od roku, w którym po raz ostatni zostały użyte do sporządzenia sprawozdania finansowego.

Zatem, aby nie zostać ukaranym za naruszenie zasad określonych w ustawie nr 402-FZ z dnia 6 grudnia 2011 r., należy przechowywać zeznania podatkowe, obliczenia, rejestry i inne dokumenty przez co najmniej pięć lat.

Kilka wyjątków od ogólnej zasady

Zasadniczo dokumenty należy przechowywać przez co najmniej pięć lat. Jest to maksymalny okres określony w ustawie o rachunkowości. Jednocześnie maksymalna głębokość kontroli podatkowej wynosi trzy lata. Dlatego szczególnie ważne jest zachowanie w tym okresie bezpieczeństwa dokumentów związanych z naliczaniem podatków. Jeśli nie masz wystarczającej ilości dokumentów sprzed, powiedzmy, pięciu lat, możesz zostać ukarany jedynie grzywną za naruszenie zasad przechowywania dokumentów.

Tymczasem w szeregu przypadków okres przechowywania dokumentów księgowych ustalany jest według specjalnych zasad. W rezultacie brak dokumentów nawet na przykład sześć lat temu może skutkować karami finansowymi za zaniżanie płatności podatkowych. Przyjrzyjmy się takim sytuacjom osobno.

„Podstawowe” dla nabytej nieruchomości. Dokumenty nabycia środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych należy zachować niezależnie od okresu użytkowania tych przedmiotów. Przecież potrzebne są dokumenty potwierdzające pierwotny koszt na potrzeby obliczenia amortyzacji, a także podatku od nieruchomości. Ponadto bez „podstawowego” dokumentu firma nie będzie w stanie potwierdzić wartości nieruchomości w momencie jej sprzedaży. Co więcej, dotyczy to zarówno środków trwałych, jak i innego majątku. Dlatego też dokumenty należy przechowywać przez okres czterech lat od okresu sprawozdawczego, w którym nieruchomość została spisana z bilansu lub sprzedana (okres, w którym nieruchomość została spisana z bilansu lub sprzedana (podpunkt 8 ust. 1 art. 23 Ordynacji podatkowej Federacji Rosyjskiej, pismo Ministerstwa Finansów Rosji z dnia 26 kwietnia 2011 r. nr 03-03-06/1/270).

Specjalny wymóg dla spółek przynoszących straty. Podatnik podatku dochodowego ma prawo obniżyć podstawę opodatkowania bieżącego okresu z tytułu strat z poprzednich okresów podatkowych w sposób określony w art. 283 Ordynacji podatkowej. Straty można uwzględniać przez kolejne 10 lat.

Jeżeli jednak spółka przenosi straty na przyszłość, wówczas przez cały okres korzystania z tego świadczenia jest zobowiązana do przechowywania dokumentów potwierdzających wysokość poniesionych strat (art. 283 ust. 4 Ordynacji podatkowej Federacji Rosyjskiej). Przepis ten umożliwia organom podatkowym żądanie dokumentów dotyczących przeszłych strat, które spółka deklaruje w zeznaniu za bieżący okres. Na tej podstawie odpisanie straty możliwe jest wyłącznie po przedstawieniu podstawowych dokumentów potwierdzających uzyskany wynik finansowy.

Wymóg przechowywania dokumentów dotyczących strat przez cały okres ich odpisu dotyczy również płatników jednolitego podatku rolnego (art. 346 ust. 6 ust. 5 kodeksu podatkowego Federacji Rosyjskiej) oraz „pracowników uproszczonych” (klauzula 7 art. Artykuł 346.18 Kodeksu podatkowego Federacji Rosyjskiej).

Spisanie nieściągalnych należności. Należy go przechowywać przez cztery lata licząc od okresu, w którym dług kontrahenta został uznany za nieściągalny. W takim przypadku okres przechowywania ulega przedłużeniu, jeżeli bieg przedawnienia zobowiązania został przerwany i zaczął biec na nowo .

Przypomnijmy: zgodnie z art. 265 ust. 2 akapit 2 kodeksu podatkowego Federacji Rosyjskiej kwoty nieściągalnych długów utożsamia się z wydatkami nieoperacyjnymi podatnika jako stratą otrzymaną w sprawozdawczości (podatek) okres. Wydatki takie zmniejszają podstawę opodatkowania przy obliczaniu podatku dochodowego. Oczywiście z dokumentami uzupełniającymi.

Zatem podstawowe dokumenty księgowe potwierdzające wysokość należności charakteryzują wartość zbytych praw majątkowych, czyli kwotę wydatków. Dlatego odliczanie terminu przechowywania takich dokumentów należy rozpocząć od nowa od momentu umorzenia nieściągalnego długu. Jeśli zniszczysz dokumenty przed terminem, firma straci prawo do uznania nieściągalnych długów za wydatek, gdyż nie będzie mogła potwierdzić fiskusowi ich kwoty.

Dokumenty księgowe stanowią aż 80% całkowitego przepływu dokumentów w organizacji. Przechowywanie i terminowe niszczenie dokumentów księgowych to pilne zadanie dla wielu księgowych. Najczęściej szczególną uwagę zwraca się na wymogi prawne dotyczące trybu i warunków przechowywania dokumentacji księgowej. Właśnie na te dwa pytania spróbuje odpowiedzieć ekspert firmy archiwalnej Delis Archive.

1. Procedura przechowywania dokumentów księgowych – po co przechowywać dokumenty?

Procedurę przechowywania dokumentów regulują następujące główne dokumenty:

• Ustawa federalna z dnia 22 października 2004 r. nr 125-FZ „O sprawach archiwalnych w Federacji Rosyjskiej”;
• podstawowe zasady pracy archiwów organizacji - zatwierdzone decyzją Archiwum Federalnego z dnia 02.06.2002 r. (zwane dalej Zasadami Podstawowymi);
• wykaz standardowych dokumentów archiwalnych powstałych w toku działalności organów państwowych, samorządów lokalnych i organizacji, ze wskazaniem okresów przechowywania, zatwierdzony Rozporządzeniem Ministra Kultury Federacji Rosyjskiej z dnia 25 sierpnia 2010 r. N 558;
• aktualne Przepisy dotyczące dokumentów i obiegu dokumentów w rachunkowości, zatwierdzone rozporządzeniem Ministerstwa Finansów ZSRR z dnia 29 lipca 1983 r. nr 105.

Obowiązek przechowywania dokumentów powstałych w związku z działalnością otwartych i zamkniętych spółek akcyjnych określa Regulamin w sprawie trybu i terminów przechowywania dokumentów spółek akcyjnych, zatwierdzony Uchwałą Federalnej Komisji ds. Rynku Papierów Wartościowych z dnia 16 lipca , 2003 N 03-33/ps. Spółki z ograniczoną odpowiedzialnością kierują się odpowiednio ustawą federalną „O spółkach z ograniczoną odpowiedzialnością” z dnia 08.02.1998 nr 14-FZ.

Procedurę przechowywania dokumentów księgowych określa ustawa federalna z dnia 21 listopada 1996 r. N 129-FZ „O rachunkowości”, a także Kodeks podatkowy Federacji Rosyjskiej.

Artykuł 17 ustawy federalnej z dnia 21 listopada 1996 r. N 129-FZ „O rachunkowości” stanowi, że organizacje są zobowiązane do przechowywania dokumentacji księgowej (podstawowych dokumentów księgowych, na podstawie których firma prowadzi księgi rachunkowe, rejestry księgowe, sprawozdania finansowe) dla terminy ustalone zgodnie z zasadami organizacji spraw archiwalnych państwa, przy czym minimalny okres przechowywania nie może być krótszy niż pięć lat.

Podobny wymóg określono w klauzuli 98 Regulaminu prowadzenia rachunkowości i sprawozdań finansowych w Federacji Rosyjskiej, zatwierdzonego rozporządzeniem Ministerstwa Finansów Rosji z dnia 29 lipca 1998 r. N 34n.

Kodeks podatkowy Federacji Rosyjskiej zobowiązuje podatników do zapewnienia bezpieczeństwa danych rachunkowych i podatkowych oraz innych dokumentów niezbędnych do obliczenia i zapłaty podatków przez cztery lata. Dotyczy to również dokumentów potwierdzających uzyskanie dochodu, poniesienie wydatków, a także zapłatę (potrącenie) podatków. Przedsiębiorcy indywidualni korzystający z uproszczonego systemu podatkowego muszą przestrzegać tej zasady, chyba że przepisy prawa przewidują inne terminy.

Należy zwrócić szczególną uwagę Wykaz standardowych dokumentów archiwalnych zarządczych, utworzone w toku działalności organów państwowych, samorządów lokalnych i organizacji, wskazujące okresy przechowywania, zatwierdzone rozporządzeniem Ministra Kultury Federacji Rosyjskiej z dnia 25 sierpnia 2010 r. N 558 (zwanego dalej Wykazem).

Wykaz ten obejmuje standardowe dokumenty archiwalne zarządcze powstałe w toku działalności organów państwowych, samorządów terytorialnych i organizacji przy realizacji tego samego rodzaju (wspólnych dla wszystkich lub większości) funkcji zarządczych, niezależnie od formy własności, ze wskazaniem okresów przechowywania . Lista zawiera dokumenty pogrupowane w sekcje, opracowane przy rejestracji faktów z życia gospodarczego organizacji oraz Instrukcje jego stosowania. Wśród sekcji wyróżnionych na Liście znajduje się w szczególności sekcja 4 „Rachunkowość i raportowanie”, zawierająca podsekcje 4.1. „Rachunkowość i sprawozdawczość” oraz 4.2 „Rachunkowość i sprawozdawczość statystyczna”.

Aby automatycznie określić okresy przechowywania dokumentów księgowych, zalecamy skorzystanie z bezpłatnej usługi „Archiwista Online”, która wyszukuje dokumenty według trzech głównych zestawień, w tym Wykazu standardowych dokumentów archiwalnych zatwierdzonego Rozporządzeniem Ministra Kultury Federacja Rosyjska z 25 sierpnia 2010 r.

Należy również zauważyć, że zgodnie z art. 5 ustawy federalnej z dnia 22 października 2004 r. nr 125-FZ „O sprawach archiwalnych w Federacji Rosyjskiej” do dokumentów archiwalnych zalicza się wszystkie dokumenty, niezależnie od rodzaju ich nośnika. Oznacza to, że przechowywanie dokumentów dotyczy zarówno dokumentów papierowych, jak i elektronicznych.

Należy pamiętać, że 1 stycznia 2013 r. Weszła w życie ustawa federalna z dnia 6 grudnia 2011 r. Nr 402-FZ „O rachunkowości”, której art. 29 stanowi, że Podstawowe dokumenty księgowe, rejestry księgowe, sprawozdania księgowe (finansowe) podlegają do przechowywania podmiotu gospodarczego w okresie ustalonym zgodnie z Regulaminem organizacji państwowej spraw archiwalnych, nie krótszym jednak niż pięć lat po roku sprawozdawczym. Dostosowuje to do istniejących wcześniej norm prawa podatkowego i rachunkowego.

Dokumenty zasad rachunkowości, standardy podmiotu gospodarczego, inne dokumenty związane z organizacją i prowadzeniem rachunkowości, w tym narzędzia zapewniające reprodukcję dokumentów elektronicznych, a także weryfikację autentyczności podpisu elektronicznego, podlegają przechowywaniu przez podmiot gospodarczy przez co najmniej pięć lat, licząc od roku, w którym po raz ostatni sporządzał sprawozdanie księgowe (finansowe).

2. Odpowiedzialność za niewłaściwe przechowywanie dokumentów księgowych

Przede wszystkim menedżer jest odpowiedzialny za organizację przechowywania dokumentów organizacji, w tym podstawowych dokumentów księgowych. Główny księgowy instytucji jest również odpowiedzialny za bezpieczeństwo podstawowych dokumentów księgowych, ksiąg rachunkowych i sprawozdań finansowych.

Dokumentacja może zostać utracona w wyniku klęsk żywiołowych lub nielegalnych działań osób trzecich. Jeżeli dokumenty zaginęły w wyniku czyichś niezgodnych z prawem działań (na przykład kradzieży), fakt ten musi zostać potwierdzony przez organy ścigania. Utrata dokumentów na skutek klęsk żywiołowych jest dokumentowana także przez właściwe organy. W przypadku pożaru może to być zaświadczenie organów kontroli przeciwpożarowej.

W przypadku utraty podstawowych dokumentów księgowych kierownik organizacji, zgodnie z klauzulą ​​6.8 Regulaminu o dokumentach i obiegu dokumentów, powołuje komisję w celu zbadania przyczyn utraty.

Brak podstawowych dokumentów uzasadniających dokonanie jakiejkolwiek transakcji gospodarczej, zgodnie z art. 120 Kodeksu podatkowego Federacji Rosyjskiej odnosi się do rażących naruszeń zasad rozliczania przychodów i wydatków, co oznacza:

• brak dokumentów pierwotnych, faktur lub rejestrów księgowych;
• systematyczne (dwa lub więcej razy w ciągu roku kalendarzowego) nieterminowe lub nieprawidłowe odzwierciedlenie w rachunkach księgowych oraz w raportowaniu transakcji gospodarczych dotyczących funduszy, aktywów trwałych, wartości niematerialnych i prawnych oraz inwestycji finansowych podatnika.

Za naruszenie procedury i warunków przechowywania dokumentów księgowych przewidziana jest odpowiedzialność administracyjna - kara dla urzędników wyniesie od 2000 rubli. do 3000 rubli. (Artykuł 15.11 Kodeksu Federacji Rosyjskiej o wykroczeniach administracyjnych). Brak podstawowych dokumentów, faktur i ksiąg rachunkowych jest wykroczeniem skarbowym. Odpowiedzialność za to przewidziana jest w art. 120 kodeksu podatkowego Federacji Rosyjskiej. Minimalna grzywna na mocy tego artykułu wynosi 5000 rubli. Za bezpieczeństwo dokumentów odpowiada główny księgowy. To on ma prawo podjąć decyzję o wydaniu takich dokumentów pracownikom działów strukturalnych przedsiębiorstwa.

Jeśli chodzi o odpowiedzialność za nieprzestrzeganie zasad przechowywania dokumentów księgowych, może ona mieć charakter zarówno administracyjny, jak i podatkowy. Jak wspomniano powyżej, brak dokumentów podstawowych i rejestrów księgowych stanowi rażące naruszenie zasad rozliczania dochodów, wydatków i pozycji podlegających opodatkowaniu i pociąga za sobą karę w wysokości od 5 000 do 15 000 rubli. (Artykuł 120 kodeksu podatkowego Federacji Rosyjskiej).

Karę administracyjną w tym przypadku można nałożyć zarówno za naruszenie wymogów archiwalnych dotyczących przechowywania dokumentów (art. 13.20 kodeksu administracyjnego - 300-500 rubli), jak i za rażące naruszenie zasad rachunkowości, jeżeli z powodu braku dokumentów sprawozdania księgowe są zniekształcone (art. 15.11 kodeksu administracyjnego - 2000-3000 tysięcy rubli).

Niszczenie dokumentów bez zachowania okresu ich przechowywania jest nielegalne i pociąga za sobą odpowiedzialność administracyjną. Zgodnie z art. 13.20 Kodeksu wykroczeń administracyjnych Federacji Rosyjskiej ustanawia sankcje administracyjne za naruszenie zasad przechowywania, pozyskiwania, księgowania lub wykorzystywania dokumentów w formie upomnienia lub nałożenia kary administracyjnej.

3. Niszczenie dokumentów ze względu na ich trwałość

Zgodnie z klauzulą ​​1.1 Regulaminu Modelowego w sprawie stałej komisji eksperckiej instytucji, organizacji, przedsiębiorstwa, zatwierdzonej Zarządzeniem Archiwum Federalnego z dnia 19 stycznia 1995 r. nr 2 w sprawie badania wartości dokumentów powstałych w procesie organizacji działań, selekcji i przygotowania ich do przekazania do magazynu państwowego. W archiwum organizacja tworzy stałą komisję ekspercką.

W jej skład wchodzą najbardziej wykwalifikowani specjaliści ze wszystkich istniejących działów strukturalnych firmy, którzy potrafią ocenić wartość niektórych typów dokumentów. Skład komisji eksperckiej zatwierdza kierownik organizacji. To komisja ekspercka w organizacji zajmuje się wyborem dokumentów przeznaczonych do stałego i tymczasowego przechowywania, a także podejmuje decyzje w sprawie zniszczenia dokumentów, których okres przechowywania upłynął.

Komisja ekspertów dokonuje badania wartości dokumentów na etapie przygotowania ich do przechowywania archiwalnego i dokonuje selekcji dokumentów organizacji do dalszego przechowywania i zniszczenia. W związku z tym komisja likwidacyjna musi utworzyć komisję ekspercką i przeprowadzić badanie wszystkich istniejących dokumentów organizacji.

Na podstawie wyników badania dokumentów przez komisję likwidacyjną należy zorganizować procedurę niszczenia dokumentów, których okres przechowywania upłynął. Zasady fizycznego niszczenia dokumentów określa pkt 9.9. Norma krajowa Federacji Rosyjskiej „System standardów informacji, bibliotek i wydawnictw. Zarządzanie dokumentami. Ogólne wymagania. GOST R ISO 15489-1-2007”, zatwierdzony zarządzeniem Rostekhregulirovanie z dnia 12 marca 2007 r. N 28-art.

Zgodnie z ustawą federalną z dnia 22 października 2004 r. N 125-FZ „O sprawach archiwalnych w Federacji Rosyjskiej” podczas likwidacji organizacji pozarządowych dokumenty archiwalne, dokumenty personalne, a także dokumenty archiwalne powstałe w procesie ich działalność i włączone do Funduszu Archiwalnego Federacji Rosyjskiej, są uwzględnione w Funduszu Archiwalnym Federacji Rosyjskiej, terminy, których tymczasowe przechowywanie nie wygasło, komisja likwidacyjna w stanie uporządkowanym przekazuje do odpowiedniego archiwum państwowego lub miejskiego na podstawie porozumienia komisji likwidacyjnej z archiwum państwowym lub miejskim. Jednocześnie komisja likwidacyjna organizuje porządkowanie dokumentów archiwalnych likwidowanej organizacji.

W konsekwencji, jeżeli termin przechowywania dokumentów nie upłynął, komisja likwidacyjna ma obowiązek zorganizować ich uporządkowanie i przekazanie do archiwum państwowego lub miejskiego na podstawie odpowiedniej umowy.

Jeżeli organizacja nie jest źródłem nabycia archiwów państwowych i miejskich, wówczas niszczenie dokumentów odbywa się bez koordynacji z władzami archiwalnymi.

W organizacjach, które nie przekazują dokumentów do archiwum państwowego, dokumenty podlegające zniszczeniu ustala się dopiero po sporządzeniu rocznych działów inwentarza skrzyń stałego przechowywania, a w przypadku personelu - dopiero po zatwierdzeniu przez kierownika organizacji.

Zniszczenie dokumentów, których okres przechowywania upłynął, musi zostać udokumentowane w akcie przygotowanym przez komisję ekspercką i zatwierdzonym przez kierownika organizacji. Nie ma jednolitej formy takiego aktu, dlatego organizacja musi opracować własny formularz (akt musi zawierać wszystkie szczegóły uważane za obowiązkowe przez ustawę N 129-FZ) i skonsolidować jego zastosowanie w zasadach rachunkowości firmy. Jeszcze raz przypominamy, że niezależnie opracowana forma ustawy musi zawierać wszystkie szczegóły sklasyfikowane jako obowiązkowe w ustawie nr 129-FZ.

Dokumenty ulegają zniszczeniu jedynie w przypadku przeprowadzenia inwentaryzacji przez określony okres. Jeżeli okres objęty dokumentami nie zostanie sprawdzony, nie można ich zniszczyć. Za początek okresu przechowywania dokumentów uważa się 1 stycznia roku następującego po roku, w którym zostały sporządzone (lub przyjęte do rozliczenia). Na przykład obliczanie okresu przechowywania plików skompilowanych w 2010 roku rozpoczyna się 1 stycznia 2011 roku.

Należy także zaznaczyć, że niezależnie od tego, czy organizacja jest źródłem pozyskiwania archiwów państwowych, czy też nie, przydziału spraw do zniszczenia może dokonać wyspecjalizowana (archiwalna) firma. Takie podejście pozwala:

• zminimalizować ryzyko błędnego (nielegalnego) wyboru dokumentów do zniszczenia lub zlecić je osobie trzeciej;
• zmniejszyć obciążenie księgowego niezwiązane z podstawową pracą;
• znacząco zwiększyć skuteczność identyfikacji przypadków przeznaczonych do zniszczenia;
• przygotować ustawę o przydziale spraw do zniszczenia w ścisłej zgodności z przepisami.

4. Praktyka przechowywania dokumentów księgowych

Aby przechowywać dokumenty, organizacja może skorzystać z usług wyspecjalizowanej firmy archiwizacyjnej (przechowywanie dokumentów poza siedzibą firmy) lub utworzyć własne archiwum. Prawo organizacji do utworzenia archiwum jest zapisane w ustawie federalnej z dnia 22 października 2004 r. N 125-FZ „O archiwizacji w Federacji Rosyjskiej”.

Jeśli organizacja przechowuje dokumentację w domu, wówczas do tych celów firma musi przeznaczyć osobne pomieszczenie, które zwykle jest wyposażone w specjalne półki lub stojaki. Jeżeli w pomieszczeniu archiwum znajdują się okna, należy je zasłonić lub zamontować rolety, w przeciwnym razie nie będzie możliwe zabezpieczenie dokumentów przed działaniem światła, w związku z czym mogą one wyblaknąć. Dodatkowo do tych celów zamiast regałów można zastosować szafki zaciemniające.

Wskazane jest wyposażenie otworów okiennych w metalowe kraty, szczególnie jeśli pomieszczenie magazynowe znajduje się na pierwszym piętrze budynku lub w piwnicy, ponadto lepiej jest zainstalować metalowe drzwi w archiwum. Takie działania pozwolą organizacji uniknąć nieuprawnionego wejścia na teren archiwum.

Aby nie tracić dużo czasu na poszukiwanie niezbędnych dokumentów, organizacja powinna opracować listę akt, których kopię należy umieścić w samym archiwum.

Należy pamiętać, że wydawanie dokumentacji księgowej z działu księgowości, a także z archiwów firmy pracownikom innych działów strukturalnych organizacji z reguły jest niedozwolone. W niektórych przypadkach dokumentacja może zostać wydana, ale tylko za zgodą głównego księgowego.

Wspomniane pozabiurowe przechowywanie dokumentów to efektywny sposób organizacji archiwum księgowego, polegający na przekazywaniu dokumentów księgowych do przechowywania do profesjonalnego archiwum wyposażonego w nowoczesny sprzęt (regały archiwalne, specjalistyczne skrzynki, systemy kontroli dostępu i przeciwpożarowe). . Główne zalety tej technologii to:

• zmniejszenie dodatkowego obciążenia księgowego pracą;
• ochrona przed nieuprawnionym dostępem do informacji poufnych;
• bezpieczeństwo ważnych dokumentów;
• ograniczenie kosztów związanych z wyposażeniem własnego archiwum i jego późniejszym utrzymaniem;
• uwolnienie przestrzeni biurowej.

Wybór sposobu przechowywania dokumentów księgowych z reguły zależy od możliwości finansowych przedsiębiorstwa, objętości przechowywanej dokumentacji i tempa wzrostu jej ilości, wymagań służby bezpieczeństwa oraz specyfiki branżowej przedsiębiorstwa.

Ustawa federalna z dnia 22 października 2004 r. N 125-FZ „O sprawach archiwalnych w Federacji Rosyjskiej” Organizacje są zobowiązane do zapewnienia bezpieczeństwa dokumentów archiwalnych, w tym dokumentów dotyczących personelu, w okresach ich przechowywania określonych w ustawach federalnych i innych regulacyjnych aktach prawnych Federacji Rosyjskiej, a także wykazy dokumentów przewidzianych w części 3 artykułu 6 oraz części 1 i 1.1 artykułu 23 niniejszej ustawy federalnej.

Określone wykazy dokumentów obejmują:

1) wykazy standardowych dokumentów archiwalnych ze wskazaniem okresów ich przechowywania oraz instrukcje korzystania z tych wykazów, zatwierdzone przez upoważniony federalny organ wykonawczy w zakresie spraw archiwalnych i pracy biurowej (obecnie – Rosarków, poprzednio – Ministerstwo Kultury Rosji) :

- Zatwierdzony wykaz standardowych dokumentów archiwalnych powstałych w procesie działalności organów państwowych, samorządowych i organizacji, ze wskazaniem okresów ich przechowywania. Rozporządzeniem Ministerstwa Kultury Rosji z dnia 25 sierpnia 2010 r. N 558;

- Wykaz standardowych dokumentów archiwalnych powstałych w działalności naukowej, technicznej i produkcyjnej organizacji, ze wskazaniem okresów przechowywania, zatwierdzonych. Rozporządzeniem Ministerstwa Kultury Rosji z dnia 31 lipca 2007 r. N 1182.

Dodatkowo do określenia okresów przechowywania dokumentów zarządczych z lat 80. - pierwszej połowy lat 90. XX w., a także dokumentacji specyficznej (branżowej) stosuje się zatwierdzony Wykaz Dokumentów Standardowych. Archiwum Główne ZSRR z 15.08.1988;

2) wykazy dokumentów powstałe w toku ich działalności, a także działalności podległych im organizacji, zatwierdzone przez organy rządu federalnego i inne organy rządowe Federacji Rosyjskiej, ze wskazaniem okresów ich przechowywania. Te wykazy dokumentów są zatwierdzane w porozumieniu z Rosarchowem;

3) wykaz dokumentów powstałych w trakcie działalności instytucji kredytowych, ze wskazaniem okresów ich przechowywania i instrukcji ich wykorzystania, zatwierdzonych przez upoważniony federalny organ wykonawczy w zakresie spraw archiwalnych i pracy biurowej wspólnie z Bankiem Rosji.

W przypadku spółek akcyjnych okresy przechowywania ich dokumentów określa zatwierdzony Regulamin w sprawie trybu i okresów przechowywania dokumentów spółek akcyjnych. Uchwała Federalnej Komisji ds. Rynku Papierów Wartościowych Rosji z dnia 16 lipca 2003 r. N 03-33/ps.

Informacje referencyjne zawierają okresy przechowywania najpopularniejszych dokumentów organizacji, ustalone na podstawie zatwierdzonej listy standardowych dokumentów archiwalnych zarządzania. Zarządzenie Ministra Kultury Rosji z dnia 25 sierpnia 2010 r. N 558, a także okresy przechowywania dokumentów nieujętych w powyższych wykazach i ustanowionych przez ustawy federalne i inne regulacyjne akty prawne Federacji Rosyjskiej.

• dokumenty podatkowe (dokumenty niezbędne do obliczenia podatków i składek ubezpieczeniowych)
• dokumenty księgowe (w tym akta osobowe).

Okresy przechowywania dokumentów niezbędnych do naliczenia podatków i składek ubezpieczeniowych

Zgodnie z ust. 8 ust. 1 art. 23 Kodeksu podatkowego Federacji Rosyjskiej podatnicy są zobowiązani przez cztery lata do zapewnienia bezpieczeństwa danych rachunkowych i podatkowych oraz innych dokumentów niezbędnych do obliczenia i zapłaty podatków, w tym dokumentów potwierdzających otrzymanie dochodów, wydatków (dla organizacji i przedsiębiorcy indywidualni), a także płatności (potrącane u źródła) podatków.

Podobny wymóg określono w ust. 5 ust. 3 art. 24 Kodeksu podatkowego Federacji Rosyjskiej dla agentów podatkowych, którzy są zobowiązani do zapewnienia bezpieczeństwa dokumentów niezbędnych do obliczenia, potrącenia i przekazania podatków przez cztery lata. Należy zaznaczyć, że poza płaceniem podatku VAT i podatku dochodowego w przypadku zagranicznych osób prawnych, agentami podatkowymi są w szczególności pracodawcy, którzy naliczają i płacą podatek dochodowy od osób fizycznych.

Przenosząc straty dla celów podatku dochodowego zgodnie z klauzulą ​​4 art. 283 Ordynacji podatkowej Federacji Rosyjskiej podatnicy są zobowiązani do przechowywania dokumentów potwierdzających wysokość poniesionych strat przez cały okres, w którym pomniejsza podstawę opodatkowania bieżącego okresu podatkowego o kwoty wcześniej poniesionych strat.

Zgodnie z ust. 6 ust. 2 art. 28 ustawy federalnej z dnia 24 lipca 2009 r. nr 212-FZ „W sprawie składek na ubezpieczenie funduszu emerytalnego Federacji Rosyjskiej, Funduszu Ubezpieczeń Społecznych Federacji Rosyjskiej, Federalnego Funduszu Obowiązkowego Ubezpieczenia Medycznego” (zmieniony 7 czerwca , 2013) płatnicy składek ubezpieczeniowych mają obowiązek zapewnić przez sześć lat bezpieczeństwo dokumentów potwierdzających naliczenie i opłacenie składek ubezpieczeniowych.

Okresy przechowywania dokumentów księgowych

Zgodnie z art. 29 ustawy federalnej z dnia 6 grudnia 2011 r. N 402-FZ „O rachunkowości” (zmienionej w dniu 28 czerwca 2013 r.) (zwanej dalej ustawą N 402-FZ):

• podstawowe dokumenty księgowe,
• rejestry księgowe,
• sprawozdania księgowe (finansowe) podlegają przechowywaniu przez podmiot gospodarczy przez okresy ustalone zgodnie z zasadami organizacji spraw archiwalnych państwa, nie krócej jednak niż pięć lat od roku sprawozdawczego,
• dokumenty polityki rachunkowości,
• standardy podmiotu gospodarczego,
• inne dokumenty związane z organizacją i prowadzeniem księgowości, w tym środki zapewniające reprodukcję dokumentów elektronicznych (tj. elektroniczne bazy danych), a także weryfikację autentyczności podpisu elektronicznego, podlegają przechowywaniu przez przedsiębiorcę przez okres co najmniej pięciu lat po roku, w którym po raz ostatni zostały użyte do sporządzenia sprawozdania księgowego (finansowego).

Zasady organizacji państwowych spraw archiwalnych reguluje ustawa federalna nr 125-FZ z dnia 22 października 2004 r. „O sprawach archiwalnych w Federacji Rosyjskiej” (ze zmianami z dnia 11 lutego 2013 r.) (zwana dalej ustawą nr 125- F Z).

Oto okresy przechowywania poszczególnych dokumentów:

• Sprawozdania księgowe (finansowe) (bilanse, sprawozdania z wyników finansowych, sprawozdania dotyczące przeznaczenia środków, załączniki do nich itp.):

a) podsumowanie roczne (skonsolidowane), - jest przechowywane w sposób trwały (zwany dalej trwałym (w organizacjach niebędących źródłami pozyskiwania archiwów państwowych i gminnych - przez co najmniej 10 lat)).

b) roczne - pocztowe.

c) kwartalne – 5 lat, w przypadku braku rocznego – stałe.

• Sprawozdawczość księgowa (finansowa) według MSSF lub innych standardów - poczta.
• Akty przeniesienia, bilanse podziału i likwidacji; notatki wyjaśniające do nich - poczta.
• Dokumenty polityki rachunkowości (roboczy plan kont, formularze podstawowych dokumentów księgowych itp.) - 5 lat.
• Rejestry księgowe, pierwotne dokumenty księgowe i załączniki do nich, które rejestrowały fakt dokonania transakcji gospodarczej i były podstawą zapisów księgowych (dokumenty i księgi kasowe, dokumenty bankowe, książeczki czekowe bankowe, zlecenia, karty czasu pracy, zawiadomienia bankowe i wnioski o przelewy, protokoły odbioru, dostawy, odpisy mienia i materiałów, rachunki, faktury i raporty zaliczkowe, korespondencja itp.) - 5 lat, pod warunkiem przeprowadzenia kontroli (audytu).
• Faktury - 4 lata.
• Zaświadczenia o rejestracji w organach podatkowych – poczta.
• Dokumenty (obliczenia, zestawienia, zaświadczenia, tabele, informacje, korespondencja) dotyczące naliczonych i przekazanych kwot podatków do budżetów wszystkich szczebli, funduszy pozabudżetowych, długów z nimi związanych. Zeznania podatkowe (obliczenia) osób prawnych dla wszystkich rodzajów podatków - 5 lat.
• Rejestry informacji o dochodach osób fizycznych, oświadczenia o wydaniu dywidendy - 75 lat.
• Księgi przychodów i wydatków organizacji i przedsiębiorców indywidualnych korzystających z uproszczonego systemu podatkowego - poczta.

Procedura przechowywania dokumentów księgowych i podatkowych

Zgodnie z ust. 3 art. 29 ustawy N 402-FZ podmiot gospodarczy musi zapewnić bezpieczne warunki przechowywania dokumentów księgowych i ich ochronę przed zmianami. Zgodnie z ust. 2 art. 13 ustawy nr 125-FZ organizacje i obywatele mają prawo do tworzenia archiwów w celu przechowywania dokumentów archiwalnych powstałych w trakcie ich działalności.

Aby uporządkować archiwum, należy wydzielić osobne pomieszczenie, wyposażone w specjalne półki (regały) lub zamykane szafki. Jeżeli w pomieszczeniu archiwum znajdują się okna, należy je zasłonić lub zamontować rolety, w przeciwnym razie nie będzie możliwe zabezpieczenie dokumentów przed działaniem światła, w związku z czym mogą one wyblaknąć. Wskazane jest wyposażenie okien pierwszego lub piwnicy w metalowe kraty, ponadto lepiej jest zainstalować metalowe drzwi w archiwum. Takie działania pozwolą uniknąć nieuprawnionego wejścia na teren archiwum.

Zgodnie z podstawowymi zasadami pracy archiwów organizacji, zatwierdzonymi decyzją Zarządu Rosarchowa z dnia 02.06.2002 r., w archiwach organizacji, na podstawie wyników badania wartości dokumentów, inwentarzy zestawianych plików: trwałe przechowywanie; tymczasowe (ponad 10 lat) przechowywanie; przez personel; a także ustawy o przydzieleniu do zniszczenia plików niepodlegających przechowywaniu. Skrzynie, w których upłynął termin przechowywania zgodnie z Wykazem, włączane są do aktu przekazania do zniszczenia i podlegają zniszczeniu.

Warto zaznaczyć, że organizacja może skorzystać z usług wyspecjalizowanej firmy archiwalnej w zakresie przechowywania dokumentów.

Odpowiedzialność za niewłaściwe przechowywanie dokumentów księgowych i podatkowych

Odpowiedzialność za nieprzestrzeganie zasad przechowywania dokumentów może mieć charakter administracyjny, podatkowy i karny.

Zgodnie z art. 15.11 Kodeksu wykroczeń administracyjnych (zwanego dalej Kodeksem wykroczeń administracyjnych) naruszenie procedury i warunków przechowywania dokumentów księgowych pociąga za sobą nałożenie na urzędników kary administracyjnej w wysokości od 2000 do 3000 rubli.

Zgodnie z art. 13.20 Kodeksu wykroczeń administracyjnych naruszenie zasad przechowywania, pozyskiwania, księgowania lub korzystania z dokumentów archiwalnych (w tym niszczenie dokumentów bez przestrzegania terminów ich przechowywania) pociąga za sobą upomnienie lub nałożenie na obywateli kary administracyjnej w wysokości 100 do 300 rubli; dla urzędników - od 300 do 500 rubli.

Brak podstawowych dokumentów, faktur i ksiąg rachunkowych jest wykroczeniem skarbowym. Odpowiedzialność za to przewidziana jest w art. 120 kodeksu podatkowego Federacji Rosyjskiej „Rażące naruszenie zasad rozliczania dochodów i wydatków oraz przedmiotów opodatkowania”. Rażące naruszenie zasad rozliczania przychodów i wydatków oraz przedmiotów opodatkowania oznacza brak podstawowych dokumentów, faktur, rejestrów księgowych lub podatkowych. Jeżeli czyny te zostaną popełnione w jednym okresie rozliczeniowym – kara w wysokości 10 000 rubli, jeżeli zostaną popełnione w więcej niż jednym okresie rozliczeniowym – kara w wysokości 30 000 rubli. Te same czyny, jeżeli skutkowały zaniżeniem podstawy opodatkowania, pociągają za sobą karę grzywny w wysokości 20% kwoty niezapłaconego podatku, nie mniej jednak niż 40 000 rubli.

W przypadku kradzieży, zniszczenia, uszkodzenia lub ukrycia dokumentów urzędowych, pieczątek lub pieczęci popełnionych w interesie najemnym lub innym interesie osobistym może powstać odpowiedzialność karna zgodnie z ust. 1 art. 325 Kodeksu karnego Federacji Rosyjskiej - grzywna do 200 000 rubli. lub w wysokości wynagrodzenia (innego dochodu) skazanego na okres do 18 miesięcy, lub pracy przymusowej na okres do 480 godzin, lub pracy poprawczej na okres do 2 lat, lub pracy przymusowej na okres do 1 roku, albo areszt na okres do 4 miesięcy, albo karę pozbawienia wolności do 1 roku.

Z jakich ulg podatkowych mogą korzystać małe firmy w Rosji? Na jakie preferencje mogą liczyć przedsiębiorcy działający w priorytetowych sektorach gospodarki? 1. JAKIE SĄ KORZYŚCI DLA PŁATNIKÓW USN? 2. CECHY WAKACJI PODATKOWYCH. 3. KORZYŚCI DLA PŁATNIKÓW PRACUJĄCYCH NAD PATENTEM. 4. JAKIE SĄ KORZYŚCI Z PODATKU NIERUCHOMOŚCI? Zobacz materiał na ten temat przygotowany przez Partnera Zarządzającego firmy „RosCo - Consulting and Audit” Alenę Talash. Przeczytaj: https://site/press/nalogovye_lgoty_dlya_subektov_malogo_biznesa/ Wszystkie najciekawsze rzeczy o podatkach, prawie i rachunkowości od wiodącej firmy konsultingowej w Rosji „RosCo”. Bądź na bieżąco z najświeższymi wiadomościami, oglądaj i czytaj nas tam, gdzie jest Ci wygodnie: Kanał YouTube - https://www.youtube.com/c/RosCoConsultingaudit/ Facebook - https://www.facebook.com/roscoaudit / VKontakte - https://vk.com/roscoaudit Twitter - https://twitter.com/RosCo_audit Instagram - https://www.instagram.com/rosco.

Główny księgowy. Za co odpowiada główny księgowy?

Co powinien wiedzieć główny księgowy? Kwestia odpowiedzialności jest być może najbardziej palącą kwestią dla każdego pracownika, do którego obowiązków należy podejmowanie decyzji w ważnych obszarach działalności pracodawcy. Najbardziej odpowiedzialną pracę pełni oczywiście główny księgowy. Jego praca związana jest z podejmowaniem decyzji finansowych, sporządzaniem dokumentów księgowych i podatkowych oraz składaniem tych dokumentów do uprawnionych organów. W tym materiale zastanowimy się, jaki rodzaj odpowiedzialności można nałożyć na głównego księgowego i jakie ryzyko on ryzykuje. Więcej szczegółów na temat: - administracyjnego; - dyscyplinarne; - materiał; - odpowiedzialność karna i pomocnicza. A także o grzywnach, karach i wyrokach karnych wobec głównego księgowego można znaleźć w materiale przygotowanym przez prawnika firmy RosCo - Consulting and Audit, Kirilla Bogoyavlensky'ego. Przeczytaj: https://site/press/za_chto_otvechaet_glavnyy_bukhgalter/ Wszystkie najciekawsze rzeczy o podatkach, prawie i rachunkowości od wiodącej firmy doradczej w Rosji „RosCo”. Bądź na bieżąco z najświeższymi wiadomościami, oglądaj i czytaj nas tam, gdzie jest Ci wygodnie: Kanał YouTube - https://www.youtube.com/c/RosCoConsultingaudit/ Facebook - https://www.facebook.com/roscoaudit / VKontakte - https://vk.com/roscoaudit Twitter - https://twitter.com/RosCo_audit Instagram - https://www.instagram.com/rosco.

Rejestr małych przedsiębiorstw

JAKIE KORZYŚCI DAJE WPISANIE DO REJESTRU MAŁYCH I ŚREDNICH PRZEDSIĘBIORSTW? ABY KLASYFIKOWAĆ PRZEDSIĘBIORSTWO JAKO MAŁY PRZEDSIĘBIORSTW, KONIECZNE JEST...? JAKIE PRZYWILEJE DLA „DZIECI”? JAKIE SĄ CECHY PROWADZENIA REJESTRU INFORMACJI O MAŁYCH PODMIOTACH GOSPODARCZYCH? DLACZEGO POTRZEBUJESZ REJESTRACJI? JAK DOSTAĆ SIĘ DO REJESTRU? Zobacz materiał na ten temat przygotowany przez Partnera Zarządzającego firmy „RosCo - Consulting and Audit” Alena Talash..su/yurist/yuridicheskaya-konsultatsiya/ Wszystkie najciekawsze informacje na temat podatków, prawa i rachunkowości od wiodącej firmy konsultingowej w Rosji ” RosCo”. Bądź na bieżąco z najświeższymi wiadomościami, oglądaj i czytaj nas tam, gdzie jest Ci wygodnie: Kanał YouTube - https://www.youtube.com/c/RosCoConsultingaudit/ Facebook - https://www.facebook.com/roscoaudit / VKontakte - https://vk.com/roscoaudit Twitter - https://twitter.com/RosCo_audit Instagram - https://www.instagram.com/rosco.

W trakcie pracy przedsiębiorca gromadzi wiele różnych dokumentów: certyfikaty, certyfikaty, formularze. Przechowywanie dokumentów indywidualnego przedsiębiorcy jest zadaniem trudnym, ale koniecznym. Jak je przechowywać: może w biurku, a może warto mieć sejf z technologią ochrony laserowej? Okazuje się, że prawo przewiduje różne możliwości. Poinformujemy Cię o okresach przechowywania ważnych dokumentów indywidualnego przedsiębiorcy.

Jakie dokumenty przechowywać

Ustawa federalna nr 125-FZ „O archiwizacji w Federacji Rosyjskiej” określa, które dokumenty muszą być przechowywane i przez ile lat.

Okres przechowywania niektórych dokumentów związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą regulują różne artykuły ustaw i kodeksów:

1. Dokumenty księgowe, dane dotyczące rozliczeń podatkowych, wszelką dokumentację dotyczącą uzyskanych dochodów i wydatków niezbędną do obliczenia podatków, a także dokumenty potwierdzające dokonane już płatności podatkowe należy przechowywać przez co najmniej 4 lata. Obowiązek ten jest określony w ust. 8 art. 23 Ordynacja podatkowa Federacji Rosyjskiej.
2. Wyciągi księgowe i podstawowe dokumenty księgowe muszą być przechowywane przez co najmniej 5 lat, jak określono w ust. 1 art. 29 ustawy federalnej „O rachunkowości” nr 402-FZ.
3. Wszystkie podstawowe dokumenty księgowe i rejestracyjne dla przedsiębiorców indywidualnych, księga przychodów i wydatków (KUDiR), na podstawie części 12 zarządzenia nr 86 Ministerstwa Finansów Rosji, indywidualny przedsiębiorca musi przechowywać przez co najmniej 4 lata.
4. Dokumenty potwierdzające opłacanie składek na ubezpieczenie emerytalne (PFR), Fundusz Ubezpieczeń Społecznych (FSS) i Fundusz Obowiązkowego Ubezpieczenia Zdrowotnego (MHIF) muszą być przechowywane przez 6 lat, na podstawie ust. 8 art. 28 ustawy federalnej nr 212-FZ.
5. Akta i karty osobowe pracowników, w tym zatrudnionych czasowo, umowy o pracę z pracownikami, dokumenty dotyczące zwolnień i zatrudnienia, na podstawie zarządzenia nr 558 Ministerstwa Kultury Rosji, należy przechowywać przez 75 lat. Na liście określonej w tej kolejności możesz sprawdzić okres przechowywania dokumentu według jego rodzaju.

Akta i karty osobowe pracowników, umowy o pracę z pracownikami, dokumenty dotyczące zwolnień i zatrudnienia należy przechowywać przez 75 lat.

Podane okresy przechowywania dokumentów obowiązują wszystkich przedsiębiorców indywidualnych, także tych, którzy zakończyli działalność.

Gdzie przechowywać dokumenty

Miejsce przechowywania dokumentów ustala sam przedsiębiorca indywidualny. Może to być część biura, oddzielny pokój (nie piwnica ani strych) lub zewnętrzna organizacja archiwizująca (jeśli dokumentacji jest dużo). Artykuły 14 i 17 ustawy federalnej nr 125-FZ przewidują obowiązek przedsiębiorcy przestrzegania zasad archiwizacji, w tym zasad tworzenia warunków niezbędnych do wysyłania dokumentów i ich systematyzacji. Musisz zapewnić bezpieczeństwo samych nośników papierowych i ich zawartości przed wpływami zewnętrznymi.

W przypadku zagubienia lub zniszczenia dokumentów indywidualnego przedsiębiorcy

Brak dokumentów podstawowych, ksiąg rachunkowych i podatkowych, faktur, a także nieprawidłowe odzwierciedlenie danych w dokumentach finansowych w sposób systematyczny (więcej niż dwa razy w roku) stanowi rażące naruszenie uregulowane w art. 120 Ordynacja podatkowa Federacji Rosyjskiej. Kary w tym przypadku wynoszą 10 000 rubli.

Utracone dokumenty można i należy odzyskać. Możesz ponownie zażądać od swoich kontrahentów umów, ustaw, faktur. W przypadku zaginięcia dokumentu księgowego należy zlecić dochodzenie, ewentualnie z przedstawieniem zaświadczenia o przyczynie szkody (powódź, kradzież, pożar) od odpowiedniego serwisu. Raport sporządzony na podstawie wyników śledztwa wraz z dowolnym wnioskiem przesyłany jest do urzędu skarbowego (FTS) – tam z kolei wyznaczają terminy przywrócenia dokumentów.

Indywidualne dokumenty rejestracyjne przedsiębiorcy można uzyskać w urzędzie skarbowym indywidualnie, składając wniosek o duplikat i pokwitowanie zapłaty podatku państwowego w wysokości 300 rubli.

Za brak dokumentów podstawowych i rejestrów księgowych grozi kara w wysokości 10 000 rubli.

Po upływie okresu archiwizacji przechowywane dokumenty można poddać utylizacji: spalić lub pociąć przy użyciu specjalnego sprzętu. Należy jednak zachować szczególną ostrożność, aby przypadkowo nie zniszczyć danych, które są nadal ważne lub wymagają przechowywania.

Prawo nie ogranicza indywidualnego przedsiębiorcy w zakresie dokumentów, które można archiwizować. Jeśli przechowywanie wszystkiego jest dla Ciebie spokojne i wygodne, przechowuj je, ale nie tam, gdzie chcesz, ale w specjalnych, do tego przeznaczonych miejscach. Dokumenty odpowiednio umieszczone w archiwum, niczym zbroja, zabezpieczą Twój biznes na wypadek sporu z fiskusem lub kontrahentami.