Специально для сайта www.audit4dk.ru
В течение какого срока организации следует хранить налоговые регистры по НДФЛ?
В соответствии с пунктом 1 статьи 230 Налогового кодекса РФ (далее - НК РФ) налоговые агенты ведут учет доходов, полученных от них физическими лицами в налоговом периоде, предоставленных физическим лицам налоговых вычетов, исчисленных и удержанных налогов в регистрах налогового учета.
При этом формы регистров налогового учета и порядок отражения в них аналитических данных налогового учета, данных первичных учетных документов разрабатываются налоговым агентом самостоятельно и должны содержать сведения, позволяющие идентифицировать налогоплательщика, вид выплачиваемых налогоплательщику доходов и предоставленных налоговых вычетов в соответствии с кодами, утверждаемыми федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным по контролю и надзору в области налогов и сборов, суммы дохода и даты их выплаты, статус налогоплательщика, даты удержания и перечисления налога в бюджетную систему Российской Федерации, реквизиты соответствующего платежного документа.
Таким образом, налоговые агенты обязаны вести регистры налогового учета по НДФЛ как в отношении сумм доходов, выплаченных физическим лицам, так и в отношении сумм налога, удержанных и перечисленных налоговым агентом.
Форма регистров налогового учета по НДФЛ определяется налоговым агентом самостоятельно.
Обязанность вести регистры налогового учета по НДФЛ на бумажных носителях действующим законодательством не предусмотрена.
Не предусмотрено также при ведении регистров налогового учета по НДФЛ и наличие такого реквизита как подпись ответственного лица (как собственноручная, так и электронная).
Следовательно, налоговые агенты вправе вести налоговые регистры по НДФЛ, как в отношении выплаченных физическим лицам доходов, так и в отношении сумм удержанного и перечисленного налога, в электронном виде без заверения их электронной подписью ответственного лица и без их распечатывания на бумажных носителях.
Подпунктом 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ предусмотрена обязанность налогоплательщиков в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов.
Однако нет указаний на то, что данная норма распространяется также и на налоговых агентов.
В отношении налоговых агентов подпунктом 5 пункта 3 статьи 24 НК РФ установлена обязанность в течение четырех лет обеспечивать сохранность документов, необходимых для исчисления, удержания и перечисления налогов .
Одновременно подпунктом 3 данного пункта установлена обязанность налоговых агентов вести учет начисленных и выплаченных налогоплательщикам доходов, исчисленных, удержанных и перечисленных в бюджетную систему Российской Федерации налогов, в том числе по каждому налогоплательщику. Однако какие-либо сроки хранения соответствующих учетных регистров не установлены.
Исходя из вышеизложенного, можно сделать вывод о том, что в настоящее время действующим законодательством не установлена для налоговых агентов обязанность обеспечивать сохранность данных налогового учета (налоговых регистров) по НДФЛ, как в отношении сумм выплаченных физическим лицам доходов, так и в отношении сумм удержанного и перечисленного в бюджет налога.
В то же время статьей 120 НК РФ установлена ответственность за грубое нарушение правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения, под которым понимается, в том числе отсутствие регистров налогового учета.
На основании вышеизложенного, поскольку в отношении налоговых агентов установлена обязанность по ведению регистров налогового учета по НДФЛ, за неисполнение которой предусмотрена налоговая ответственность, налоговому агенту следует обеспечивать сохранность налоговых регистров по НДФЛ как в отношении сумм выплаченных физическим лицам доходов, так и в отношении сумм удержанного и перечисленного налога, по тем налоговым периодам, по которым в отношении налогового агента может быть проведена выездная налоговая проверка по НДФЛ (за три года, предшествующие текущему году).
Хотите быть в курсе актуальных изменений — подпишитесь на рассылку
Налогового регистра по ндфл — главная книга
С этой даты при наличии недостоверных сведений о компании в егрюл налоговики будут в принудительном порядке исключать эту фирму из реестра. Следует опираться на справочники коды документации, коды регионов, а также доходов и вычетов. Заполняется 6-ндфл не в разрезе данных по каждому налогоплательщику, а по всем налогоплательщикам-физлицам, которым был выплачен доход налоговым агентом, в целом (п.
Дату перечисления налога в бюджет следует отражать на основании отметки банка в платежном поручении на перечисление ндфл. Кроме того, есть вопросы с определением даты удержания налога при выплате заработной платы. В феврале 2011 года работник из россии не выезжал, поэтому на 5 марта его статус изменился — он стал резидентом. Данные по удержанным и выплаченным физлицам доходам фиксируются нарастающим итогом с начала года (п.
В этой статье сказано, что налоговыми, в которых для целей расчета налогов происходит классификация данных за определенный период.
Есть ли эталон, на который можно опираться при формировании регистра? Организации проставляют код той местности, на которой они размещены, а ип той, на которой проживают либо производят деятельность. 
потому мы безотступно советуем вам закрепить форму регистра для 6-ндфл в локальном нормативном документе.
На протяжении многих лет я отвечаю на вопросы, касающиеся налогообложения и бухучета коммерческих организаций и личных бизнесменов. Регистр налогового учета по ндфл в 2016 2017 годах. новенькая форма 2-ндфл что поменялось в форме, когда ее необходимо сдавать и на что. Скачать эталон регистра налогового учета по ндфл.
Налоговый регистр для 6-ндфл образец
выборка более принципиальных документов по вопросу налоговый регистр по ндфл нормативно.Распечатать скачать документ скачать в архиве. Должны представить в налоговый орган по месту собственного учета сведения о. Разобравшись с списком инфы, которая нам пригодится для формирования отчета 6-ндфл, перейдем к разработке формы налогового регистра для него.
Продолжаю свою возлюбленную тему разных разводов и лохотронов и в очередной раз призываю к бдительности и бдительности. 
Сформированный выше регистр в силу особенностей формы 6-ндфл (их мы разглядели ранее) использовать для ее наполнения не всегда комфортно. На веб-сайте фнс размещены ответы на более нередко задаваемые гражданами вопросы, касающиеся использования налоговых льгот. Ндфл налог, который занимает последующее место после налога на прибыль и ндс. 
При этом хранить данные учета необходимо в течение четырех лет (пп. 5 п.
3 ст. 24 НК РФ).
Формы регистров и порядок их заполнения налоговые агенты должны разработать самостоятельно. При этом регистры обязательно должны содержать данные, которые позволяют определить:
— налогоплательщика и его статус;
— вид и сумму выплаченных доходов, предоставленных вычетов;
— даты выплаты дохода, удержания и перечисления налога;
— реквизиты платежного поручения.
На основе таких регистров налоговый агент заполняет справки о доходах физических лиц.
Налоговый учет доходов, выплаченных физическим лицам, должны вести все налоговые агенты.
Напомним, что налоговыми агентами по НДФЛ являются (п. 1 ст. 226 НК РФ):
— российские организации;
— обособленные подразделения иностранных организаций в РФ;
— индивидуальные предприниматели;
— нотариусы, занимающиеся частной практикой;
— адвокаты, учредившие адвокатские кабинеты.
Если вы являетесь налоговым агентом, то должны вести налоговый учет всех выплаченных физическим лицам доходов независимо от их формы и вида. Иными словами, учитывать нужно доходы, выплаченные в денежной и натуральной формах, а также доходы в виде материальной выгоды. Исключение составляют лишь те доходы, которые в полной сумме не подлежат налогообложению, — их в регистрах налогового учета отражать не нужно. Перечень таких доходов содержится в ст. 217 НК РФ.
По общему правилу нужно вести учет доходов, выплаченных физическим лицам, отдельно по головной организации и по обособленным подразделениям (Письма УФНС России по г. Москве от 20.05.2010 N 20-15/3/052927@, от 27.10.2009 N 20-15/3/112168).
Если ваша организация имеет обособленные подразделения, которые самостоятельно выплачивают доходы физическим лицам и удерживают с них НДФЛ, то и налоговый учет выплаченных доходов обязаны вести эти обособленные подразделения. Если же с доходов, выплаченных через обособленное подразделение, НДФЛ удерживает головная организация, то и обязанность по ведению учета таких
доходов ложится на нее.
Использования утратившей силу формы 1-НДФЛ для разработки налогового регистра
Ситуация
В ООО "Люкс" заработная плата работникам за месяц выплачивается в два этапа:
1) не позднее 20-го числа месяца, за который начисляется заработная плата, выдается аванс;
2) не позднее 5-го числа следующего месяца выдается остаток зарплаты.
НДФЛ удерживается в полном объеме при выплате второй части заработка (см., например, Письма Минфина России от 17.07.2008 N 03-04-06-01/214, от 16.07.2008 N 03-04-06-01/209).
Работникам также производятся все иные положенные по закону выплаты, в том числе отпускные, пособия по временной нетрудоспособности и др.
Кроме того, в организации принято выдавать работникам материальную помощь (к отпускам, праздникам и т.д.), а также займы на льготных условиях (под 5% годовых).
Отдельные сотрудники являются акционерами ООО "Люкс" , и им выплачиваются дивиденды.
Решение
ООО"Люкс" разработало универсальную форму регистра по учету доходов, вычетов и НДФЛ с доходов своих работников, утвердив ее как приложение к учетной политике.
За основу регистра была выбрана карточка 1-НДФЛ.
Примечание
О том, как следовало заполнять карточку 1-НДФЛ ранее, читайте в Архиве налоговой отчетности.
Порядок заполнения регистра организация решила установить аналогичным Порядку заполнения карточки 1-НДФЛ, но с учетом изменившихся положений Налогового кодекса РФ.
При разработке регистра на основе карточки 1-НДФЛ из нее удалены:
7 "Сведения о доходах, налогообложение которых осуществляется налоговыми органами";
— разд. 9 "Сведения о представлении справок".
Регистр имеет следующую структуру:
Раздел 1 "Сведения о налоговом агенте".
Данный раздел разработан обществом на основании соответствующего раздела формы 1-НДФЛ с небольшими изменениями.
Раздел 2 "Сведения о налогоплательщике (получателе доходов)".
Структура данного раздела частично заимствована из карточки 1-НДФЛ, частично — из справки о полученных физическими лицами доходах.
Кроме того, поскольку в организации "Люкс" имеются работники-иностранцы, у которых налоговый статус в течение года меняется, раздел дополнен таблицей, где подробно отражаются помесячные данные об изменении статуса работника.
Раздел 3 "Расчет налоговой базы и НДФЛ (для доходов, облагаемых по ставке 13% и 30%)".
Данный раздел заимствован обществом из формы 1-НДФЛ, однако существенно отредактирован, в частности дополнен новыми строками для отражения следующих сведений:
— даты получения дохода;
— даты перечисления дохода;
— даты удержания налога;
— даты перечисления налога;
— реквизитов платежного документа на перечисление налога;
— имущественных вычетов;
— социальных вычетов.
Кроме того, вместо одной строки "Стандартные налоговые вычеты (статья 218 Налогового кодекса Российской Федерации)" для наглядности введены две строки "Стандартные вычеты на детей" и "Иные стандартные вычеты".
Удалены коды стандартных вычетов, поскольку они претерпели существенные изменения. Они будут проставляться при заполнении формы.
В наименовании раздела указано, что он предусмотрен для доходов, облагаемых по ставкам 13% и
После таблицы расчета налоговой базы (по примеру карточки 1-НДФЛ) отведены поля для отражения сведений о праве на вычеты и подтверждающих документах.
Раздел 4 "Доходы от долевого участия в деятельности организации (дивиденды), облагаемые по ставке 9% (15% — для нерезидента РФ), и сумма налога".
Данный раздел заимствован из формы 1-НДФЛ, однако сильно изменен, в частности дополнен новыми строками:
— код дохода;
— дата получения дохода;
— дата перечисления дохода;
— дата удержания налога;
— дата перечисления налога;
Кроме того, введены отдельные строки для налога, рассчитываемого по ставкам 9% (для резидентов РФ) и 15% (для нерезидентов РФ).
Раздел 5 "Доходы, облагаемые по ставке 35%".
Данный раздел заимствован из формы 1-НДФЛ, но подвергся серьезной переработке. Во-первых, из него удалены сведения о доходе в виде призов и выигрышей, поскольку организация не планирует выдавать физическим лицам выигрыши и призы в целях рекламы. Во-вторых, он дополнен новыми строками:
— дата получения дохода;
— дата перечисления дохода;
— дата удержания налога;
— дата перечисления налога;
— реквизиты платежного документа на перечисление налога.
Раздел 6 "Общая сумма налога по итогам налогового периода".
Данный раздел заимствован из формы 1-НДФЛ, однако отредактирован в части изменения размера налоговой ставки по доходам в виде дивидендов (вместо недействующей ставки 6% указана ставка 9%).
Раздел 7 "Результаты перерасчета налога за предшествующие налоговые периоды".
Данный раздел заимствован из карточки 1-НДФЛ (разд. 8), однако значительно упрощен.
⇐ Предыдущая18192021222324252627Следующая ⇒
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │ 2014 5 │ │ Регистр налогового учета по НДФЛ за —- год N — │ │ │ │┌───────────────────────────────────────────────────────────────────────┐│ ││1. Сведения о налоговом агенте ││ │├───────────────────────────┬───────────────────────────────────────────┤│ ││Фамилия, имя, отчество/ИНН:│Петров Петр Петрович/623103454558 ││ │├───────────────────────────┼───────────────────────────────────────────┤│ ││Код налогового органа/ │6231/61701000 ││ ││ОКТМО: │ ││ │├───────────────────────────┴───────────────────────────────────────────┤│ ││2. Сведения о налогоплательщике — получателе доходов ││ │├───────────────────────────┬───────────────────────────────────────────┤│ ││Фамилия, имя, отчество/ИНН:│Иванов Иван Иванович/- ││ │├───────────────────────────┼───────────────────────────────────────────┤│ ││Дата рождения: │18.07.1975 ││ │├───────────────────────────┼───────────────────────────────────────────┤│ ││Документ, удостоверяющий │Паспорт РФ. ││ ││личность: │Серия 62 02, N 789452, выдан 02.02.2010 ││ ││ │Московским РОВД г. Рязани ││ │├───────────────────────────┼───────────────────────────────────────────┤│ ││Адрес места жительства: │390000, г. Рязань, ул. Новая, д. 5, кв. 10 ││ │├───────────────────────────┼───────────────────────────────────────────┤│ ││Статус налогоплательщика: │1 ││ │├───────────────────────────┴───────────────────────────────────────────┤│ ││3. Налоговые вычеты ││ │├───────────────────────────────────────────────────────┬───────────────┤│ ││Сумма дохода, облагаемого по ставке 13% с предыдущего │ — ││ ││места работы: │ ││ │├───────────────────────────────────────────────────────┴───────────────┤│ ││Право на налоговые вычеты: ││ │├─────┬──────┬────────────────────────┬─────────────────────────────────┤│ ││ │ │ Период предоставления │ ││ ││ Код │ Сумма├───────────┬────────────┤ Примечание ││ ││ │ │ с │ по │ ││ │├─────┼──────┼───────────┼────────────┼─────────────────────────────────┤│ ││ 114 │ 1400 │ 01.01.2014│ 31.12.2014 │Ребенок первый. Иванова Анна ││ ││ │ │ │ │Ивановна — д/р 15.01.2010 ││ │├─────┼──────┼───────────┼────────────┼─────────────────────────────────┤│ ││ 115 │ 1400 │ 01.01.2014│ 31.12.2014 │Ребенок второй. Иванова Мария ││ ││ │ │ │ │Ивановна — д/р 28.02.2012 ││ │├─────┴──────┴───────────┴────────────┴─────────────────────────────────┤│ ││4. Доходы, облагаемые по ставке 13% ││ │├────────┬───────────┬────────────────────────────┬─────────────────────┤│ ││ │ │ Доход │ Облагаемые доходы ││ ││ │ ├────┬──────────┬────────────┼──────────┬──────────┤│ ││ Месяц │ Вид │ │ │ Дата │ Итого │ Итого ││ ││ │ │ Код│ Сумма │ выплаты │ за месяц │ с начала ││ ││ │ │ │ │ │ │ года ││ │├────────┼───────────┼────┼──────────┼────────────┼──────────┼──────────┤│ ││ │ Зарплата │2000│ 15 000,00│ 24.01.2014,│ │ ││ ││ │ │ │ │ 10.02.2014 │ │ ││ ││Январь ├───────────┼────┼──────────┼────────────┤ 15 000,00│ 15 000,00││ ││ │ │ │ │ │ │ ││ ││ ├───────────┼────┼──────────┼────────────┤ │ ││ ││ │ │ │ │ │ │ ││ │├────────┼───────────┼────┼──────────┼────────────┼──────────┼──────────┤│ ││ │ Зарплата │2000│ 12 210,15│ 25.02.2014,│ │ ││ ││ │ │ │ │ 07.03.2014 │ │ ││ ││Февраль ├───────────┼────┼──────────┼────────────┤ 14 660,15│ 29 660,15││ ││ │ Больничный│2300│ 2 450,00│ 25.02.2014 │ │ ││ ││ ├───────────┼────┼──────────┼────────────┤ │ ││ ││ │ Подарок │2720│ 3 500,00│ 21.02.2014 │ │ ││ │├────────┼───────────┼────┼──────────┼────────────┼──────────┼──────────┤│ ││ │ Зарплата │2000│ 11 250,00│ 21.03.2014 │ │ ││ ││ ├───────────┼────┼──────────┼────────────┤ │ ││ ││Март │ Отпуск │2012│ 14 285,71│ 21.03.2014 │ 25 535,71│ 55 195,86││ ││ ├───────────┼────┼──────────┼────────────┤ │ ││ ││ │ │ │ │ │ │ ││ │├────────┼───────────┼────┼──────────┼────────────┼──────────┼──────────┤│ ││ … │ … │ …│ … │ … │ … │ … ││ │├────────┴───────────┴────┴──────────┴────────────┴──────────┴──────────┤│ ││5. Суммы предоставленных вычетов ││ │├─────────┬────────────┬────────────────────────────────────────────────┤│ ││ │ Доход по │ Вычеты ││ ││ │ ставке 13% ├────────┬───────────┬─────────┬─────────────────┤│ ││ Месяц │ нарастающим│ │ Сумма │ Итого │ Итого с начала ││ ││ │ итогом с │ Код │ вычета │ за месяц│ года ││ ││ │ начала года│ │ │ │ ││ │├─────────┼────────────┼────────┼───────────┼─────────┼─────────────────┤│ ││ │ │ 114 │ 1 400,00 │ │ ││ ││ Январь │ 15 000,00 ├────────┼───────────┤ 2 800,00│ 2 800,00 ││ ││ │ │ 115 │ 1 400,00 │ │ ││ │├─────────┼────────────┼────────┼───────────┼─────────┼─────────────────┤│ ││ │ │ 114 │ 1 400,00 │ │ ││ ││ Февраль │ 29 660,15 ├────────┼───────────┤ 2 800,00│ 5 600,00 ││ ││ │ │ 115 │ 1 400,00 │ │ ││ │├─────────┼────────────┼────────┼───────────┼─────────┼─────────────────┤│ ││ │ │ 114 │ 1 400,00 │ │ ││ ││ Март │ 55 195,86 ├────────┼───────────┤ 2 800,00│ 8 400,00 ││ ││ │ │ 115 │ 1 400,00 │ │ ││ │├─────────┼────────────┼────────┼───────────┼─────────┼─────────────────┤│ ││ … │ … │ … │ …
│ … │ … ││ │├─────────┴────────────┴────────┴───────────┴─────────┴─────────────────┤│ ││6. Расчет налога на доходы физических лиц ││ │├─────────┬──────────────────────────────────────────────────┬──────────┤│ ││ │ Итого нарастающим итогом с начала года │ Налог к ││ ││ ├───────────┬────────────────┬──────────┬──────────┤начислению││ ││ Месяц │ Облагаемая│ Предоставленные│ Налоговая│ Налог к │ за месяц ││ ││ │ сумма │ вычеты │ база │начислению│ ││ ││ │ дохода │ │ │ │ ││ │├─────────┼───────────┼────────────────┼──────────┼──────────┼──────────┤│ ││Январь │ 15 000,00 │ 2 800,00 │ 12 200,00│ 1 586 │ 1 586 ││ │├─────────┼───────────┼────────────────┼──────────┼──────────┼──────────┤│ ││Февраль │ 29 660,15 │ 5 600,00 │ 24 060,15│ 3 128 │ 1 542 ││ │├─────────┼───────────┼────────────────┼──────────┼──────────┼──────────┤│ ││Март │ 55 195,86 │ 8 400,00 │ 46 795,86│ 6 083 │ 2 955 ││ │├─────────┼───────────┼────────────────┼──────────┼──────────┼──────────┤│ ││ … │ … │ … │ … │ … │ … ││ │├─────────┴───────────┴──┬─────────────┴──────────┴──────────┴──────────┤│ ││7. Налог удержанный: │8. Налог перечисленный ││ │├────────────┬───────────┼────────────┬─────────┬───────────────────────┤│ ││ Дата │ Сумма │ Дата │ Сумма │ Реквизиты платежного ││ ││ │ │ │ │ поручения ││ │├────────────┼───────────┼────────────┼─────────┼───────────────────────┤│ ││ 10.02.2014 │ 1586 │ 10.02.2014 │ 1586 │N 55 от 10.02.2014 ││ │├────────────┼───────────┼────────────┼─────────┼───────────────────────┤│ ││ 25.02.2014 │ 319 │ 26.02.2014 │ 319 │N 72 от 26.02.2014 ││ │├────────────┼───────────┼────────────┼─────────┼───────────────────────┤│ ││ 07.03.2014 │ 1223 │ 07.03.2014 │ 1223 │N 107 от 07.03.2014 ││ │├────────────┼───────────┼────────────┼─────────┼───────────────────────┤│ ││ 21.03.2014 │ 2955 │ 24.03.2014 │ 2955 │N 148 от 24.03.2014 ││ │├────────────┼───────────┼────────────┼─────────┼───────────────────────┤│ ││ … │ … │ … │ … │ … ││ │└────────────┴───────────┴────────────┴─────────┴───────────────────────┘│ │ │ │Бухгалтер Епифанова Е.И. Епифанова │ │ 10.04.2014│ └─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Формировать форму нужно каждый месяц, как только начисляется сумма заработной платы к выдаче. Ранее бланк представлял собой карточку, но начиная с отчетности за 2011 год, он преобразован в налоговый регистр, вести который обязаны все работодатели. Обязательными для заполнения являются следующие поля формы:
- доходы за квартал с помесячной разбивкой
- полагающиеся по НК РФ вычеты
- фактически уплаченные в казну суммы НДФЛ
ВАЖНО: заполнять форму нужно с учетом принятой кодификации доходов, отчислений, вычетов.
Информация 1 НДФЛ – база для идентификации работника в качестве налогоплательщика и основание для присвоения ему соответствующего статуса. В обязательном порядке здесь указываются:
- даты выплаты доходов работникам
- даты произведенных удержаний
- суммы каждого вознаграждения и удержания
- реквизиты платежей
Сейчас, когда документ формируется на базе автоматизированного решения 1С, сложностей с составление формы по всем правилам не возникает.
Обратите внимание: если фирма-агент в срок не представит 1 НДФЛ по запросу ФНС в период проверки, ее ждет штраф 10 000 руб. на основании нормы статьи 120 Кодекса.
1 НДФЛ бланк 2017: термины и понятия
Давайте для начала определимся с терминологией и основными понятиями. Это особенно актуально для тех, кто впервые формирует данную форму. Им будет полезен следующий глоссарий:
- Подоходный налог или НДФЛ – федеральный налог на все поступлений в качестве доходов физических лиц в размере 9/13/30/35 % в зависимости от характера поступлений. Регламент расчетов по НДФЛ определен гл. 23 НК РФ.
- 1 НДФЛ 2017 бланк скачать можно в Сети. Форма утверждена приказом ФНС еще в 2003 году, номер документа БГ-3-04/583. Титульная страница выглядит так:
Именно эту форму чаще всего считают «первичкой» по учету доходов физического лица в рамках сотрудничества с конкретным работодателем.
- Регистр налогового учета доходов по НДФЛ – своего рода аналог карточки 1-НДФЛ от 2003 года, который может быть сформирован в свободной форме, если его содержание дает исчерпывающую информацию о начислениях и удержаниях по сотрудникам за налоговый период.
Кто заполняет 1 НДФЛ на сотрудника?
Хотя данные в документе напрямую относятся к начислениям и удержаниям по каждому конкретному сотруднику предприятия или ИП, заполнять форму должны не работники, а их налоговые агенты, то есть – текущие работодатели. Сотрудники бухгалтерии формируют 1 НДФЛ в качестве регистра налогового учета. При этом они следуют следующим правилам:
- карточка-регистр составляется по данным каждого месяца на основании текущих итоговых ведомостей по заработной плате и прочих вознаграждений и доходов сотрудников предприятия
- именно бухгалтер-расчетчик, который по роду своей службы рассчитывает заработную плату, готовит базовые данные для заполнения формы и формирует документ на основании ежемесячных начислений
ВАЖНО: не отражаются в указанном регистре следующие виды начислений в пользу сотрудника:
- пособия из средств фонда на обеспечение сотрудниц выплатами на основании больничного листа по беременности и родам
- выплаты в пользу сотрудника, обусловленные рождением ребенка или его усыновлением
- все обусловленные трудовым законодательством страны денежные выплаты, связанные со статусом безработного
Нормы права: что диктует закон?
- учет поступлений и вычетов ведет налоговый агент
- использовать для отражения сумм следует налоговый регистр
- регистром учета можно считать форму 1 НДФЛ
В каком порядке следует подавать карточки?
Ежемесячно бухгалтерия работодателя или фирма-аутсорсер формируют карточку 1-НДФЛ. Это одновременно и бухгалтерский, и налоговый учет доходов. Вся процедура сводится к нескольким простым действиям:
- составить ведомость учета доходов в разрезе сотрудников
- учесть в таблице зарплату, отпускные, премии, компенсации
- сформировать документ по форме 1 НДФЛ
- направить данные по регламентированной форме в ФНС
Обратите внимание, в актуальной форме 1 НДФЛ 9 разделов:
Раздел 3
Раздел 4
Раздел 5
Раздел 6
Идентификация работника специалистом налоговой службы проходит по параметрам: доходы, вычеты, платежи, долги, реквизиты, и конечно – личные данные налогоплательщика.
Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter .
Работодатели, выплачивающие зарплату персоналу, являются налоговыми агентами по НДФЛ, и поэтому обязаны вести регистры учета данных, на которых строится расчет налога (ст. 230 НК РФ). Законодатель не устанавливает типовую форму налоговых регистров, предприятия самостоятельно разрабатывают и закрепляют в учетной политике наиболее приемлемую для себя форму в соответствии с общими рекомендациями по наличию обязательных реквизитов. О том, как оформляются этот документ, пойдет речь в публикации.
Налоговые регистры по НДФЛ: что это?
Предназначение регистра – облегчение контроля произведенных выплат персоналу (с разбивкой по их видам) в целях налогообложения (отслеживания правильности начислений и удержаний НДФЛ, предоставления вычетов и учета их величины), и составления налоговой отчетности – справок 2-НДФЛ , представляемых в ИФНС по завершении каждого года, и ежеквартальных обобщающих форм 6-НДФЛ .
Формируется такой регистр в отдельности по каждому сотруднику. Все начисления по выплатам и предоставление вычетов фиксируются помесячно. Наличие необлагаемых выплат не обязывает работодателя указывать их в регистре, но если они имеют ограничения по суммам, превышение которых подлежит налогообложению, то лучше их обозначать.
Периодичность составления регистра компания определяет самостоятельно. Проще и удобнее делать это ежемесячно после выплаты зарплаты: риск неправильного отражения данных существенно снижается, да и имеющаяся в регистре информация всегда будет актуальной.
Реквизиты, которые должны содержать налоговые регистры по НДФЛ
Статьей 230 НК РФ определены данные, которые следует указать в регистре. Это сведения:
Об идентификации компании-плательщика или ИП:
для организации – ИНН/КПП, код ИФНС, название предприятия;
для ИП – ФИО, дата рождения, данные паспорта, ИНН, адрес места жительства или регистрации, статус.
Виды выплачиваемых доходов, предоставляемых вычетов, расходов/сумм, снижающих базу налога по установленным кодам. Напомним, что каждой выплате или вычету соответствует определенный код, а информация аккумулируется отдельно по каждому из них. К примеру, оклад или тариф фиксируется кодом «2000» , оплата пособия по больничному листу кодом «2300», выходное пособие – «2014», компенсация за отпуск при увольнении – «2013» и т.д. Коды доходов и вычетов утверждены приказом ФНС от 10.09.2015 N ММВ-7-11/387@ (ред. от 24.10.2017).
Суммы выплаченных доходов и даты их выплат.
Статус налогоплательщика. От него зависит размер ставки налога. Налоговые регистры по НДФЛ 2019г. отдельно отражают его удержание по действующим ставкам. В большинстве случаев ставка налога для резидентов составляет 13%, для нерезидентов – 13% или 30% в зависимости от статуса нахождения в стране и видов получаемых доходов.
Даты исчисления, удержания, перечисления НДФЛ. По налоговому законодательству датой фактического получения зарплаты для исчисления НДФЛ считается последний день месяца, за который она начислена, при увольнении - последний рабочий день, при оплате отпуска или листа нетрудоспособности – дата выплаты (ст. 223 НК РФ). Удерживается налог при выплате дохода. Перечислить налог с большинства выплат необходимо не позже следующего дня после выплаты физлицу, а по отпускным и больничным НДФЛ перечисляется до конца месяца, в котором они были выплачены (ст. 226 НК РФ).
Реквизиты соответствующего платежного документа на перечисление НДФЛ.
Налоговые регистры по НДФЛ: образец заполнения
На примере данных по сотруднику компании ООО «Рекорд» за 1 квартал 2019 г. составим налоговый регистр:
Реброву Евгению Михайловичу ежемесячно начисляют заработную плату 46000 руб. Ему предоставляется «детский» вычет по 1400 руб. ежемесячно (до достижения установленного уровня дохода в 350000 руб.). Дата выплаты зарплаты в компании – 5 число следующего месяца.
Налоговый регистр заполним таким образом:
В 1-м разделе, информация о компании-работодателе;
Во 2-м – данные сотрудника, получающего доход;
3-й раздел – расчет базы и налога. В нем указывают ставку налога (13%), основания для предоставления вычетов (по стандартным, как правило, это заявление, по имущественным – справка ИФНС с соответствующими сведениями).
Затем, в отдельности за каждый месяц, заполняется таблица в разрезе видов выплат и вычетов. В примере осуществлялась только выплата зарплаты (код «2000») и предоставлялся вычет на ребенка (код «126»).
По строке, указывающей размер налоговой базы по ставке НДФЛ 13%, данные отражаются за месяц и по нарастающей с начала года, а сумма базы рассчитывается как разность между начислением и вычетом. Так, база по НДФЛ:
за январь составляет 44600 руб. (46000 – 1400);
за февраль – 89200 руб. (44600 + (46000 – 1400));
за март - 133800 руб. (89200 + (46000 – 1400)).
Доходов, не облагаемых НДФЛ, Ребров в 2019 году не получал, поэтому эти строки не заполняются. Сумма начисленного и удержанного налога идентичны. Дата перечисления НДФЛ – следующий день после выплаты зарплаты работнику. В апреле такая дата выпадает на субботу, поэтому НДФЛ перечислен в понедельник 08.04.2019г.
Регистры налогового учета позволяют обобщать сведения, необходимые для исчисления различных видов налогов. Данные формы не утверждаются налоговым законодательством, в отношении каждого вида налогового обязательства компании разрабатывают свои формы регистров, при этом нужно учитывать рекомендации налоговой по их формированию.
Заполнение налоговых регистров
Основное назначение регистров – это обобщение информации по исходным данным в отношении каждого вида налога. Регистры помогают контролировать налогоплательщиков? и позволяют самим плательщикам проверять верность проводимых расчетов по каждому виду налогового обязательства.
Разрабатываемые формы должны обеспечить простоту и удобство заполнения, содержать необходимые графы и строки для отражения нужных данных, что позволяет проверить верность исчисления отдельных видов налогов.
Регистры полезны как для налоговой с целью контроля плательщиков, так и для самих компаний. Правильно заполненные бланки регистров позволяют верно формировать налоговую отчетность и упрощают восприятие необходимой для расчета информации.
Заполнять регистры можно в электронном или бумажном виде. Никаких особых требований в данном вопросе налоговая не предъявляет.
Ответственность по заполнению регистров ложится на определенных лиц, подписи которых должны заверять оформляемые документы. Данные лица должны обеспечить не только корректность заполнения регистров, но и надлежащее их хранение и исключение возможности внесения исправлений посторонними лицами.
Редактировать регистр может только ответственное лицо, заверяя вносимые корректировки подписью, датой и пояснениями.
Регистры по НДФЛ
Обязанность по учету выплачиваемых доходов трудоустроенным лицам ложится на работодателя, который выполняет роль налогового агента по отношению к налогу, вычисляемому с доходов физлиц. Чтобы верно рассчитать подоходный налог, нужно грамотно организовать учет выплачиваемых доходов. Для этой цели компания формирует собственные регистры для ведения налогового учета для расчета НДФЛ.
Регистры необходимы как для налоговой с целью контроля работодателей, так и для компаний, использующих наемный труд. Сбор данных о работающих физлицах, выплачиваемых им суммах, применяемых льгот и удерживаемых НДФЛ позволяет работодателю:
- Видеть общую картину по всем работникам;
- Заполнять справки 2-НДФЛ по итогам года;
- Определять права работников на «детский» вычет, отслеживать тот момент, когда данное право прекращается;
- Устанавливать права на иные вычеты стандартного характера;
- Выявлять случаи неправильного исчисления и удержания налога.
Формирование регистра
Компания вправе сама решить, как она будет учитывать доходы и рассчитываемый с них НДФЛ, и какие учетные бланки будут для этого использоваться. НК РФ определяет, что нужно отразить в налоговых регистрах. Необходимые сведения, подлежащие включению в регистр, закреплены в п.1 ст.230:
- Идентификационные данные по каждому физлицу;
- Разновидности выплачиваемых доходов;
- Предоставляемые льготы по НДФЛ, уменьшающие базу для вычисления налога;
- Величины выплачиваемых сумм;
- Даты выдачи сумм персоналу;
- Величины исчисленного налога;
- Даты его удержания и перечисления;
- Сведения о платежной документации, подтверждающей уплату.
Указанные сведения приводятся в разрезе по каждому сотруднику.
Бланк налогового регистра по НДФЛ разрабатывается с тем учетом, чтобы обеспечить удобную работу с информацией, наглядность ее представления. При этом в бланк включаются необходимые сведения, требуемые налоговой.
Качества, которыми должен обладать разработанный бланк регистра:
- Простота – не должно возникать путаницы в представлении данных по сотрудникам;
- Наглядность – данные должны легко читаться, бланк должен позволять быстро перенести необходимую информацию в 2-НДФЛ;
- Краткость – не нужны лишние сведения, они не несут никакой значимости и создают сложность восприятия информации.
Бланк регистра должен учитывать особенности деятельности организации и выплачиваемые виды доходов, поэтому не утверждено универсального бланка регистра. Каждое предприятие составляет такой документ, который будет включать необходимые сведения и обладать указанными выше свойствами.
Для удобства компания может формировать несколько налоговых регистров для полного отражения необходимых данных в целях налогового учета НДФЛ. Налоговое законодательство работодателей в данном вопросе не ограничивает. Можно применять отдельный регистр в отношении каждого вида дохода или каждого физлица.
Часто компании за основу берут действовавший ранее бланк справки 1-НДФЛ, на примере которого подготавливается подходящий регистр.
Бланк регистра по НДФЛ
В разрабатываемый налоговый регистр включаются сведения из п.1 ст.230. Ниже в таблице даны пояснения по каждому виде необходимой информации.
| Обязательные сведения регистра | Пояснения |
| Идентификационные данные о налогоплательщиках | Данные о работающих физлицах, включающие:
|
| Виды доходов | Каждый выплачиваемый вид дохода должен иметь поле для указания специального цифрового кодового обозначения. Коды утверждены Приказом ФНС №MMB-7-11/387@ 10.09.15. Не обязательно отражать данные по доходам, не облагаемым НДФЛ, так как они не формируют базу. Доходы, облагаемые налогом в ограниченном пределе, отражать обязательно, так как они способны накапливаться на протяжении года. |
| Виды вычетов | В регистре вычеты отражаются с указанием кодовых обозначений. Коды вычетов утверждены тем же приказом, что и коды доходов. |
| Суммы доходов | Рекомендуется указывать суммы доходов:
|
| Даты выплаты доходов | Предусматривается поле для указывания дня, когда:
|
| Статус налогоплательщика | В регистр включается поле для указания того, относится физлицо к резидентам или нерезидентав РФ. |
| Даты удержания НДФЛ | В специальной графе прописывается фактический день удержания налога, который зависит от вида дохода. |
| Даты перечисления НДФЛ | Берутся из подтверждающей платежной документации. |
| Реквизиты п/п | Достаточно указать №, дату п/п и перечисляемую по нему сумму налога. |
| НДФЛ | В регистр вносится посчитанный и удержанный налог. |
Если работников много, то удобнее разработать регистр, который бы отражал данные по каждому отдельному физлицу. По такому принципу построен бланк 1-НДФЛ. Можно взять указанный бланк в качестве основы и адаптировать его под современные реалии и требования НК РФ – добавить недостающие данные, убрать лишние, неактуальные.
Компания ведет регистр в удобном виде – бумажном или электронном.
С учетом вышеизложенных сведений налоговый регистр по НДФЛ может принимать такой вид:
Регистр по налогу на прибыль
Для целей учета показателей для вычисления налога на прибыль компания заполняет самостоятельно разработанные бланки налоговых регистров, данные в эти регистры переносятся из бухгалтерских счетов и первичной документации.
Бланки регистров составляются с учетом особенностей деятельности конкретного предприятия. Актуальность в применении налоговых регистров отдельно от бухгалтерских по налогу на прибыль возникает в том случае, если организация выполняет операции, суммы по которым учитываются по-разному в бухгалтерии и налогообложении.
Требования налогового и бухгалтерского учета по некоторым операциям могут не совпадать, в таких случаях и нужно отдельно применять налоговые регистры.
Если же предприятия не выполняет тех операций, по которым налоговый учет ведется в отличной от бухучета форме, то для вычисления налога на прибыль достаточно бухгалтерских регистров.
Налоговые регистры могут принимать форму бухгалтерских с необходимыми дополнениями. Также допускается формировать отдельные бланки, не схожие с бухгалтерскими. Налоговая разрешает компаниям в данном вопросе проявить инициативу и подготовить подходящий для себя бланк. В НК РФ даются только рекомендации о том, какие реквизиты отражаются в регистре:
- Название бланка;
- Временной отрезок, за который он составляется;
- Количественные и денежные измерители необходимых показателей;
- Сведения о проводимых операциях;
- Подпись ответственного лица.
Налоговые агенты обязаны вести учет доходов, выплачиваемых работникам и иным физлицам (п. 1 ст. 230 НК РФ). Ранее для этих целей использовалась форма 1-НДФЛ. Но с 2011 года налоговые агенты могут применять самостоятельно разработанные регистры налогового учета, и поэтому 1-НДФЛ канула в Лету.
Сегодня бОльшая часть бухгалтерских программ уже содержит шаблон такого регистра. Его, как правило, можно использовать в работе в готовом виде. Но если таким программным обеспечением вы не пользуетесь, то вам понадобится самим разработать регистр налогового учета по НДФЛ. Можно разработать его с нуля, а можно взять за основу ту самую 1-НДФЛ и актуализировать на 2016 год. Скачать бланк формы 1-НДФЛ можно здесь.
Что должен содержать регистр налогового учета по НДФЛ
Обязательные компоненты регистра – это (п. 1 ст. 230 НК РФ):
Образец заполнения регистра налогового учета по НДФЛ
Каких правил налоговым агентам следует придерживаться при заполнении регистра налогового учета по НДФЛ?
Где взять бланк, что и когда отразить в документе? Есть ли образец, на который можно опираться при формировании регистра?
Молодые специалисты вряд ли слышали о таком документе, как 1-НДФЛ, ведь сейчас вместо него заполняют налоговые регистры. Что же это такое, для чего и когда используется?
Этот бланк относится к первичной документации предприятия, поэтому разобраться с его составлением просто необходимо, чтобы корректно формировать данные для заполнения 2-НДФЛ. Какие сведения содержит Налоговый кодекс?
Основные сведения
НДФЛ – налог, который занимает следующее место после налога на прибыль и НДС. Поэтому стоит разобраться во всех нюансах налогообложения.
Рассмотрим, кто, когда и как должен исчислять сумму налога и уплачивать ее в бюджет. Обратимся к нормативной базе, где прописаны все необходимые данные.
Основы налогообложения
НДФЛ – налог на доход физического лица, который является прямым платежом, осуществляемым населением Российской Федерации.
Плательщиками такого налога являются граждане России и другие лица, что получают прибыль в пределах российской территории (иностранцы и лица без гражданства).
Плательщики могут быть резидентами и нерезидентами. От статуса будет зависеть размер используемой при расчетах подоходного налога ставки.
Определить, является лицо резидентом или нерезидентов, можно при подсчете количества дней пребывания в РФ. Если суммарное количество за 12 месяцев превысит 183, лицо считается резидентом (ст. 207 Налогового кодекса).
Объект обложения налогом:
В 217 статье также содержится список видов прибыли, что не облагается налогом. НДФЛ могут уплачивать сами физические лица или их налоговые агенты.
Агентом признается фирма, ИП, нотариус, адвокат, обособленное подразделение иностранного предприятия, работающего в пределах РФ, от которых получено прибыль.
Расчеты налога на доход физического лица проводятся налоговым агентом нарастающим итогом по окончанию каждого месяца.
Налоговая база – получение прибыли в деньгах или натуральном выражении, которая может уменьшаться на налоговый вычет, предусмотренный ст. 218, 219, 219.1, 220, 221 НК.
Допускается использование вычетов только в тех случаях, когда доход облагается НДФЛ по ставке 13%. В иных ситуациях льготы такого плана не предоставляются (ст. 210, 211, 212, 213, 214 Налогового кодекса).
Перечислим возможные ставки (ст. 217, 214 НК):
Сроки перечисления исчисленного налога:
Уплата производится в территориальный орган налоговой инспекции, где фирма состоит на учете, или где живет сам плательщик (при перечислении НДФЛ за себя).
Необходимая документация
Налоговыми агентами и отдельными физическими лицами должна подаваться декларация, составленная по форме 3-НДФЛ.
Граждане должны представить такой вид отчетности в двух случаях:
Сдавать декларацию нужно до конца апреля в следующем году после окончания налогового периода. Допускается заполнять бланки в электронном виде или от руки.
Помимо декларации необходимо готовить и такие справки:
Нормативная база
Согласно ст. 230 п. 1 абз. 1 НК, налоговыми агентами должен вестись налоговый регистр для проведения расчетов по НДФЛ.
Указываются также доходы, что получил гражданин, не являющийся налоговым агентом, при продаже имущества или имущественных прав.
Если на фирме не ведется учет дохода сотрудника с помощью налогового регистра, представителем уполномоченного органа будет выписан штраф в размере 1 тыс. рублей.
В том случае, когда нарушения зафиксированы несколько лет подряд, штраф может составить 30 тыс.
Если нарушения привели к занижению базы налога, сумму штрафа будет исчислено как 20% от недоплаченного НДФЛ, но не меньше 40 тыс. (ст. 120 НК России). Должностные лица будут оштрафованы на 300-500 рублей.
Как заполнять регистр налогового учета по НДФЛ?
Некоторыми работодателями ведется общий налоговый регистр (один на всех работников). В том случае, когда численность штата не велика, это будет удобно.
Но если следовать законодательству, регистр налогового учета по НДФЛ необходимо вести на каждое лицо в отдельности. Рассмотрим правила составления такого документа.
Где взять бланк?
Налоговые регистры должны разрабатывать налоговые агенты самостоятельно. Это касается юридических лиц, предпринимателей, частнопрактикующих лиц, которые имеют наемный персонал.
Все о справке 5-НДФЛ, читайте здесь.
За основу можно брать налоговую карточку, только добавив несколько пунктов. Но есть примеры составленных регистров и в интернете, на которые можно опираться.
Основные правила по формированию
Так как разработка налогового регистра осуществляется на основании налоговой карточки, стоит учесть основную задачу – сформировать годовой документ о прибыли работника.
Именно поэтому стоит придерживаться структуры справки 1-НДФЛ. Что же стоит отразить в документе?
Прибыль, что не является объектом налогообложения, в независимости от величины, в регистре отражать не нужно (законодательный акт от 29.04.09 № 03-04-06-01/109).
Правила предусмотрены для заполнения налоговой карточки, но они могут использоваться и при ведении налогового регистра.
Та прибыль, что освобождена от обложения налогом в рамках установленного норматива, в регистрах фиксируется. К примеру, матпомощь не будет облагаться НДФЛ, если ее сумма выйдет за пределы 4 тыс. рублей (п. 28 ст. 217 НК).
Об этом говорится в документе, утвержденном 13.02.12 № 03-04-06/6-34, а также 14.11.07 № 03-04-06-01/392. Бывает, что гражданин устраивается на работу, но имеет прибыль от другого налогового агента.
В таком случае работодатель не будет отражать эти доходы в налоговом регистре. Но сам размер дохода должен фиксироваться.
Такие показатели нужны для правильного проведения расчетов по налоговым вычетам в налоговом периоде.
Сведения стоит вносить на основании документа 2-НДФЛ, который выдан на прежнем месте работы. Отражаются ли суммы, что уплачены гражданину при покупке у него сельскохозяйственного товара?
Это будет зависеть от наличия документального подтверждения происхождения продукции (ст. 217 п. 13 НК). Необходимые документы может выдать садово-огородное товарищество.
При невозможности представить подтверждающую документацию фирма будет удерживать НДФЛ и отражать его в налоговых регистрах (п. 2 ст. 230 Налогового кодекса).
В документе должны содержаться такие сведения:
Информация должна заполняться ежемесячно после произведения перечисления сумм заработной платы и других средств работнику, проведения начисления и удержания налога.
Не нужно вписывать в документе данные:
- по декретным пособиям;
- о единовременных выплатах при рождении малыша;
- о перечислениях при уходе за малолетним ребенком.
- социальные вычеты по взносам добровольного характера по пенсионному обеспечению;
- имущественный вычет по затратам на покупку объекта, процентам ипотеки;
- профессиональный вычет.
- Сумма НДФЛ отражается в рублях без копеек, остальные показатели – в рублях с копейками.
- Суммы в валюте следует пересчитать по курсу ЦБ на момент, когда прибыль получена.
- Следует опираться на справочники «Коды документации», «Коды регионов», а также доходов и вычетов.
- Для отражения адреса, стоит использовать классификатор по странам мира.
- Формировать документ можно в бумажном или электронном виде.
- главные бухгалтеры;
- заместители главбуха;
- бухгалтеры, что несут ответственность за проведение расчетов заработной платы.
Стоит учесть, что налогооблагаемая прибыль должна быть сгруппирована по ставкам и КБК, и соответственно, отражается в разных разделах регистров. По аналогии ведется учет сумм перечисленного налога.
Особое внимание стоит уделить структурированию раздела, в котором указываются сведения о стандартных налоговых вычетах. Их учет стоит осуществлять каждый месяц.
Необходимо создать дополнительные строки, где будут отражаться:
Средства по вычетам, что полагаются работнику и были предоставлены, стоит прописывать в отдельности. При составлении документа стоит знать и такие правила:
Часто возникают трудности с отражением отпускных, когда начало и конец таких периодов приходятся на разные месяцы.
Здесь стоит опираться на такое положение - данные отражают на момент получения дохода (ст. 223 НК), то есть тот день, когда осуществлено перечисление средств. Об этом говорится в законодательном акте от 6.03.08 № 03-04-06-01/49.
Образец заполнения
К примеру, физическое лицо работает на предприятии с начала августа 2010 года. У гражданина есть один ребенок, которому исполнилось 9 лет.
Работник имеет право получить детский вычет в размере 1400 рублей (в соответствии с законодательными актами, которые были актуальны на то время).
На протяжении 2012 года лицо получает заработок в размере 15 тыс. Перечисление осуществляется дважды - 20 числа – авансовые суммы, 5 числа в следующем месяце – сама зарплата.
15.05.2012 г. гражданин получает пособие по временной нетрудоспособности по больничному листу. Размер – 4 932 рубля. Заработок в мае – 10 тыс.
20 июня работник получил материальную помощь (в честь дня рождения) – 6 тыс. 15.08.2012 лицо отправляется в отпуск на 14 дней. 13 числа выплачено в связи с этим 7,2 тыс. рублей.
Все перечисленные суммы должны отражаться в налоговом регистре по доходам сотрудника предприятия, а также учтены при расчете НДФЛ. Разберемся на другом примере, как отразить отпускные.
Фирма платит сотруднику каждый месяц зарплату в размере 15,8 тыс. рублей. С 26.11.2012 по 14.12.2012 года человек отправляется в отпуск.
Отпуск приходится на конец одного месяца и начало другого. Начисление – 10 тыс. Лицо не имеет детей, а значит, не может использовать стандартный вычет.
20.11 получено авансовую сумму зарплаты – 7,9 тыс. Налог с отпускных:
10 тыс. * 13% = 1,3 тыс.
21 числа получено отпускные в размере 8,7 тыс., и в этот же день компания перечисляется сумму налога. Отпускные включены в доход работника за ноябрь.
30 числа физическое лицо получает зарплату за период 1 – 25 ноября – 13 158 рублей, с который удержано налог в размере 1711 рублей. Заработок за период с 20 по 25 число лицо получило в размере 3541 рублей (13 158 – 1711 – 7,9 тыс.).
За ноябрь в налоговом регистре бухгалтер отразит сумму 10 тыс. (отпускные), поставит код 2012, а также сумму заработка 13 158, код которого 2000.
За пример составления налогового регистра можно взять такой бланк:
Фото: налоговый регистр по учету НДФЛ
Выписка из регистра
В абз. 8 п. 1 ст. 231 НК говорится, что при подаче заявления о возврате излишне удержанного и уплаченного НДФЛ в государственные структуры налоговым агентом должна предоставляться выписка из регистра налогового учета.
Прилагаются также документы, которые подтвердят, что налог был излишне удержан или перечислен. Такие же положения содержатся в законе от 27 июля 2010 года № 229-ФЗ.
Подать заявление о возврате с выпиской можно в течение 3 лет с момента, когда налог уплачен (ст. 78 п. 7 НК).
Часто возникающие вопросы
Если о декларации и другой документации в законодательстве содержится много информации, то при формировании регистра налогового учета возникает немало вопросов.
К примеру, не ясно, сдавать такой отчет или нет, распечатать его или можно оставить на электронных носителях, кому подписать такие бланки. Разберемся в таких нюансах.
Нужно ли распечатывать документ?
В законодательстве нет правил о хранении регистра налогового учета. А значит, сохранять такую документацию можно по общим правилам с остальной бухгалтерской отчетности.
Берется ли НДФЛ с больничного листа в 2018 году, читайте здесь.
Какие проводки при начислении НДФЛ, смотрите здесь.
Хотя регистр и является внутренним документом организации, на его основании ведется налоговый учет. Бланки не нужно будет никуда относить – они должны оставаться на предприятии.
Но представители уполномоченных структур могут запросить регистры при проведении камеральных проверок.
Кто подписывает регистр налогового учета?
Справка должна быть подписана руководителем фирмы или другим должностным лицом, которое имеет такое право в соответствии с внутренней документацией (приказами директора и т. п.).
Регистры могут подписывать:
При формировании регистров налогового учета налоговые агенты должны руководствоваться общими рекомендациями.
Но за работодателями остается право составлять свой бланк и вписывать данные в соответствии со своими разработками.
Главное – документ у вас должен быть, чтобы при необходимости можно было его предъявить.
Как ведется регистр налогового учета по НДФЛ?
Отправить на почту
Регистр налогового учета по НДФЛ разрабатывается и применяется для отражения дохода, полученного физическим лицом от организации, например зарплаты, а также удержанных и перечисленных в бюджет налогов. Оформление таких регистров является основой оценки правильности начисления и перечисления НДФЛ.
Как вести налоговые регистры для расчета НДФЛ: общие требования по разработке
При разработке регистра налогового учета по НДФЛ необходимо учитывать некоторые требования:
- Налоговые регистры по НДФЛ в 2017 году должны обязательно содержать следующие сведения:
- информацию для возможности идентификации физического лица;
- признак налогового резидентства;
- виды доходов и вычетов с указанием соответствующего кода;
- суммы и даты выплаты доходов;
- даты удержания налога, перечисления его в бюджет и реквизиты платежных поручений.
- Регистр ведется в течение всего года на каждого работника.
- Форма и образец регистра налогового учета по НДФЛ должны быть определены учетной политикой.
- Если во время налоговой проверки регистры налогового учета по НДФЛ не будут предоставлены, то организация может быть оштрафована на 10 000 руб. в случае, если регистр не велся на протяжении календарного года, и на 30 000 руб., если регистр не оформлялся несколько лет (ст. 120 НК РФ).
- Основные данные об организации - налоговом агенте:
- ИНН, КПП;
- код ИФНС, в которой организация числится на учете;
- наименование организации.
- Основные данные о налогоплательщике:
- Ф. И. О.;
- вид и реквизиты документа, удостоверяющего личность;
- дата рождения;
- адрес места жительства на территории РФ;
- адрес в стране проживания.
- Статус налогоплательщика (резидент или нерезидент).
Обязательные реквизиты регистра налогового учета по НДФЛ
Бухгалтер предприятия должен четко представлять, как вести налоговые регистры для расчета НДФЛ. Основное назначение этого перечня - формирование показателей, необходимых для оперативного и достоверного заполнения справки о доходах физического лица, в связи с чем в бланке регистра налогового учета по НДФЛ следует отразить следующие реквизиты и сведения:
Резидентами признаются физические лица, которые пребывают в Российской Федерации не менее 183 календарных дней в течение 12 следующих подряд месяцев (п. 2 ст. 207 НК РФ). От статуса лица зависит размер налоговой ставки, которая будет применена к его доходам. Например, вознаграждение по трудовому договору гражданина РФ облагается ставкой 13%, а доход физического лица-нерезидента по такому же договору необходимо облагать по ставке 30%, за исключением, например, доходов высококвалифицированных специалистов-нерезидентов.
Периодичность подготовки регистра налогового учета по НДФЛ
Особое место в форме регистра налогового учета по НДФЛ занимают данные о доходах, по которым начисляется налог. Они формируются в документе по видам и вычетам с присвоением соответствующего кода.
При присвоении кода необходимо обратиться к приказу ФНС России «Об утверждении кодов видов доходов и вычетов» от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387@, где каждому виду дохода присвоен соответствующий код. Например, при указании зарплаты используется код 2 000, а если предоставляется вычет на первого ребенка, возраст которого не достиг 18 лет, указывается код 126.
Для каждого сотрудника ведется отдельный регистр. В нем указываются все проводимые выплаты, даже если процентная ставка налога отличается (от 9 до 36%). Но отражаются они все отдельно, например в различных разделах документа. Аналогичная система применяется в справках 2-НДФЛ, в которой каждой ставке соответствует свой раздел.
Периодичность регистра по НДФЛ устанавливается налогоплательщиком. Как правило, регистр по НДФЛ на сотрудника заводится каждый год, чтобы доходы, к которым применяется ставка 13%, а также налоговые вычеты отражались в нем и помесячно, и нарастающим итогом с начала года. Доходы, к которым применяются другие ставки, достаточно указывать только помесячно.
Доходы, необлагаемые НДФЛ, можно не включать (например, пособие по беременности и родам).
Доходы, размер которых лимитирован при расчете НДФЛ, необходимо указывать в реестре для контроля соблюдения такого лимита. Одним из таких доходов является материальная помощь, которая не будет облагаться НДФЛ, пока ее размер не достигнет 4 000,00 руб. в год (п. 28 ст. 217 НК РФ).
Какой день считается датой выплаты дохода и каков срок уплаты НДФЛ
Последний день месяца, за который начислена зарплата, признается фактической датой ее получения (ст. 223 НК РФ). Если трудовые отношения завершены в день, который является не последним в данном месяце, то датой получения зарплаты будет являться последний день выхода на работу.
При отражении сумм отпускных необходимо руководствоваться указаниями письма Минфина РФ от 06.06.2012 № 03-04-08/08-139: датой их получения будет являться день выплаты. Данный подход целесообразно применять и при указании даты выплаты пособий по больничным листам. Перечислять НДФЛ в бюджет с отпускных и больничных пособий согласно п. 6 ст. 226 НК РФ следует не позднее последнего числа того месяца, в котором осуществлялись эти выплаты.
По вопросу определения даты дохода в виде отпускных см. материал.
Трудовое законодательство обязывает рассчитываться с работниками по зарплате не реже чем каждые полмесяца (ст. 136 ТК РФ). Но, несмотря на полученный аванс, доход у работника не возникает, а обязательство перед бюджетом образуется в последний день месяца, поэтому дату перечисления аванса отражать не нужно.
Подробности см. здесь.
В п. 6 ст. 226 НК РФ отмечено, что организация обязана перечислить удержанный НДФЛ не позже следующего дня после даты погашения задолженности перед сотрудниками.
Премии согласно новым предписаниям ФНС следует разделять на трудовые и разовые. Дата получения дохода для каждой будет разная, следовательно, и срок перечисления НДФЛ устанавливается обособленно.
О нюансах читайте здесь.
Форма регистра налогового учета по НДФЛ: где скачать бланк 2017 года, образец и пример его заполнения
С учетом требований описанных в данной статье рекомендуется создать свой образец заполнения регистра налогового учета по НДФЛ. В нем должны найти отражение все сведения, нужные для верного расчета НДФЛ по конкретному сотруднику.
Этот документ берется за основу и затем используется не только для справки 2-НДФЛ, но и для расчета 6-НДФЛ.
Помимо самого бланка на нашем сайте налогоплательщики могут скачать пример налогового регистра по НДФЛ для 2017 года. Он создан под расчет 6-НДФЛ и дает представление о правилах заполнения документа. Скачать его можно по этой ссылке.
Таким образом, основными задачами при разработке налогового регистра по НДФЛ в 2017 году являются отражение в полном объеме достоверной информации и группировка показателей для получения аналитических данных. Ориентиром на предприятии может служить разработанный нашими специалистами образец регистра по НДФЛ на 2017 год.
Узнавайте первыми о важных налоговых изменениях
Есть вопросы? Получите быстрые ответы на нашем форуме!
Регистр налогового учета по НДФЛ – назначение и порядок ведения
Налоговый учет тоже строится на первичных документах, данные которых разносятся в соответствующие регистры.
В регистрах происходит накопление необходимой для налогообложения информации.
Поэтому их заполнение не менее важно для расчета налога, чем наличие подтверждающей хозяйственную операцию документации.
Что такое налоговый регистр?
Точное определение, что собой представляет налоговый регистр, в Налоговом Кодексе РФ присутствует лишь в главе 25 «Налог на прибыль» – в ст.314. В этой статье сказано, что налоговыми регистрами являются формы , в которых для целей расчета налогов происходит систематизация данных за конкретный период.
Дополнительно к этому определению из анализа каждой главы Налогового кодекса, посвященной своему налогу, можно выделить общие характеристики налоговых регистров
:
- группировка данных происходит без распределения по бухгалтерским счетам;
- систематизация информации в регистрах происходит за отчетный период, с нарастающим итогом или без такового – в зависимости от специфики налога;
- данные берутся из первичных документов, справок бухгалтера и иных аналогичных источников;
- формирование налоговых данных происходит на основании утвержденной Учетной политики;
- регистры могут быть представлены на бумаге или в электронном виде;
- записи в регистрах ведутся в строгом хронологическом порядке, без пропусков и изъятий;
- хранение регистров должно обеспечить им защиту от несанкционированных исправлений;
- все исправления вносить могут только лица, на которых возложена ответственность за ведение регистров.
- общие регистры
. К ним относится, например, Книга по учету доходов и расходов налогоплательщиков, которые применяют упрощенный налоговый режим (утв. Минфином РФ в Приказе №135н, 22.10.12г.); Книга учета доходов для предпринимателей, которые работают на патентной налоговой системе (Приказ №135н, МинФин РФ, 22.10.2012г.), и т.д.
В этих Книгах происходит учет всех операций, которые имели место быть в ходе предпринимательской деятельности и отражение которых обязательно для целей расчета налогов и вытекает из требований норм соответствующих налоговых глав. Формы этих Книг строго унифицированы и не подлежат корректировке налогоплательщиком. Кроме того, данные регистры часто истребуются налоговыми органами при проведении ими камеральных проверок деклараций; - аналитические регистры. Название «аналитический» закреплено в статье НК РФ 314, но находит свое применение и в иных налоговых главах. В частности, в главе 23 «НДФЛ», в статье 230 закреплена обязанность налогового агента по отражению всех доходов, выплаченных им своим сотрудникам и иным физическим лицам, в регистрах.
- все доходы, какие получены физическим лицом, и все предоставленные ему налоговые вычеты. Налоговые вычеты и доходы в регистре показываются только те, которые за налоговый период были получены от налогового агента. Например, имущественный вычет, если его предоставил налоговый орган, не отражается в регистре по НДФЛ;
- вся сумма рассчитанных и удержанных налогов НДФЛ;
- данные о налогоплательщике, позволяющие четко идентифицировать его;
- вид выплаченных этому лицу доходов и предоставленных вычетов;
- расходы и иные суммы, которые могут в соответствии с нормами главы 23 НК РФ уменьшать налоговую базу. А также виды этих расходов и иных платежей.
Виды доходов, вычетов и расходов проставляются с отражением кодов, которые утверждены ФНС РФ в приказе №ММВ-7-11/387@ от 10.09.15г.
даты выдачи (перечисления) доходов; - даты удержания НДФЛ с доходов физического лица;
- даты перевода в бюджет удержанных налогов;
- реквизиты документов, которые подтверждают перечисление налогов в бюджет;
- статус физического лица, как налогоплательщика. Этот статус должен быть идентичен тому, какой впоследствии будет проставляться в форме «Справка 2-НДФЛ». Взять сведения о статусе можно из приказа ФНС РФ №ММВ-7-11/485@ от 30.10.15г. А чтобы правильно проставить статус, можно руководствоваться письмом ФНС РФ № БС-4-11/4272@ от 15.03.16г. В этом письме рассмотрены отдельные вопросы по оформлению справки № 2-НДФЛ.
- сам регистр должен содержать в себе сведения за налоговый период, т.е. за календарный год;
- все сведения в регистре указываются с нарастающим итогом – для целей подготовки формы 6-НДФЛ, которая составляется и сдается по окончании квартала, 6-ти, 9-ти месяцев и года. При этом итог выводится по каждому месяцу начисления дохода с последующим обобщением за квартал, 6 месяцев и т.д.
- готовится документ в отечественной валюте – в рублях. Причем, сумма налога к внесению в бюджет и к удержанию из доходов налогоплательщика рассчитывается в целых рублях (без копеек) и с соблюдением всех правил округления (свыше 50 копеек – все округляется в сторону увеличения). Что касается отражения доходов, то они проставляются в той сумме, в какой начислены, – без округлений. Сведения о начисленных доходах берутся из расчетных ведомостей;
- заводится регистр на каждого налогоплательщика, в отношении которого была произведена выплата дохода;
- заполняться регистр может и от руки, и с помощью программного обеспечения, но только тем лицом, которое ответственно за расчет оплаты труда и иных вознаграждений в пользу физических лиц. Именно этот сотрудник вправе вносить изменения в регистр и подтверждать выполненные им корректировки своей подписью;
- в регистр сведения вносятся из первичных документов, которые содержат в себе данные о начисленных и выплаченных доходах, о начисленных, удержанных и переведенных в бюджет суммах налогов;
- регистр составляется по окончании месяца, когда есть точные и конечные данные о доходах, вычетах и прочих показателях. Но итоговые данные по регистрам должны быть готовы и проверены к моменту заполнения 6-НДФЛ за соответствующий период.
Стоит отметить, что налоговые регистры предназначены не просто для систематизации данных, а для правильного и достоверного определения налоговой базы. Из них берутся сведения для составления деклараций и для внесения налоговых платежей.
Регистр для учета НДФЛ: форма, содержание и структура
Все регистры для налогового учета можно условно разделить на две группы :
Форма
самого регистра по НДФЛ, а также порядок отражения в нем данных аналитического характера, разрабатываются налоговым агентом самостоятельно.
Но при этом указанный документ должен содержать в себе сведения следующего характера:
Все вышеуказанные реквизиты носят обязательный характер, а потому они должны все присутствовать в налоговом регистре. Однако дополнить новыми реквизитами данную форму можно, если этого требует специфика расчетов с физическими лицами или специфика самой хозяйственной деятельности налогового агента.
Порядок заполнения, ведения и хранения
При этом
:
Хранится регистр не менее 5-ти лет на предприятии; в условиях, которые защищают его от несанкционированного внесения в него корректировок. Если регистр составлен в электронной форме, то в течение всего срока его хранения должна быть обеспечена возможность вывода данных регистра на бумажный носитель.
Нюансы оформления
Идентифицирующими данными
налогоплательщика, которые должны быть отражены в шапке регистра, являются:
Тут же – в шапке регистра – следует указать и статус налогоплательщика .
Виды доходов – это отдельная графа в регистре, которая должна стоять до или после графы с суммой дохода и датой его выплаты.
Виды вычетов можно узнать из того же приказа, который утверждает коды для доходов, – из приказа №ММВ-7-11/387@, утвержденного ФНС РФ 10.09.2015г. Коды вычетов проставляются рядом с графой, отражающей их денежное выражение.
Дата получения дохода должна соответствовать дате фактической выдачи зарплаты и иного дохода из кассы (наличными) или с расчетного счета (при переводе средств на банковские карты налогоплательщиков).
В регистре должны быть указаны
также:
Что касается отражения необлагаемых сумм доходов, то мнения по этому поводу делятся. Поэтому если указанные суммы не найдут своего отражения в налоговом регистре, то это не будет ошибкой.
Правилам ведения данных регистров посвящена следующая видео лекция:
