Централизованный бухгалтерский учет перестал быть прерогативой бюджетных учреждений. По этому принципу работают уже и крупные частные компании, небольшие фирмы предпочитают отказываться от идеи создания собственного штата бухгалтеров и обращаются в специализированные аутсорсинговые организации.

Что такое централизованная бухгалтерия (ЦБ)

Централизованная бухгалтерия (ЦБ) представляет собой учреждение, которое выполняет функции бухгалтерских служб сразу нескольких предприятий. Такой орган специализируется на ведении бухгалтерского и налогового учета. ЦБ может быть организована в нескольких формах:

• Аутсорсинговая компания.
• Инсорсинговые услуги.
• Создание отдельного юридического лица, которое должно объединить решение всего комплекса финансовых вопросов головного предприятия и его дочерних структур.

При аутсорсинге бухгалтерская фирма по договору получает на возмездной основе полномочия по ведению бухгалтерского и налогового учета деятельности других юридических лиц. В случае с инсорсингом учетные функции аккумулируются в головной организации.

КСТАТИ! Отличительная черта централизации бухгалтерских служб в бюджетной сфере: выполнение обязательств реализуется в соответствии с заключенными договорами, но не предполагает оплату таких услуг.

По степени централизации можно выделить такие способы ведения учета:

• вариант с полной централизацией;
• форму частичной централизации;
• контроль деятельности в отдельном сегменте – в сфере централизованных закупок ТМЦ;
• подготовку сводной отчетной информации – все подопечные организации самостоятельно ведут учет, формируют отчеты, подают их в головной орган, который составляет сводные данные для выявления общей эффективности деятельности компании.

Необходимость создания централизованной бухгалтерии

Письмо Минфина России от 19.082003 № 03-01-01/11-241 указывает на основную цель централизации учета в бюджетной сфере: необходимость минимизации расходов и повышения эффективности работы бухгалтерских служб. К перечню задач, решаемых усилиями ЦБ, можно отнести:

• увеличение степени достоверности учетных данных;
• возможность применять к разным случаям единую методологию;
• понижение уровня налоговых рисков;
• оперативную подготовку всех видов отчетности;
• обеспечение экономии фонда оплаты труда за счет сокращения общего штата финансовых сотрудников;
• уменьшение расходов на организацию учета на предприятии.

ВАЖНО! В Законе № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» говорится о праве руководителя хозяйствующего субъекта самостоятельно принимать решение о том, как будет вестись учет в организации: своими силами, третьими лицами или специализированными компаниями на договорной основе (п. 3 ст. 7).

Обязанности централизованной бухгалтерии

Централизованные бухгалтерские органы должны в процессе реализации своей деятельности составлять и утверждать локальные нормативные акты в форме:

• приказов и распорядительной документации, визируемых руководителем;
• коллективного договора;
• положения об учетной политике и премировании сотрудников, системе оплаты труда, об охране руда;
• правил внутреннего распорядка.

Предназначение ЦБ – ведение налогового и бухгалтерского учета. Функциональные обязанности специалистов единого финансового органа дополнительно включают:

• подготовку отчетов;
• отражение всех операций в учете не только в стоимостном выражении, но и в натуральном;
• проверку первичной документации, контроль своевременности ее оформления и представления в бухгалтерию;
• мониторинг изменений в количественном и качественном составе ТМЦ;
• контроль использования трудовых ресурсов и управление финансовыми потоками предприятий;
• реализацию расчетов с контрагентами и сотрудниками, привлеченными для выполнения отдельных работ физическими лицами.

В область задач центральной бухгалтерии может входить подача отчетной документации в контролирующие органы и ведение управленческого учета, подготовка аналитических материалов, расчет смет доходов и расходов для частных и бюджетных организаций и проверка выполнения утвержденного бюджета. Работники ЦБ могут принимать участие в инвентаризациях и оказывать консультационные услуги. Отдельный сегмент работ – систематизация и организация хранения документации обслуживаемых предприятий.

Преимущества и недостатки

Положительными последствиями внедрения централизованной бухгалтерии могут стать:

• отсутствие необходимости содержать штат финансового, планового и бухгалтерского отделов;
• управленческие расходы сокращаются;
• реализация запланированных проектов и программ происходит в сжатые сроки;
• единый подход в выполнении разных задач бухгалтерского учета;
• контролирующие действия унифицированы;
• использование ресурсной базы предприятия происходит более эффективно благодаря двойной системе мониторинга: со стороны руководства компании и специалистов ЦБ;
• не надо тратить средства и время на организацию курсов повышения квалификации и спецоценку условий труда для бухгалтерской службы;
• риски хозяйственной деятельности минимизируются, так как уровень квалификационной подготовки всех специалистов ЦБ очень высокий.

К недостаткам можно отнести сокращение возможностей для руководителя в отношении расходования средств – централизованная бухгалтерия будет соотносить все виды трат с планом доходов и расходов на текущий год. Введение дополнительных обязанностей для сотрудников ЦБ возможно только при условии увеличения платы по договору.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Для бюджетной сферы прямые рычаги воздействия на перечень оказываемых услуг у предприятия-заказчика отсутствуют. Степень централизации учета определяется не обслуживаемой организацией, а главными распорядителями средств и органами местного самоуправления.

Как создать централизованную бухгалтерию

Создание централизованной бухгалтерии происходит в несколько этапов:

1. Выбор правовой формы новой структуры.
2. Регистрация организации.
3. Определение функционала финансового органа и его организационной структуры.
4. Составление образца типового договора на оказание бухгалтерских услуг.
5. и подбор персонала.
6. Оформление прейскуранта услуг.

Правовая форма централизованной бухгалтерии

Единство бухгалтерского учета может быть достигнуто путем выделения структурного подразделения, специализирующегося на учете (бухгалтерском, налоговом, управленческом) и планировании или через создание отдельного юридического лица. В последнем случае ответственность за полноту учета возлагается на директора ЦБ. При варианте с выделением бухгалтерии в отдельное подразделение надо будет вносить в Устав изменения, добавлять в него дополнительный вид деятельности – оказание бухгалтерских услуг.

Организационная структура централизованной бухгалтерии

При разработке оптимальной организационной структуры единого органа необходимо предусмотреть:

1. Управление по подготовке отчетной документации (руководящий состав).
2. Планово-аналитический или экономический отдел.
3. Группа главных специалистов.
4. Расчетчики для начисления и учета расчетов с наемными работниками.
5. Учетчики.
6. Хозяйственное подразделение.

Типовой договор оказания услуг

Форма договора может быть разработана для оказания услуг на безвозмездной или возмездной основах. В документе надо прописать:

• функции ЦБ;
• права и обязанности сторон соглашения;
• меры ответственности за конкретные виды нарушений;
• указание лиц с правом подписи бухгалтерской документации;
• сроки предоставления в бухгалтерию первичных документов и их обработки;
• правила документооборота;
• особенности организации хранения документов и порядок работы с архивом.

Штатное расписание и персонал

В соответствии с разработанной организационной структурой бухгалтерской службы составляется ее штатное расписание. На вакантные должности подбираются высококвалифицированные специалисты общего направления деятельности и узкой специализации. Выбор работников надо организовывать на конкурсных условиях с возможностью перевода (полного или частичного) персонала дочерних структур в ЦБ. Численность штата рассчитывается с учетом предполагаемых трудозатрат в каждом сегменте учета.

Централизация бухгалтерского учета – оптимальное решение для бюджетных организаций и крупных частных предприятий. Создание такого органа позволяет высвободить дополнительные денежные ресурсы и снизить налоговые риски.

Приложение N 17

Штатные нормативы
численности персонала централизованных бухгалтерий при министерстве образования и органах управления образованием, находящихся в непосредственном ведении Министерства образования Республики Татарстан

С изменениями и дополнениями от:

Штатная численность персонала централизованных бухгалтерий при Министерстве образования и органах управления образованием определяется исходя из следующих показателей:

Количества учреждений, обслуживаемых централизованной бухгалтерией;

Численности педагогического, административного и другого персонала;

Количества учреждений, финансируемых централизованной бухгалтерией.

Нормативы
численности персонала централизованных бухгалтерий

Штатная численность персонала централизованных бухгалтерий устанавливается исходя из следующего расчета:

1. На каждые 4 учреждения (за исключением педагогических училищ, института усовершенствования учителей, республиканских и городских центров внешкольной работы - 1-2 группы, детско-юношеских спортивных школ Министерства образования, детских садов, садов-яслей, школ-интернатов, школ-интернатов с особым режимом, детских домов) - 1 единица. При этом 3 интерната при школах или 10 групп продленного дня приравниваются к одному учреждению. Централизованные бухгалтерии, логопедические пункты, группы централизованного хозяйственного обслуживания в количество учреждений не включаются.

2. На каждое педагогическое училище (колледж):

до 400 учащихся - 1 единица,

от 401 до 640 учащихся - 2 единицы,

от 641 и более - 3 единицы.

3. На каждый институт усовершенствования учителей, республиканские и городские центры внешкольной работы 1-2 группы, каждую детско-юношескую школу Министерства образования - 2 единицы, на каждый Республиканский центр образования и социальной реабилитации инвалидов - 2 единицы.

4. На каждый детский дом - 1 единица, каждую школу-интернат, школу-интернат с особым режимом с количеством классов (групп) до 15 включительно - 1 единица, от 16 и более классов (групп) - 2 единицы.

5. На 2 и более детских дошкольных учреждения с общим числом групп до 5 включительно - 1 единица, на каждый ясли - сад с числом групп 6 и более - 1 единица.

6. На каждые 10 учреждений, финансируемых централизованной бухгалтерией, - 1 единица.

7. На 320 работников по штату, с которыми производятся расчеты по заработной плате, - 1 единица, на 500 лицевых счетов компенсационных выплат по адресной социальной защите - 1 единица.

8. В централизованных бухгалтериях при Министерстве образования Республики Татарстан и городских (городах с районным делением) отделах образования, осуществляющим руководство и контроль за деятельностью нижестоящих централизованных бухгалтерий, на каждые 15 районов и городов - 1 единица.

9. При компьютеризации бухгалтерского учета в пределах численности, определенной нормативами, вводятся должности инженера, программиста и оператора. В централизованной бухгалтерии Министерства народного образования Республики Татарстан для разработки и внедрения комплексных программ по компьютеризации бухгалтерского учета и координации комплексных программ по бухгалтерскому учету сверх численности, определенной нормативами, вводятся: на каждый участок бухгалтерского учета - 1 единица.

10. При наличии специальной машины в централизованной бухгалтерии устанавливается должность водителя.

11. При условии организации горячего питания учащихся в общеобразовательных школах и передачи столовых в ведение отделов образования в штате ЦБ устанавливаются должности бухгалтера-калькулятора - 1 единица сверх численности, определенной нормативами.

Примечания: 1. Штаты централизованных бухгалтерий устанавливаются в размерах, определенных нормативами численности, кроме должности главного бухгалтера, а также его заместителей, которые вводятся дополнительно к установленному нормативу из расчета, указанного в п. 2 настоящего примечания.

2. Должности заместителя главного бухгалтера вводятся в штат при наличии в централизованной бухгалтерии:

от 5 до 15 включительно единиц - 1 должность,

от 16 до 35 включительно единиц - 2 должности,

от 36 и более единиц - 3 должности.

Кроме того, в пределах численности, определенной нормативами, может вводиться должность заместителя главного бухгалтера по компьютеризации бухгалтерского учета.

3. Должность руководителя группы учета вводится в пределах численности, определенной нормативами, при наличии в группе не менее 4 работников, включая и руководителя. Количество групп определяется положением о централизованных бухгалтериях, утвержденным приказом Министерства просвещения РСФСР.

4. Должности ведущих специалистов, специалистов I категории, специалистов II категории, специалистов и кассиров в штаты централизованных бухгалтерий вводятся в пределах численности, определенной нормативами.

5. Должность ведущих экономистов вводится в пределах численности, определенной нормативами.

6. Для ведения статистической отчетности и подготовки расчетов по перспективному развитию учреждений образования в штаты централизованной бухгалтерии вводятся дополнительно к установленному нормативу должность экономиста по статистике.

7. При необходимости в пределах численности, определенной нормативами, могут вводиться: должности секретаря-машинистки, архивариуса, курьера.

8. Должность уборщицы вводится сверх численности, определенной нормативами, при условии, если централизованная бухгалтерия расположена в обособленном помещении, а занимаемая площадь составляет 400-450 кв. м при занимаемой площади менее 400 кв. м - 0,5 единицы.

9. При открытии новых учреждений, учет которых передается на централизованное счетное обслуживание, штат централизованной бухгалтерии соответственно увеличивается и при закрытии - уменьшается. Указанные изменения производятся не чаще одного раза в год.

10. Отнесение централизованных бухгалтерий к группам по оплате труда должно производиться аналогично группам по оплате труда, предусмотренным для соответствующих структурных подразделений и должностей представительской и исполнительной власти в Республике Татарстан.

11. При расчете числа должностей округление производится по итоговым цифрам норматива численности. При этом цифры до 0,50 отбрасываются, 0,50 и более округляются до 1,00.

12. Штаты централизованных бухгалтерий при РОНО утверждаются в пределах штатных нормативов МНО РТ по представлению руководителей управлений и отделов народного образования.

Н.В. Фимина,
консультант-эксперт по бухгалтерскому учету и отчетности, советник государственной гражданской службы 3 класса

Передача учреждениями полномочий по ведению учета и составлению отчетности централизованной бухгалтерии в соответствии с соглашением о передаче полномочий (договором на бухгалтерское обслуживание) имеет ряд преимуществ. Поэтому такой вариант организации отношений является достаточно распространенным. В настоящей публикации будут рассмотрены некоторые организационные вопросы осуществления деятельности централизованными бухгалтериями.

Централизация ведения бухгалтерского учета позволяет повысить качество ведения бухгалтерского учета и составления бухгалтерской отчетности, минимизировать управленческие затраты на осуществление учетных и отчетных процедур, владеть оперативной информацией для принятия управленческих решений и повысить эффективность использования бюджетных средств.
Однако в настоящее время в отношении организации деятельности централизованных бухгалтерий у многих специалистов все еще остаются вопросы.

"Дорожная карта" по передаче функций централизованной бухгалтерии

План мероприятий по передаче функций централизованной бухгалтерии, как правило, включает:
- издание распорядительного акта о передаче функций по ведению бухгалтерского учета и составлению отчетности;
- назначение контактных лиц обслуживаемого учреждения и куратора учреждения в централизованной бухгалтерии;
- перенос копии учетных данных с составлением соответствующего акта передачи;
- оформление доверенностей на представление интересов обслуживаемого учреждения в государственных органах (при необходимости);
- инвентаризацию;
- передачу дел от бухгалтера обслуживаемого учреждения бухгалтеру централизованной бухгалтерии.

Распределение работы между сотрудниками централизованной бухгалтерии

Вопрос распределения обязанностей между сотрудниками централизованной бухгалтерии нормативными правовыми актами не урегулирован. Единственное ограничение касается численности работников централизованной бухгалтерии (урегулировано постановлением Минтруда России от 05.06.2002 № 39 "Об утверждении нормативов предельной численности работников кадровых служб и бухгалтерий федеральных органов исполнительной власти"). Материалы проверок централизованных бухгалтерий подтверждают, что численность работников централизованной бухгалтерии проверяется контролирующими ведомствами на соответствие данному документу (см.

размер шрифта

ПРИКАЗ Минздрава РФ от 22-05-2001 165 ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ШТАТНЫХ НОРМАТИВОВ СЛУЖАЩИХ И РАБОЧИХ УЧРЕЖДЕНИЙ ЗДРАВООХРАНЕНИЯ И... Актуально в 2018 году

ШТАТНЫЕ НОРМАТИВЫ ПЕРСОНАЛА ЦЕНТРАЛИЗОВАННЫХ БУХГАЛТЕРИЙ ПРИ УЧРЕЖДЕНИЯХ ЗДРАВООХРАНЕНИЯ

1. Должность главного бухгалтера устанавливается в каждой бухгалтерии.

2. Должности заместителей главного бухгалтера устанавливаются в бухгалтерии, которой полагается по п.п.4 - 8 настоящих штатных нормативов:

От 5 до 10 должностей бухгалтеров - 1 должность;

От 11 и выше должностей бухгалтеров - 2 должности.

2.1. Дополнительно должность заместителя главного бухгалтера может вводиться за счет одной из должностей руководителей групп в централизованных бухгалтериях с общим числом коек свыше 2100 или числом должностей врачей амбулаторного приема свыше 420 в обслуживаемых учреждениях;

2.2. Дополнительно должность заместителя главного бухгалтера может вводиться в учреждениях, осуществляющих операции по налоговому и статистическому учету.

3. Должность руководителя группы учета устанавливается на каждую функциональную группу, которой по п.п.4 - 8 настоящих штатных нормативов полагается не менее 6 должностей бухгалтеров,

Вместо одной из них.

4. Должности бухгалтеров по учету и калькуляции продуктов питания устанавливается из расчета 1 должность на 300 коек в больничных учреждениях (подразделениях) или мест в домах ребенка.

5. Должности бухгалтеров по учету материальных ценностей устанавливаются из расчета 1 должность на:

300 коек в больничных учреждениях (подразделениях) или мест в домах ребенка;

100 врачебных должностей в амбулаторно-поликлинических учреждениях.

6. Должности бухгалтеров по расчетам с рабочими и служащими устанавливаются из расчета 1 должность на 200 штатных должностей в обслуживаемых учреждениях.

7. Должности бухгалтеров по финансовому учету устанавливаются из расчета 1 должность на 750 коек или 150 должностей врачей амбулаторного приема в обслуживаемых учреждениях.

Дополнительно должности бухгалтеров по финансовому учету устанавливаются:

7.1. 1 должность при исполнении кассовых операций через казначейскую систему;

7.2. 1 должность для работы с фондами: обязательного медицинского страхования, пенсионным и социального развития;

7.3. из расчета 1 должность на 1000 коек или 200 должностей врачей амбулаторного приема в обслуживаемых учреждениях, работающих в системе обязательного медицинского страхования;

7.4. 1 должность при обслуживании станций переливания крови, отнесенных к III - IV группам и 2 должности - к I - II группам по оплате труда руководителей;

7.5. из расчета 1 должность на 100 тысяч выездов в год в обслуживаемых станциях (отделениях) скорой медицинской помощи;

7.6. 0,5 должности при обслуживании центров госсанэпиднадзора, отнесенных к III - IV группам и 1 должность к I - II группам по оплате труда руководителей;

7.7. из расчета 1 должность на 60 врачебных должностей при обслуживании бюро судмедэкспертизы;

7.8. 0,5 должности при обслуживании молочных кухонь с пропускной способностью в день от 1 до 5 тысяч порций, 1 должность - свыше 5 до 7 тысяч порций и 1,5 должности - свыше 7 тысяч порций.

8. Должности бухгалтеров-ревизоров устанавливаются:

8.1. 1 должность - при обслуживании менее 10 учреждений с числом коек свыше 300 (суммарно) или 60 должностей врачей амбулаторного приема (суммарно); 2 должности - не менее 15 учреждений с числом коек свыше 750 (суммарно) или 150 должностей врачей амбулаторного приема (суммарно);

8.2. 1 должность - при обслуживании станций скорой медицинской помощи с числом выездов свыше 100 тысяч в год;

8.3. 1 должность при наличии центров госсанэпиднадзора с численностью обслуживаемого населения свыше 1 млн. человек;

8.4. 1 должность при обслуживании станций переливания крови с количеством заготавливаемой плазмы не менее 10 тысяч литров в год или перерабатывающих не менее 40 тысяч литров плазмы в год;

8.5. 1 должность при обслуживании бюро судебно-медицинской экспертизы с числом врачебных должностей свыше 60.

9. Должность старшего кассира устанавливается в бухгалтерии, обслуживающей свыше 1000 работников (физических лиц) вместо одной должности кассира, полагающейся по п.10 настоящих штатных нормативов.

10. Должность кассира устанавливается в каждой бухгалтерии. При непосредственном проведении бухгалтерией денежных расчетов с населением в ее штате устанавливаются дополнительно должности кассиров:

10.1. 0,5 должности при наличии молочной кухни с пропускной способностью в день до 2 тысяч порций; 1 должность - свыше 2 тыс. порций;

10.2. 0,5 должности при наличии зубопротезного отделения с числом должностей врачей-стоматологов-ортопедов 5 и более;

10.3. 0,5 должности при наличии отделения переливания крови с заготовкой не менее 2 тыс. литров крови от платных доноров;

10.4. 0,5 должности при наличии отделения профилактической дезинфекции со штатом 10 и более должностей медицинских дезинфекторов для проведения платных работ по профилактической дезинфекции, дезинсекции и дератизации;

10.5. 1 должность при проведении других платных медицинских услуг.

11. Должность экономиста по финансовой работе устанавливается:

11.1. из расчета 1 должность на 200 коек или 50 должностей врачей амбулаторного приема при числе коек в обслуживаемых учреждениях свыше 300 (суммарно) или свыше 60 должностей врачей амбулаторного приема (суммарно);

11.2. из расчета 1 должность на 100 тысяч выездов в год на станциях скорой медицинской помощи;

11.3. из расчета 1 должность на 60 врачебных должностей в бюро судебно-медицинской экспертизы;

11.4. 1 должность при обслуживании центров госсанэпиднадзора и станций переливания крови, отнесенных к III - IV группам и 2 должности - к I - II группам по оплате труда руководителей. 12. 0,5 - 1,0 должность машинистки устанавливается в каждой бухгалтерии.

Примечания:

1. Хозяйственное обслуживание централизованной бухгалтерии (уборка и ремонт помещений, текущее наблюдение за оборудованием и аппаратурой и др.) осуществляется персоналом учреждения, при котором организована централизованная бухгалтерия.

Должности служащих и профессии рабочих централизованных бухгалтерий, расположенных в обособленных помещениях, а также занятых в технологическом процессе, устанавливаются по нормативам соответствующих работников, предусмотренных для лечебно-профилактических учреждений.

2. При утверждении штатов не допускается установление менее 0,5 должности. При расчете числа должностей итоговые цифры менее до 0,25 отбрасываются, свыше 0,25 до 0,75 - округляются до 0,5, а свыше 0,75 - до единицы.

3. Формирование функциональных групп и определение числа счетно-бухгалтерского персонала в каждой группе определяется главным бухгалтером в пределах численности должностей, полагающейся централизованной бухгалтерии по настоящим типовым штатам.

4. При расчете должностей бухгалтеров-ревизоров, экономистов по финансовой работе в число коек и численность должностей врачей амбулаторного приема включаются указанные показатели лишь по тем учреждениям, которые финансируются через централизованную бухгалтерию.