Być może żaden nowoczesny dyrektor, menedżer, szef nie wyobraża sobie życia zawodowego bez osobistego sekretarza. Po pierwsze, posiadanie asystenta jest bardzo prestiżowe. Po drugie, naprawdę kompetentna i odpowiedzialna sekretarka staje się „prawą ręką” szefa, osobą niezastąpioną w przedsiębiorstwie i co najważniejsze gwarancją, że zawsze dotrzesz na czas, o niczym nie zapomnisz i zawsze będziesz miał palec na pulsie. Zgadzam się, jest to bardzo ważne w szalonym tempie współczesnego życia. I wreszcie zawsze możesz przekierować niechcianą rozmowę telefoniczną do sekretarki, poinstruować asystentkę, aby porozumiała się z nieprzyjemnym klientem lub poprosić asystentkę o zorganizowanie osobistej uroczystości. Bardzo wygodne, prawda?

Sekretarka, asystentka, kierownik biura, asystentka osobista: cechy wspólne i różnice

Jak zauważyłeś, tego samego pracownika biurowego można nazwać inaczej. Czy istota wykonywanych obowiązków zmienia się w zależności od brzmienia stanowiska? Rozwiążmy to.
Jednym słowem " sekretarz” oznacza stanowisko osoby wynajętej przez osobę fizyczną lub firmę do prowadzenia prac biurowych, pomocy w korespondencji, organizowania spotkań i wydarzeń, wykonywania osobistych poleceń przełożonego, odbierania telefonów itp. Ogólnie rzecz biorąc, sekretarz to bardzo wieloaspektowe i ogólne określenie, które obejmuje wiele możliwych obowiązków zawodowych. Dlatego ostatnio powszechnie przyjęto stosowanie takich pojęć, jak asystent sekretarza i kierownik biura.
Odpowiedzialny odniesienie zazwyczaj obejmują: prowadzenie rozmów telefonicznych, korespondencję służbową, organizowanie podróży służbowych kadry kierowniczej, kontrolę dokumentów, przyjmowanie gości, segregowanie spraw, pracę ze sprzętem biurowym. Ogólnie rzecz biorąc, asystent sekretarza jest wykonawcą technicznym. Dlatego na to stanowisko często zatrudniani są kandydaci bez wyższego wykształcenia, specjalnych umiejętności, a nawet doświadczenia zawodowego.
Ale do pracy kierownik biura Wymagana jest specjalistyczna wiedza, na przykład z zakresu zarządzania biurem i zarządzania dokumentacją. Obowiązki takiej sekretarki są znacznie szersze niż asystenta.
Osobisty asystent muszą mieć jeszcze głębsze umiejętności, cechy osobiste i zawodowe, bo asystenci to ludzie, którzy wszystko i zawsze pamiętają, od których zależy powodzenie spotkania biznesowego menedżera czy obchodów rocznicy i którzy towarzyszą swojemu szefowi niemal zawsze i wszędzie.
Nawiasem mówiąc, warto zauważyć, że w zeszytach pracy (oczywiście pod warunkiem oficjalnego zatrudnienia) rzadko dokonuje się wpisów „zastępca kierownika” lub „asystent”. Najczęściej takie stanowisko zapisuje się jako „sekretarz menedżera”.

Jakie są wymagania wobec potencjalnych sekretarek?

Jeśli szukasz pracy sekretarki, powinieneś znać przynajmniej podstawowe wymagania, jakie pracodawcy stawiają kandydatom. Oczywiście każdy indywidualny przypadek ma wiele niuansów i każdy menedżer widzi swoją sekretarkę w szczególnym świetle. Dla niektórych nie jest istotne posiadanie wyższego wykształcenia, dla innych szefowie stawiają wiedzę na pierwszym planie, dla niektórych liczy się tylko to, jaką kawę parzy sekretarz lub jak wygląda. Swoją drogą, oto co warto wiedzieć. Pracodawca może długo i sumiennie opowiadać ci o tym, czego potrzebuje od sekretarki i co zrobisz, ale czytelnicy MirSovetova nie powinni zwracać uwagi na te przemówienia. Uwierz mi, na Twoje barki zostanie nałożonych wiele obowiązków, znacznie większych niż to, co jest opisane w opisie stanowiska i co Ci powiedziano. Robi się to tak, aby nie przestraszyć potencjalnego pracownika. Oblicza się, że w trakcie pracy łatwiej będzie Ci „rzucić” nową odpowiedzialność lub przydzielić ci specjalne zadania (żaden szef nie powie ci na rozmowie kwalifikacyjnej, że będziesz musiał mu przypominać o datach urodzenia jego żony i kochanek, ale w praktyce tak właśnie będzie).
A więc podstawowe wymagania. Dwukrotnie aplikowałam na stanowisko sekretarki i za każdym razem było bardzo podobnie:

• ukończone studia wyższe (no cóż, jaki menedżer chciałby, aby jego asystent był nieobecny na sesji w najbardziej nieodpowiednim momencie?);
• doświadczenie zawodowe (opcjonalnie, ale wysoce pożądane);
• przyjemny wygląd;
• umiejętność pracy ze sprzętem biurowym, znajomość programów komputerowych, umiejętność korzystania z Internetu;
• komunikatywność, kompetentna mowa, umiejętność wyrażania swoich myśli w mowie i piśmie;
• znajomość jednego lub większej liczby języków obcych;
• wiek od 18 do 35 lat;
• , odpowiedzialne podejście do realizacji powierzonych zadań, chęć uczenia się;
• możliwość pracy bez ustalonych standardów (stąd pracodawcy rzadko interesują się kobietami „rodzinnymi” ubiegającymi się o stanowisko sekretarki).

Jak już mówiłem, jest to bardzo ogólna lista wymagań dotyczących potencjalnej referencji i każdy pracodawca ma swoją. Nigdy nie powinieneś odmawiać rozmowy kwalifikacyjnej, jeśli zobaczysz na tej liście pozycję, w której nie jesteś zbyt mocny. Uwierz mi, Twoje inne mocne strony szybko przyćmią wszystkie Twoje słabości.

Moja historia kariery

Kończąc studia nie miałem ani doświadczenia zawodowego, ani pewności, że szybko znajdę pracę w jakiejkolwiek firmie. Dlatego też, gdy zadzwoniłem do pierwszego ogłoszenia, jakie mi się pojawiło z tekstem „Potrzebna sekretarka kierownika w zakładzie piwno-bezalkoholowym” i od razu zostałem zaproszony na rozmowę, byłem ogromnie zaskoczony. Jeszcze bardziej zdziwiłem się, gdy po rozmowie kwalifikacyjnej zaproponowano mi pójście do pracy jeszcze tego samego dnia. Naturalnie, zgodziłem się. Pensja mi odpowiadała, wczorajsza studentka, reżysera lubiłem, a praca wydawała się bezpyłowa. Wiele było dla mnie nowego, niewiele wiedziałam i musiałam uczyć się na własnych błędach, bo nie było nikogo, kto mógłby pomóc i zasugerować. Byłem bardzo wdzięczny zespołowi i reżyserowi za to, że traktowali moje błędy ze zrozumieniem i nie oceniali mnie surowo za błędy i niedociągnięcia. W zasadzie „doskonale” poradziłem sobie ze wszystkimi głównymi obowiązkami: negocjacjami, korespondencją biznesową, wydawaniem zaświadczeń podróży, przyjmowaniem gości, pracą ze sprzętem biurowym, herbatą i kawą dla dyrektora i jego gości. Generalnie nie wykonywałem żadnych ekstremalnych zadań, nie zajmowałem się sprawami kadrowymi, dotrzymywałem terminów i miałem legalną godzinę na lunch. Stopniowo zacząłem odkrywać „za kulisami” życia wyższych urzędników przedsiębiorstwa. Szacunek zdobyłem wyłącznie swoim działaniem, choć nie będę ukrywał, że byli też koledzy, którzy po prostu wstydzili się powiedzieć mi coś niepotrzebnego lub obraźliwego, bo byłem najbliżej szefa i wszyscy się go bali.
Na stanowisku sekretarza dyrektora pracowałam prawie rok, po czym awansowałam i przeniesiono mnie do innego działu. Kiedy odchodziłam ze stanowiska sekretarza, wiedziałam już dużo i byłam pewna, że ​​gdybym miała zaczynać wszystko od nowa, miałam doświadczenie i bogatą wiedzę. CV z podanym stanowiskiem sekretarza menadżera, rozesłane kilka lat później w Internecie, spełniło swoje zadanie i zostałem zaproszony do pracy jako osobista asystentka dyrektora w dużej strukturze handlowej. Moje doświadczenie zawodowe oraz znajomość języków obcych stały się głównym kryterium mojego zwycięstwa w konkursie na wolne stanowisko.
Tak jak się spodziewałem, stanowisko osobistego asystenta diametralnie różniło się od stanowiska zwykłego sekretarza. Nie musiałem odbierać ogólnych telefonów, robić szefowi herbaty, kserować dokumentów czy podpisywać kopert w celu wysłania korespondencji, do czego byłem przyzwyczajony w zakładzie. Od razu „zanurzyłam się” w życie osobiste szefa, organizując wszystkie jego spotkania i wydarzenia oraz wykonując zadania specjalne (na przykład odebranie prezentu na rocznicę przyjaciela lub przekazanie koledze złych wieści). Mój mierzony harmonogram życia zmienił się dramatycznie. Musiałem pracować 10 godzin dziennie, bez przerw na lunch i kawę. W dni świąteczne siedzenie do późna w biurze i podpisywanie kartek było uważane za normalne, a praca w weekendy była naturalnym procesem. Towarzyszyłem reżyserowi na imprezach, organizowałem jego wyjazdy zagraniczne, z partnerami, kupowałem i sprzedawałem, zajmowałem się setkami głupich raportów. Najważniejsze, że dostosowałem się do stale zmieniającego się nastroju szefa i chcąc uniknąć jego złości, starałem się wykonywać swoją pracę możliwie szybko, sprawnie i perfekcyjnie. Byłam świetna w organizowaniu i ciągle mnie o to proszono. Byłam tłumaczką, gdy do szefa przyszli zagraniczni partnerzy. Ogólnie rzecz biorąc, czego nie zrobiłem jako osobisty asystent? Teraz z wdzięcznością wspominam to miejsce pracy, pomimo wszystkich nerwów, drobnych kłopotów i wyrzutów. To była prawdziwa szkoła życia, która całkowicie mnie wyzwoliła, nauczyła komunikowania się z ludźmi o różnym poziomie i randze, dała mi bezcenny zasób wiedzy i umiejętności.
Porównując dwa miejsca pracy, dwa stanowiska, mogę śmiało powiedzieć: bycie zwykłą sekretarką jest nudne i rutynowe (choć oczywiście dla każdego), bycie zastępcą kierownika jest ciekawe, pouczające, przydatne. Po szkole, którą „ukończyłam”, bez problemu awansowałam, zaczęto mi proponować ciekawe stanowiska, zapraszano do świetnych projektów. Pracując jako zwykła sekretarka, nigdy nie doświadczyłam tych pozytywnych emocji, które towarzyszyły mi przez całą pracę jako asystent reżysera. Wierzę, że nie na próżno przeszłam tę drogę od początku do końca, szlifując całą początkową wiedzę i ugruntowując nowe umiejętności. Odnalazłem się, stałem się osobą niezastąpioną, zyskałem szacunek zespołu i szefa. Naprawdę było warto.

Zastępca menedżera to stanowisko obecne w strukturze personelu prawie każdego rosyjskiego dużego lub średniego przedsiębiorstwa. Często specjaliści zajmujący to stanowisko postrzegani są jako sekretarki o bardzo ograniczonym zakresie funkcji i obowiązków. Jest to jednak całkowicie błędne podejście do zrozumienia specyfiki omawianego stanowiska. Zastępcy menedżera można nadać najszerszy zakres uprawnień. Wymagania co do jego kwalifikacji i kompetencji mogą być bardzo wysokie. Jaka jest specyfika omawianego stanowiska? Jakie są typowe prawa i obowiązki asystenta wykonawczego w rosyjskiej firmie?

Specyfika stanowiska

Co to za stanowisko - „zastępca menedżera”? Jakie obowiązki ma taki pracownik? W większości przypadków stanowisko „zastępca kierownika” odnosi się do sekretarza. W rzadkich przypadkach to wyrażenie oznacza stanowisko zastępcy dyrektora - ale jest to z reguły typowe dla małych firm. W mniej lub bardziej dużych firmach obowiązki osobistego asystenta menedżera sprowadzają się głównie do funkcji sekretarskich. Który dokładnie? Przede wszystkim jest to praca biurowa, praca z korespondencją, rozwiązywanie problemów związanych z organizacją różnorodnych spotkań i innych wydarzeń, w które bezpośrednio zaangażowany jest szef firmy. Do obowiązków sekretarza (asystenta) menedżera niemal zawsze należy także odbieranie telefonów w biurze.

W niektórych przypadkach odpowiednia pozycja jest podzielona na kilka typów. Dlatego sekretarki, które wykonują głównie prace techniczne – odbieranie połączeń telefonicznych, przetwarzanie korespondencji itp. – nazywane są asystentami. Z kolei specjaliści zajmujący się organizacją wydarzeń i pracą biurową nazywani są kierownikami biur. Istnieje pogląd, że na stanowisku takim jak zastępca kierownika zakłada się, że obowiązki i uprawnienia są szersze w porównaniu z typowymi stanowiskami sekretarskimi. W szczególności mogą one wyrażać się w potrzebie osobistej obecności na wydarzeniach, w których bierze udział menadżer – imprezach firmowych, negocjacjach biznesowych, świętach. W tym przypadku asystent może być odpowiedzialny za prezentacje przygotowane przez menadżera lub za element wizerunkowy udziału swojego szefa w wydarzeniu. Można zauważyć, że w zeszytach pracy stanowisko zastępcy kierownika jest najczęściej określane jako „sekretarz”.

Wymagania dla zastępcy menedżera

Rozważmy taki aspekt, jak typowe wymagania stawiane kandydatom na stanowisko „zastępcy menedżera”. Obowiązki, jakie będzie wykonywał pracownik na danym stanowisku, wymagają określonych umiejętności i kwalifikacji. Ich szczegółowa lista jest w dużej mierze zdeterminowana specyfiką pracy sekretarki. Jeśli zatem czynności zastępcy menedżera będą przede wszystkim odpowiadać stanowisku przełożonego, wówczas wymagania w tym przypadku nie będą tak rygorystyczne: wykształcenie średnie, minimalne doświadczenie zawodowe, podstawowe umiejętności pracy z komputerem i sprzętem biurowym. Z kolei jeśli kompetencje asystenta wykonawczego obejmują pewne funkcje kierownicze, wówczas lista wymagań w tym przypadku będzie większa, a obowiązki zawodowe będą wymagały wyższego poziomu kwalifikacji kandydata na stanowisko sekretarza.

Typowy zestaw umiejętności, jakie powinien posiadać asystent wykonawczy w większości przypadków to: znajomość popularnych języków obcych, biegłość w obsłudze popularnych programów komputerowych do pracy z dokumentami, obrazami i prezentacjami. Ważnym aspektem wymagań kwalifikacyjnych stawianych asystentowi wykonawczemu są cechy osobiste. Należą do nich: uprzejmość, uważność, życzliwość, odpowiedzialność i gotowość do rozwiązywania nowych problemów. Preferowany przedział wiekowy kandydata na stanowisko zastępcy menedżera w wielu organizacjach to 18-35 lat. Ale są oczywiście przedsiębiorstwa, które szczególnie cenią sobie doświadczenie pracownika i dlatego chętnie zatrudniają osoby dużo starsze.

Jednocześnie wiele firm woli rekrutować specjalistów bez dużego doświadczenia do pracy wymagającej pełnienia funkcji typowych dla zastępcy menedżera. Może to wynikać ze specyfiki segmentu biznesowego, w którym działa przedsiębiorstwo. W niektórych przypadkach lepiej przeszkolić pracownika do pracy w firmie, która, relatywnie rzecz biorąc, otworzyła od podstaw pierwszą w Rosji produkcję mikroprocesorów do smartfonów i tabletów, zanurzając się we wszystkich niezbędnych niuansach tak zaawansowanego technologicznie segmentu biznesowego , niż próbować tłumaczyć doświadczonej osobie, że stare metody rozwiązywania zadań w niektórych przypadkach nie działają.

Główne obowiązki

Rozważmy bardziej szczegółowo obowiązki charakteryzujące takie stanowisko, jak zastępca menedżera. Jak zauważyliśmy powyżej, sprowadzają się one w dużej mierze do funkcji sekretarskich. Ale nie zawsze tak jest. Często zdarza się, że zastępca kierownika firmy, zwłaszcza jeśli mówimy o dużej organizacji, bierze udział w podejmowaniu kluczowych decyzji zarządczych. Potrafi towarzyszyć negocjacjom, w których uczestniczy szef – i to nie tylko od strony technicznej, ale także włączać się w odpowiednie dialogi, wyrażać opinie i rady.

W niektórych przypadkach menedżer może przekazać część swoich funkcji swojemu asystentowi – na przykład w zakresie informowania zespołu przedsiębiorstwa o wszelkich istotnych decyzjach zarządczych. Oczywiście, pracownik na tym stanowisku często wykonuje prace związane z zapewnieniem komfortu działań szefowi – aby w jego biurze panował optymalny mikroklimat, zawsze jest, że tak powiem, świeża herbata, dzięki czemu główny sprzęt, z którego korzysta menadżer, działa stabilnie.

Tryb pracy

Wiemy już zatem, jakie obowiązki charakteryzują stanowisko zastępcy menedżera. Naszym kolejnym zadaniem jest zbadanie specyfiki reżimu pracy pracownika na odpowiednim stanowisku. Oczywiście w ogólnym przypadku asystent wykonuje swoje obowiązki według harmonogramu ustalonego przez Kodeks pracy, czyli w ramach 8-godzinnego dnia pracy, 5 dni w tygodniu. Ale w praktyce możliwe są znaczne odchylenia od odpowiedniego reżimu. Podobne scenariusze mogą być typowe dla stanowiska takiego jak asystent wykonawczy z dodatkowymi obowiązkami.

Faktem jest, że specjalista pracujący na tym stanowisku może angażować się nie tylko w sprawy swojej firmy, ale także w rozwiązywanie problemów niezwiązanych bezpośrednio z wewnętrzną działalnością firmy. Dzięki temu asystent posiadający odpowiednie uprawnienia może być wysyłany w podróże służbowe, na seminaria, konferencje. Pracownik może także pełnić określone obowiązki pośredniczące pomiędzy swoim przełożonym a menadżerami pracującymi w innych organizacjach – na przykład w zakresie obiegu dokumentów czy realizacji wspólnych projektów. Harmonogram prac związanych z rozwiązywaniem takich problemów może oczywiście odbiegać od przewidzianego w Kodeksie pracy. W rzeczywistości staje się nieregularny, często dłuższy niż standardowe 8 godzin.

Przyjrzyjmy się, jak mógłby wyglądać opis stanowiska zastępcy menedżera. Struktura odpowiedniego dokumentu z reguły zaczyna się od przepisów ogólnych. Mogą wskazywać, że zastępca menedżera należy do kategorii specjalistów. Tym samym już na poziomie lokalnego źródła prawa spółka może odnotować fakt, że osoba na danym stanowisku nie jest menadżerem (nie jest wicedyrektorem). Najprawdopodobniej - sekretarka lub na przykład osobisty asystent menedżera z dodatkowymi obowiązkami.

Opis stanowiska asystenta: postanowienia ogólne

„Postanowienia ogólne” opisu stanowiska pracy mogą także zawierać sformułowania odzwierciedlające wymagania kwalifikacyjne na specjalistę. Na przykład, że zastępca menedżera musi mieć wykształcenie zawodowe i doświadczenie zawodowe. Czasami w tej samej części opisu stanowiska określa się obszar działalności, w którym pożądane jest, aby dana osoba posiadała doświadczenie w prowadzeniu działalności.

„Postanowienia ogólne” określają kluczowe kompetencje pracownika. Można je wyrazić w wymaganiach dotyczących znajomości struktury zarządzania przedsiębiorstwa, polityki wewnętrznej i zewnętrznej firmy zatrudniającej, zasad komunikacji firmy z władzami i innymi organizacjami, standardów charakteryzujących pracę biurową, zasad komunikacji biznesowej, a także jak wewnętrzne regulacje pracy w firmie.

Zakres obowiązków asystenta

Następną kluczową sekcją instrukcji są „Obowiązki zawodowe”. Jaka jest jego specyfika? W tej sekcji opisano głównie obowiązki funkcjonalne zastępcy menedżera. Mogą to być: planowanie dnia pracy szefa (w zakresie spotkań, rozmów telefonicznych, rozmów kwalifikacyjnych), organizowanie wsparcia technicznego pracy menedżera (w zakresie zamawiania transportu, organizowania spotkań biznesowych), uczestniczenie w podróżach służbowych, negocjacjach biznesowych, prowadzenie protokołów i inne dokumenty, zapewnienie interakcji menedżerów przedsiębiorstw z innymi strukturami firmy, utrzymywanie komunikacji z agencjami rządowymi.

Prawa asystenta

W opisie stanowiska pracy zawsze zawarte są uprawnienia przysługujące zastępcy menedżera. Obowiązki wynikające ze specyfiki stanowiska zawsze uzupełniane są odpowiednimi preferencjami. Jakie zatem prawa ma pracownik na danym stanowisku? Co ciekawe, obowiązki asystenta szefa przedsiębiorstwa są z nimi dość skorelowane. Na przykład prawo do podpisywania i zatwierdzania niektórych dokumentów powstaje w związku z koniecznością okresowej pracy z takimi źródłami. Przykładem innego prawa pracownika na odpowiednim stanowisku jest żądanie od bezpośredniego kierownictwa, a także innych specjalistów firmy, informacji niezbędnych do umieszczenia w dokumentach. Zastępca menedżera ma także prawo żądać od szefa zapewnienia komfortowych warunków pracy. Do obowiązków osoby na odpowiednim stanowisku może należeć okresowe wysyłanie i odbieranie dokumentów – a procedury te muszą być realizowane przy użyciu różnych środków technicznych. Sekretarz ma prawo oczekiwać pełnego dostępu do ww.

Odpowiedzialność asystenta

Sprawdziliśmy zatem, jakie są obowiązki zastępcy menedżera i jaki może być zakres jego uprawnień. Ale w większości opisów stanowisk dla specjalistów o danym profilu znajduje się jeszcze jedna sekcja - „Odpowiedzialność”. Jakie sformułowanie może się w nim znaleźć? Zastępca kierownika jest najczęściej odpowiedzialny za: nienależyte wykonanie obowiązków przewidzianych w przedmiotowych instrukcjach, ale w granicach określonych w Kodeksie pracy Federacji Rosyjskiej; przestępstwa popełnione przez niego w trakcie swojej działalności – ponownie w granicach rosyjskiego ustawodawstwa; za wyrządzenie szkody spółce - w granicach określonych w Kodeksie pracy i cywilnym Federacji Rosyjskiej oraz innych źródłach prawa.

Streszczenie

Przestudiowaliśmy więc specyfikę takiego stanowiska, jak zastępca menedżera, obowiązki i wymagania, które charakteryzują to stanowisko w strukturze personelu przedsiębiorstwa. Specjalista wykonujący daną pracę najczęściej pełni funkcje sekretarskie, ale może mieć znacznie szersze uprawnienia. W rzadkich przypadkach pojęcie „zastępcy menedżera” odpowiada stanowisku zastępcy dyrektora, ale jest to typowe głównie dla małych przedsiębiorstw.

W „klasycznej” interpretacji wyrażenia „zastępca kierownika” praca osoby na odpowiednim stanowisku może być bliska funkcjom asystenta, urzędnika czy np. kierownika biura. W zeszycie asystenta menedżera najprawdopodobniej znajdzie się wpis „sekretarz” lub „asystent”, choć wiele oczywiście zależy od standardów korporacyjnych przyjętych w danej organizacji.

Konieczność zapraszania do pracy specjalistów o danym profilu charakteryzuje działalność menedżerów większości rosyjskich przedsiębiorstw. Efektywna praca menedżera wyższego szczebla zależy od tego, jak dobrze jego asystent rozwiąże jego problemy – z pozoru drugorzędne z punktu widzenia praktycznego zarządzania przedsiębiorstwem, ale w rzeczywistości niezwykle istotne dla organizacji. Praca sekretarza jest najważniejsza w strukturze komunikacyjnej zespołu, na którego czele stoi szef firmy.

Należy pamiętać, że wiele firm praktykuje mianowanie kilku zastępców dyrektorów jednocześnie. Jednakże status i uprawnienia każdego z nich mogą się różnić. Jeden specjalista może pełnić funkcje sekretarskie, inny może być kierownikiem biura, a trzeci może towarzyszyć menadżerowi podczas wydarzeń. Jednocześnie menedżerowie HR mogą ćwiczyć wymienność pracowników w odpowiednich obszarach działalności.

Asystent wykonawczy to elita personelu administracyjnego. Dyrektor dużego przedsiębiorstwa potrzebuje odpowiedzialnego i rzetelnego asystenta, który wykona wszelkie prace organizacyjne i informacyjne. Dzięki temu menedżer przestaje marnować czas w sposób irracjonalny, zamartwiając się i zajmując się drobnymi sprawami. Asystent zyskuje w firmie szczególny status, ponieważ jest powiernikiem dyrektora.

Aby sprawnie wykonywać swoje obowiązki, nie wystarczy posiadać podstawowy zasób wiedzy i umiejętności, trzeba jeszcze posiadać pewne cechy ludzkie. Musisz być punktualny, przyjacielski, opanowany, taktowny i oddany interesom korporacji. Jednocześnie trzeba przygotować się na pełnienie podrzędnego stanowiska, aby móc dostosować się do okoliczności i charakteru szefa.

Przede wszystkim trzeba umieć szanować zarówno samego lidera, jak i innych. Będziesz musiał opanować umiejętność zarządzania i wydawania poleceń, ponieważ zostanie Ci powierzony obowiązek nadzorowania prostych projektów. Trzeba poważnie podchodzić do swojej pracy i nie bać się jej. Wykaż się inicjatywą i nie bój się wyrazić swojej opinii szefowi, jeśli uważasz, że masz rację.

Do głównych obowiązków dobrego zastępcy menedżera należy: praca z dokumentacją i prace organizacyjne. Obsługa informacyjno-dokumentacyjna obejmuje następujące kwestie:
1. Przyjmowanie i sprawdzanie przygotowanych projektów dokumentów przekazywanych przełożonemu do podpisu, redagowanie ich i finalizowanie.
2. Odbiór korespondencji docierającej na adres firmy i przekazywanie jej odpowiednim komórkom strukturalnym i konkretnym pracownikom. Przygotowanie i przesłanie odpowiedzi.
3. Sporządzanie pism, wniosków, raportów, raportów i innej dokumentacji wymaganej przez menadżera.
4. Prowadzenie ewidencji archiwalnej i bezpieczne przechowywanie akt.
5. Monitorowanie pracy pracowników przedsiębiorstwa, monitorowanie terminów.
6. Prowadzenie akt rejestracyjnych.

Usługa bezdokumentowa obejmuje inne obowiązki:
1. Odbiór i nadawanie komunikatów różnymi kanałami komunikacji.
2. Kontrolowanie przychodzących rozmów telefonicznych, „twarz” firmy w rozmowach z klientami, szybkie podejmowanie decyzji o ważności rozmowy.
3. Zapewnienie pracy menadżera poprzez uporządkowanie jego biurka.
4. Racjonalne planowanie spotkań i innych spraw szefa.
5. Przygotowanie narad, posiedzeń, konferencji (zbieranie uczestników i dokumentów). Prowadzenie protokołów tych spotkań.
6. Organizacja prezentacji firmowych.
7. Wykonywanie osobistych próśb i poleceń menadżera.

Zakres tych obowiązków zależy od wielkości przedsiębiorstwa i kierownictwa. Dyrektor dużej firmy ma kilku asystentów, których obowiązki są węższe, ale nie mniejsze.

Asystent wykonawczy to świetna okazja, aby nauczyć się umiejętności zarządzania. To stanowisko może być kolejnym krokiem w Twojej karierze.

Obowiązki asystenta wykonawczego zależą od wielkości firmy, stylu zarządzania i standardów korporacyjnych. Tym samym w małych firmach zastępca menedżera oprócz obowiązków służbowych często zajmuje się obsługą administracyjną i ekonomiczną urzędu, koordynowaniem pracy kurierów/kierowców/menedżerów, przygotowywaniem podstawowych dokumentów księgowych oraz pełnieniem funkcji oficer personalny. Natomiast w

W dużych firmach menadżerowi często pomaga nie jedna, ale dwie osoby: urzędnik, który odpowiada za techniczną realizację rutynowych prac z papierami, rozmowami telefonicznymi i innymi codziennymi sprawami wymagającymi stałej obecności w biurze oraz koordynator, osobisty asystent, który organizuje dzień pracy menadżera, planuje spotkania i spotkania, towarzyszy mu w podróżach służbowych.

W megakorporacjach, gdzie każdy dział lub oddział ma sekretarza-urzędnika, jako asystenta szefa organizacji

czasami przypisuje się także funkcje kierownika sekretariatu lub kierownika urzędu.

Biegła znajomość języka obcego (a nawet kilku języków) to najważniejsza umiejętność, która pozwala kandydatowi na uzyskanie stanowiska zastępcy menedżera w renomowanej firmie. Umiejętności w istocie nowoczesny, wysoce profesjonalny asystent menedżera jest administratorem zarządzającym,

Do najważniejszych kompetencji, które obejmują:

A) Proaktywność – umiejętność proaktywnej pracy: przewidywania potrzeb menedżera, czytania między wierszami, rozumienia wszystkiego bez zbędnych pytań, umiejętność przewidywania rozwoju wydarzeń, a co za tym idzie, możliwość zapobiegania wielu problemom;

B.) Wszechstronność – umiejętność sprawnego wykonywania szerokiego zakresu obowiązków, umiejętność dostosowania się do szybko zmieniających się warunków

C) efektywna komunikacja i logistyka informacji – umiejętność zarządzania przepływem informacji;

D) umiejętność prawidłowego postępowania z informacjami poufnymi;

D) umiejętności systemowej analizy problemów, umiejętność zaproponowania kilku

możliwe rozwiązania – optymalne, rezerwowe i „kryzysowe” – w przypadku rozwoju wydarzeń według niepożądanego scenariusza;

E) biegła znajomość technologii komputerowej (menedżer

administrator musi umieć tworzyć bazy danych, pracować z programami edycyjnymi, organizować wirtualne prezentacje, konferencje itp.);

G) Automatyczne zarządzanie stresem w czasie i autorefleksja; kontrola

H) Umiejętności kontroli i koordynacji (spotkania, projekty, wszystko, co zleci menadżer).

Do najcenniejszych cech zapewniających sukces w zawodzie zalicza się umiejętność czytania i pisania, umiejętności komunikacyjne, dyplomację,

odpowiedzialność, pracowitość i dokładność, umiejętność szybkiego działania

przetwarzać duży przepływ informacji, umiejętność ustalania priorytetów, duch korporacyjny, odporność na stres, dobra pamięć i reakcja. Ponadto dzisiaj, gdy wiele rosyjskich firm rozwija się za granicą, biegła znajomość języka obcego (a nawet kilku języków) stała się najważniejszą umiejętnością, która pozwala kandydatowi uzyskać stanowisko zastępcy menedżera w renomowanej firmie

Jurij Wodiłow, dyrektor generalny firmy Sibrybprom, uważa, że ​​funkcjonalność zastępcy menedżera jest następująca:

Organizacja rozmów telefonicznych;

Odbieranie wiadomości, pism kierowanych do menadżera i w razie potrzeby przekazywanie ich menadżerowi;

Przygotowanie zgromadzeń, narad, w tym zgromadzeń wspólników, zarządów, negocjacji (osobisty asystent opracowuje materiały, powiadamia uczestników o miejscu i czasie wydarzenia, a także monitoruje przestrzeganie regulaminu, prowadzi protokoły, sporządza wyniki, sporządza stenogramy) notatki);

Przyjmowanie przychodzącej korespondencji służbowej, rejestrowanie jej i przekazywanie menadżerowi, a następnie przekazywanie uchwał Dyrektora Generalnego konkretnym wykonawcom lub samodzielne przygotowanie odpowiedzi;

Monitorowanie terminów realizacji poleceń przełożonego przez pracowników pionów strukturalnych firmy;

Przyjmowanie i terminowe składanie dokumentów do podpisu;

Spotykanie się i przyjmowanie gości menadżera;

Przygotowanie podróży służbowych (obsługa wizowa, rezerwacja biletów, rezerwacja hoteli);

Tworzenie warunków sprzyjających najbardziej efektywnej pracy menadżera (monitoruje organizację miejsca pracy, dostępność artykułów piśmiennych, niezbędnego sprzętu biurowego, czystość w biurze menadżera)

Z punktu widzenia M.E. Tarasova, szef służby organizacyjno-administracyjnej CJSC NK Rusneftekhim, wśród głównych obowiązków zastępcy menedżera można wyróżnić:

Wsparcie administracyjne menadżera;

Planowanie dnia pracy menadżera, koordynowanie i organizowanie spotkań oraz przyjmowanie gości;

Wsparcie informacyjno-analityczne menadżera: wyszukiwanie i przetwarzanie niezbędnych informacji; przygotowywanie materiałów informacyjnych, analitycznych i prezentacyjnych, raportów i wystąpień, recenzji analitycznych, raportów itp.;

Prowadzenie korespondencji biznesowej dla menadżera;

Przygotowanie spotkań, narad, spotkań prowadzonych przez menadżera, formalizowanie wyników spotkań/negocjacji biznesowych;

Udział w negocjacjach, spotkaniach biznesowych, przyjęciach; towarzyszenie menadżerowi na spotkaniach, w podróżach itp.;

Organizacja i obsługa podróży służbowych i spotkań (logistyka optymalnych tras, rezerwacja biletów, pokoi hotelowych, transferów; obsługa wizowa; rejestracja udziału w konferencjach i seminariach; organizacja wypoczynku);

Nawiązywanie relacji z przedstawicielami firm, przedsiębiorstw, organizacji, organów rządowych i administracyjnych w celu rozwiązywania problemów, które nie wymagają bezpośredniego udziału menedżera; pozyskiwanie dokumentów i informacji od organów rządowych i zarządzających w imieniu menedżera;

Tłumaczenia ustne i pisemne, obsługa językowa negocjacji i spotkań biznesowych;

Organizacja prezentacji i wydarzeń protokolarnych, działalność reprezentacyjna;

Sporządzanie raportów wydatków;

Wykonywanie zadań osobistych dla przełożonego.

Lista ta nie jest kompletna, w konkretnej firmie obowiązki asystenta mogą się różnić w zależności od wielkości i działalności firmy.

Na rosyjskiej stronie poszukiwania pracy znajdują się informacje o tym, gdzie kształcą się osobiści asystenci menedżerów, powiązane kariery i, co najważniejsze, o wymaganiach dotyczących umiejętności i zdolności osobistych asystentów:

Wyższe wykształcenie zawodowe jest dziś nadawane w specjalności 032001

„Dokumentacja i wspomaganie dokumentowania zarządzania”, kształcenie średnie zawodowe – specjalność 0611 „Wspomaganie dokumentowania zarządzania i archiwistyki”. Obecnie istnieje całkiem sporo instytucji edukacyjnych kształcących się w tych specjalnościach. Obecnie około 80 uczelni w kraju przygotowuje specjalność z zakresu dokumentacyjnego wspomagania zarządzania

Do głównych obowiązków zastępcy menedżera należy:

1.Praca z dokumentami (usługi informacyjno-dokumentacyjne):

2.odbiór i weryfikacja poprawności przygotowanych projektów

3. dokumenty przekazane kierownikowi do podpisu, ich wysokiej jakości redakcja; przyjmowanie korespondencji otrzymanej do rozpatrzenia przez kierownika, jej późniejsze przekazywanie zgodnie z podjętą decyzją jednostkom strukturalnym lub konkretnym wykonawcom do wykorzystania w procesie pracy lub przygotowania odpowiedzi;

4.prowadzenie prac biurowych: sporządzanie pism, wniosków i innych dokumentów, przygotowywanie projektów raportów, raportów i innych materiałów niezbędnych do pracy kierownika;

5. tworzenie akt zgodnie z przyjętą nomenklaturą, zapewnienie ich bezpieczeństwa i przekazanie do archiwum w ustalonym terminie;

szybkie przechowywanie dokumentów w trakcie realizacji i przed przekazaniem do

archiwum; monitorowanie realizacji wydanych poleceń przez pracowników przedsiębiorstwa

i zamówień, a także dotrzymywania terminów wykonania dyspozycji i

instrukcje kierownika kontrolowanego przedsiębiorstwa;

6. prowadzenie dokumentacji kontrolno-rejestrowej.

2. Prace organizacyjne (usługi nieudokumentowane):

1. odbieranie i przesyłanie wiadomości kanałami komunikacji (faks, e-mail)

kreowanie „telefonicznego wizerunku” firmy i menedżera,

2.zabezpieczenie menadżera przed niepotrzebnymi gośćmi i telefonami,

niezależne podejmowanie decyzji o przekierowaniu i rozwiązaniu umowy

3. Wyposażenie stanowiska pracy menadżera w niezbędne środki

sprzęt organizacyjny, artykuły biurowe,

tworzenie warunków sprzyjających jego efektywnej pracy;

4.organizacja i koordynacja spotkań menadżera, wypracowanie jak najbardziej racjonalnego porządku i trybu pracy menadżera

5. Przygotowywanie posiedzeń, narad i innych zebrań prowadzonych przez kierownika (gromadzenie niezbędnych materiałów, powiadamianie uczestników o terminie i miejscu posiedzenia, porządek obrad, ich rejestracja), prowadzenie i sporządzanie protokołów z posiedzeń;

6.Organizacja prezentacji i działań reprezentacyjnych;

7.organizowanie przyjmowania gości, umożliwiające szybkie rozpatrywanie próśb i sugestii pracowników;

8. Realizacja spraw osobistych (wybór prezentów dla partnerów biznesowych, znalezienie guwernantki dla dzieci menadżera itp.).

W artykule Ekateriny Panowej, dyrektor generalnej KAUS-Secretary LLC, dokonano klasyfikacji asystentów osobistych w zależności od wielkości organizacji, ilości przepływu dokumentów w niej oraz osób pracujących dla szefa tej organizacji.

Główny sekretarz. Odpowiedni dla menadżerów firm liczących do 25 osób. Osoba ta łączy funkcje sekretarza menedżera z funkcjami sekretarza firmy. Dla menedżera wykonuje on tylko pewne proste zadania (np. wita gości, częstuje ich drinkami, pisze listy, obsługuje korespondencję). Wymagania. Musi to być wykonawca zdyscyplinowany, od którego nie wymaga się niezależności w podejmowaniu decyzji ani inicjatywie. Inne wymagania to: wykształcenie wyższe lub niepełne (ważne, aby studia nie miały wpływu na pracę), duża szybkość pisania na klawiaturze, umiejętność obsługi urządzeń biurowych, pożądany jest co najmniej roczny staż pracy na podobnym poziomie. Konieczne jest, aby osoba ubiegająca się o to stanowisko była skłonna do wykonywania monotonnej pracy.

Asystent administracyjny, menadżer biznesowy. Jest niezbędny menadżerom firm z dużym przepływem dokumentów, głównie do komunikacji pomiędzy menadżerem a podwładnymi. Ten typ osobistego asystenta musi łączyć w swojej pracy wykonywanie zarówno funkcji technicznych, jak i funkcji wymagających od niego niezależności i odpowiedzialności, na przykład: planowanie harmonogramu pracy menedżera, organizowanie wycieczek, samodzielne sporządzanie niektórych dokumentów, przygotowywanie materiałów do negocjacji, spotkań , zgromadzenia wspólników, zarządy. Wymagania. Wykształcenie wyższe, dwuletnie doświadczenie na podobnym stanowisku, reprezentatywny wygląd, znajomość języka obcego (w razie potrzeby), dobre zdolności organizacyjne, w tym umiejętności negocjacyjne oraz umiejętność podejmowania samodzielnych decyzji.

Profesjonalny asystent. Z reguły jest to konieczne dla menedżerów dużych przedsiębiorstw. Na to stanowisko często zapraszani są mężczyźni. Taki asystent dyrektora generalnego wykonuje część pracy za i dla menedżera, a menedżer wykorzystuje wyniki. Profesjonalny asystent musi posiadać specjalną wiedzę i wykształcenie z zakresu tematycznego działalności menedżera. Nie wykonuje dla menadżera prac technicznych, jak na przykład asystent administracyjny. Wymagania. Wykształcenie wyższe (specjalistyczne), dwuletni staż pracy na podobnym stanowisku, znajomość języka obcego (w razie potrzeby), wiedza i doświadczenie z zakresu działalności firmy, odpowiedzialność, inicjatywa. Bardzo ważne jest, aby ten pracownik nie miał nadmiernych ambicji, gdyż menedżer będzie mógł cieszyć się owocami swojej wielogodzinnej żmudnej pracy i przywłaszczyć sobie wszystkie laury.

Menedżer spraw osobistych menedżera. Ten typ osobistego asystenta jest mniej powszechny niż inne. Może być poszukiwany zarówno w małych, jak i dużych firmach. Potrzebny jest menedżer, który spędza dużo czasu w pracy, ale jednocześnie prowadzi bardzo aktywne życie poza biurem, ma dużą rodzinę, często wyjeżdża na wakacje za granicę i jest gotowy powierzyć pewne funkcje związane z organizacją spraw osobistych swojemu asystentowi. Na przykład menedżer spraw osobistych może rezerwować i kupować bilety do teatrów, na koncerty oraz kupować prezenty dla przyjaciół, krewnych i ważnych partnerów. Do obowiązków kierownika spraw osobistych często należy również organizowanie wycieczek turystycznych dla menedżera i członków jego rodziny. W ostatnich latach zawód sekretarza-asystenta przeszedł istotne zmiany. Sekretarz jest często punktem kontaktowym dla całej komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej przedsiębiorstwa. To właśnie sekretarz-asystent musi być nienagannym łącznikiem pomiędzy menadżerem a pracownikami, realizującym decyzje i polecenia; pomiędzy menadżerem a jego partnerami biznesowymi. Odbierając telefon, organizując przyjęcia, spotkania, prezentacje, wymieniając dokumenty biznesowe, sekretarka jest zawsze w centrum wydarzeń. Dobry sekretarz może podwoić produktywność swojego szefa, zły sekretarz zmniejsza ją o połowę.

Prestiż firmy w dużej mierze zależy od poziomu zawodowego sekretarki. Jego cechy, takie jak pracowitość, inicjatywa i wysoki profesjonalizm, pomogą szefowi przedsiębiorstwa przezwyciężyć trudności produkcyjne i rozwiązać narosłe problemy. W warunkach ostrej konkurencji niewielu menedżerów może sobie pozwolić na wybór sekretarza wyłącznie w oparciu o dane zewnętrzne. Cechy takie jak wzrost, wiek i „liczba drukowanych znaków na minutę” w coraz większym stopniu ustępują miejsca wykształceniu, inteligencji, umiejętnościom komunikacyjnym i doświadczeniu zawodowemu. Dziś we wszystkich krajach rozwiniętych podczas szkolenia sekretarek szczególną uwagę zwraca się na poszerzanie erudycji zawodowej, horyzontów i zwiększanie umiejętności rozwiązywania różnych problemów biznesowych.

Wraz z pojawieniem się komputerów osobistych na biurku sekretarki procedury przygotowywania dokumentów, ich rejestrowania, wyszukiwania i przechowywania stały się prostsze, ale wzrosła rola sekretarza jako organizatora, dyspozytora i konsultanta. pojawiły się nowe wymagania dotyczące cech osobistych i zawodowych sekretarza-referenta, pojawiły się odmiany nazwy stanowiska sekretarskie: asystent, asystent generalny, przedstawiciel dyrekcji, kierownik biura. Różnice na stanowisku sekretarza są następujące. Słowo „sekretarz” odnosi się do stanowiska osoby wynajętej przez osobę fizyczną lub firmę do prowadzenia prac biurowych, pomocy w korespondencji, organizowania spotkań i wydarzeń, wykonywania osobistych poleceń przełożonego, odbierania telefonów itp.

Osobisty asystent musi mieć jeszcze głębsze umiejętności,

cechy osobiste i zawodowe, bo asystenci to ludzie, którzy wszystko i zawsze pamiętają, od których zależy powodzenie spotkania biznesowego menedżera czy obchodów rocznicy i którzy towarzyszą swojemu szefowi niemal zawsze i wszędzie. Nawiasem mówiąc, warto zauważyć, że w zeszytach pracy (oczywiście pod warunkiem oficjalnego zatrudnienia) rzadko dokonuje się wpisów „zastępca kierownika” lub „asystent”. Najczęściej takie stanowisko jest zapisywane jako „sekretarz menedżera”

Opis stanowiska: asystent kierownika organizacji

Duża organizacja oznacza duże kłopoty. Szef korporacji nie będzie w stanie dotrzymać kroku wszędzie, nawet przy pomocy swoich zastępców. Aby właściwie zaplanować dzień, o niczym nie zapomnieć, rozdzielić i kontrolować pracę, menedżer potrzebuje asystenta. Co robi pracownik na tym stanowisku, co powinien umieć i wiedzieć?

Zastępca menedżera: jego rola w organizacji

Kierując się logiką zatwierdzonego na szczeblu państwowym klasyfikatora zawodów, zastępca kierownika należy do kategorii menedżerów, ponieważ nadzoruje niemal wszystkie zagadnienia mieszczące się w kompetencjach pierwszej osoby.

Jednocześnie niektóre organizacje interpretują stanowisko zastępcy menedżera jako administratora, menedżera lub sekretarza: pierwsze dwa stanowiska implikują funkcje organizacyjno-administracyjne, trzecie - prezentacyjne i pomocnicze. Klasyfikator zawodów klasyfikuje te rodzaje pracy na różne kategorie - specjaliści, pracownicy techniczni, ale jako menedżerowie klasyfikuje jedynie asystentów.

Jak ustalić zakres obowiązków służbowych?

Zatrudniając zastępcę kierownika lub sekretarkę, organizacja powinna zdecydować o statusie, prawach i obowiązkach tego pracownika, ponieważ od tego zależą wymagania dotyczące poziomu wykształcenia, kwalifikacji i doświadczenia zawodowego kandydata.

• Wystarczy, że recepcjonistka posiada pełne wykształcenie średnie, a kandydata bezpośrednio na stanowisku pracy uczy się etykiety i technicznych technik pracy ze sprzętem biurowym.
• Administrator musi posiadać co najmniej tytuł licencjata, zdolności organizacyjne, energiczną osobowość oraz pewne doświadczenie zawodowe, w zależności od wymagań firmy.
• Menedżer, jako przedstawiciel profesjonalistów, wymaga co najmniej pełnego wyższego wykształcenia, nie jest wymagane doświadczenie zawodowe, ale firma ustala ten standard według własnego uznania.
• Asystent menadżera. Stanowisko to wiąże się z takimi samymi wymaganiami kwalifikacyjnymi jak dla menedżera: pełne wykształcenie wyższe, staż pracy w specjalności co najmniej 2 lata. Jest prawdopodobne, że wymagane będą szczególne cechy osobowe wnioskodawcy i ewentualnie zaawansowane szkolenie.

Dlaczego opis stanowiska jest konieczny?

Zastępca kierownika, będąc urzędnikiem, ma obowiązek działać w ramach przysługujących mu uprawnień funkcjonalnych i w pełni wykonywać powierzone mu funkcje. Jednak nawet nie będąc menadżerem, pracownik ma obowiązek sumiennie i terminowo wywiązywać się ze swoich obowiązków służbowych.

Zlecenie zatrudnienia nie zawiera szczegółowego zestawienia tych kompetencji, a nawet w przypadku umowy o pracę lista funkcji nie zawsze jest wyczerpująca. Aby uniknąć rozbieżności przy ustalaniu zakresu obowiązków pracownika, organizacja musi zawierać szczegółowe obowiązki, prawa, które posiada, a także zakres odpowiedzialności za naruszenie umowy o pracę, wewnętrzne zasady pracy, wyrządzenie szkody pracodawcy itp. .

Osobisty asystent menedżera

Opis stanowiska asystenta sporządzany jest na wzór podobnej instrukcji dla menedżera lub jego zastępcy, z wyjątkiem niektórych priorytetowych funkcji planowania strategicznego i zarządzania. Prawdopodobne jest, że asystentowi nie zostanie powierzone także zatrudnianie i zwalnianie pracowników, prawo do dysponowania zasobami finansowymi przedsiębiorstwa, wydawanie pełnomocnictw i inne kompetencje, które osobiście należą do menedżera.

Przepisy dopuszczają jednak delegowanie wszelkich funkcji zaufanemu pracownikowi, pod warunkiem, że posiada on wystarczające kwalifikacje, wiedzę, doświadczenie i uprawnienia do rozwiązywania takich kwestii. Ważne jest jedynie prawidłowe sformalizowanie uprawnień pracownika – poprzez zlecenie lub pełnomocnictwo.

Jednocześnie opis stanowiska zastępcy kierownika przedsiębiorstwa musi odzwierciedlać faktycznie wykonywaną przez niego pracę.

Typowe sekcje

Struktura opisu stanowiska jest zapisana w państwowych księgach kwalifikacji i zawiera wszystkie podstawowe wymagania wobec pracownika oraz niuanse stanowiska, a także jego miejsce w strukturze organizacyjnej organizacji.

Opis stanowiska „Asystenta Menedżera”, jak każdego innego, powinien zawierać następujące części:

1. Ogólne warunki. Wskazano tutaj procedurę zatrudniania i zwalniania, podporządkowania oraz procedurę zastępowania pracownika.
2. Funkcje pracy. Jedna z najważniejszych sekcji, którą należy szczegółowo rozważyć.
3. Prawa przyznane pracownikowi.
4. Granice odpowiedzialności za naruszenia.
5. Kwalifikacje, doświadczenie zawodowe, poziom wykształcenia.
6. Co powinien wiedzieć pracownik na tym stanowisku?
7. Relacje pomiędzy nim a innymi działami organizacji.

Sekcji tych nie można przyciąć, ale można je rozwinąć i dodać niezbędne elementy.

Opis stanowiska zastępcy menedżera: przykład

Dyrektor (nazwa organizacji)

Opis stanowiska „Asystent menedżera”

1. Warunki podstawowe

1.2. Przyjmowany i zwalniany z pracy na polecenie dyrektora.

1.3. Podporządkowanie: bezpośrednio dyrektorowi.

2.1. Koordynuje pracę wydziałów, działów i innych działów przedsiębiorstwa zgodnie z poleceniami, uchwałami i zarządzeniami dyrektora.

2.2. Prowadzi ewidencję terminów wykonania poleceń kontrolnych dyrektora przez oddziały strukturalne.

2.3. Sporządza plan pracy dyrektora na kolejny dzień roboczy i terminowo przekazuje go kierownikowi.

2.4. Organizuje i kontroluje pracę biurową w przedsiębiorstwie, sprawdza jej zgodność z wymogami prawa.

2.5. Zapewnia księgowość i rejestrację wszystkich pełnomocnictw wydanych przez dyrektora.

2.6. Zarządzaj urzędnikami i kontroluj wyniki ich działań.

Zastępca kierownika ma prawo:

3.1. Zapoznaj się z decyzjami podjętymi w sprawie przedsiębiorstwa.

3.2. Uczestnictwo w spotkaniach kadry zarządzającej.

Dodaj w zależności od potrzeb konkretnej organizacji i profilu stanowiska.

Zastępca kierownika jest odpowiedzialny za:

4.1. Za niewykonanie lub nienależyte wykonanie swoich obowiązków wynikających z niniejszych instrukcji, poleceń i instrukcji dyrektora obowiązują obowiązujące przepisy regulujące działalność przedsiębiorstwa.

4.2. Za niewystarczającą kontrolę nad działaniami podległych pracowników.

4.3. Za ujawnienie informacji zastrzeżonych.

Dodaj w zależności od potrzeb konkretnej organizacji i profilu stanowiska.

Zastępca kierownika musi posiadać pełne wykształcenie wyższe i co najmniej 2 lata specjalistycznego doświadczenia zawodowego.

Obowiązujące ustawodawstwo, Karta, Układ Zbiorowy (wskazuje, jakie akty i normy pracownik musi znać).

Wskazano, z kim i w jakich kwestiach współpracuje zastępca menedżera.

Kierownik Działu Personalnego

Specyficzne kompetencje asystenta kierownika projektu

Zakłada się, że zarządzanie projektami jest stanowiskiem tymczasowym, a asystent przejmuje określone obowiązki do czasu zakończenia projektu. Jego obowiązki funkcjonalne będą zależne od specyfiki i tematu projektu, a także potrzeb konkretnej organizacji.

Opis stanowiska asystenta kierownika projektu według funkcji będzie bardziej specjalistyczny, ale z wydźwiękiem administracyjnym i organizacyjnym. Typowe obowiązki na tym stanowisku można znaleźć w podręczniku kwalifikacji, a następnie zmodyfikować je w zależności od sytuacji.

Czy obowiązki asystenta dyrektora generalnego są inne?

Obowiązki zastępcy dyrektora generalnego i zastępcy dyrektora generalnego będą się różnić. Oczywiście w drugim przypadku uprawnienia będą węższe, ponieważ szef spraw ogólnych nie jest odpowiedzialny za całą działalność organizacji, a jedynie za odrębny sektor.

Opis stanowiska zastępcy kierownika ds. ogólnych sporządzany jest w oparciu o funkcje szefa, któremu „wspomaga się”. Podstawą będzie zatem zakres jego obowiązków i funkcji.

W tym przypadku opis stanowiska „Asystent menedżera” jest odpowiednią podstawą; można na nim bazować przy opracowywaniu nowych dokumentów dla powiązanych stanowisk.

Opis stanowiska zastępcy menedżera

Opis stanowiska pracy to dokument lokalny, który powinien znajdować się w każdym przedsiębiorstwie. Dokument ten wskazuje wszystkie oficjalne obowiązki konkretnego pracownika.

Pracodawca przed zatrudnieniem nowego pracownika i podpisaniem z nim umowy o pracę ma obowiązek zapoznać go z opisem stanowiska pracy. Jeżeli zostanie to zaniedbane, pracodawca nie będzie mógł pociągnąć pracownika do odpowiedzialności dyscyplinarnej za niedopełnienie obowiązków służbowych.

Instrukcje opracowywane są przez funkcjonariuszy personalnych wspólnie z prawnikiem. Zatwierdza go pracodawca lub wynajęty menadżer, jeżeli posiada on takie uprawnienia. Dokument musi być opatrzony główną pieczęcią pracodawcy.

Zakres obowiązków na stanowisku zastępcy kierownika

Zastępca menedżera należy do kategorii specjalistów. Do jego obowiązków służbowych należy:

• Planowanie dnia pracy kierownika przedsiębiorstwa;
• Realizacja technicznej strony działań menadżera;
• Obsługa podróży służbowych – zamawianie biletów lotniczych i kolejowych, zamawianie taksówki, rezerwacja hoteli;
• Organizacja spotkań i negocjacji;
• Przygotowywanie dokumentów na te spotkania;
• Podróżowanie, na mocy decyzji przełożonego, w ramach krótkoterminowych podróży służbowych w celu rozwiązania problemów, które przełożony mu wcześniej zidentyfikował;
• Towarzyszenie menadżerowi na spotkaniach i negocjacjach;
• Udział w negocjacjach, przyjęciach okolicznościowych, spotkaniach biznesowych;
• Prowadzenie protokołów tych negocjacji i spotkań;
• Przygotowanie innych dokumentów związanych z tymi spotkaniami;
• Koordynacja niektórych spraw z kierownikami działów strukturalnych w imieniu menadżera;
• Zwrócenie uwagi kierowników działów na instrukcje kierownika przedsiębiorstwa;
• Monitorowanie wdrażania niniejszych instrukcji;
• Gromadzenie materiałów i informacji potrzebnych menadżerowi do prowadzenia efektywnych działań;
• Prowadzenie prac analitycznych i informacyjnych;
• Przygotowywanie referencji i innych materiałów dla managera;
• Ewidencjonowanie;
• Praca z korespondencją przychodzącą i wychodzącą otrzymywaną dla menadżera;
• Księgowość i rejestracja korespondencji przychodzącej, zarówno pocztowej, jak i elektronicznej;
• Utrzymywanie spotkania z przełożonym;
• Pozyskiwanie informacji niezbędnych menadżerowi od organów państwowych i samorządów lokalnych. Informacje są uzyskiwane w imieniu;
• Przestrzeganie środków bezpieczeństwa i standardów ochrony pracy;
• Przestrzeganie przepisów wewnętrznych i dyscypliny pracy;
• Wykonywanie różnych zadań od przełożonego.

Obowiązki asystenta menedżera mogą być szersze lub węższe. Zależy to od specyfiki działalności firmy, jej miejsca na rynku, konkurencyjności i innych czynników, które mogą mieć wpływ na czas pracy menedżera.

Na przykład może otrzymać prawo do indosowania dokumentów lub akceptowania jedynie dokumentów do rejestracji w celu zatwierdzenia przez ich przełożonego.

Pobierać

Przykładowy opis stanowiska asystenta menedżera możesz pobrać w formacie .doc

Asystent menadżera

Zastępca kierownika to odpowiedzialne stanowisko administracyjne związane z zapewnianiem kierownikowi przedsiębiorstwa różnego rodzaju pomocy, w tym ekonomicznej, prawnej i technicznej.

Tak naprawdę zastępca menedżera to sekretarka, informatyk, pracownik działu kadr, prawnik i ekonomista w jednym. Żaden menadżer nie obejdzie się bez pierwszego asystenta, gotowego przyjść z pomocą w najbardziej niesprzyjających dla biznesu czasach, dostarczyć na czas zapomniane dokumenty, przypomnieć o ważnym spotkaniu, wysłuchać i doradzić w podjęciu właściwej decyzji.

Drodzy Czytelnicy! W artykule omówiono typowe sposoby rozwiązywania problemów prawnych, jednak każdy przypadek jest indywidualny. Jeśli chcesz wiedzieć jak rozwiązać dokładnie Twój problem- skontaktuj się z konsultantem:

Trafność i perspektywy rozwoju tego stanowiska

Stanowisko asystenta jest niezwykle istotne we współczesnym świecie. Ewoluując od zwykłej sekretarki serwującej herbatę i odbierającej telefony, zawód ten obecnie wiąże się z dużą odpowiedzialnością i obecnością pewnej wiedzy.

Utrzymaj tę pozycję nie tylko odpowiedzialny, ale także bardzo obiecujący, ponieważ po odejściu szefa na awans istnieje szansa na zdobycie jego miejsca. Praktyczne i teoretyczne doświadczenie zdobyte na stanowisku asystenta będzie najlepszą rekomendacją dla wyższej kadry kierowniczej i pomoże Ci w dobrym rozwoju kariery.

Plusy i minusy pracy na stanowisku asystenta

Stanowisko asystenta wykonawczego ma zarówno zalety, jak i wady.

DO pozytywne aspekty zajmowane stanowiska obejmują:

• bliskość do przełożonych;
• stały dostęp do aktualnych informacji;
• możliwość bycia nieco wyższym niż pozostali pracownicy firmy;
• możliwość poznania ciekawych ludzi i nawiązania nowych, przydatnych znajomości;
• pracować w komfortowych warunkach.

Negatywne strony Do obowiązków zastępcy menedżera należy:

• częste podróże służbowe;
• nieregularny harmonogram pracy;
• bycie w stresującej sytuacji;
• załamania emocjonalne przełożonych;
• konieczność rezygnacji z życia osobistego na rzecz kariery i pracy.

Zastępca menedżera musi mieć zwiększoną odporność na stres. Menedżerowie nie zawsze radzą sobie z emocjami, jakie pojawiają się po złym dniu w pracy, dlatego ich asystenci często wpadają w gorącą rękę.

Wszystko dzieje się za pomocą kilku kliknięć, bez kolejek i stresu. Spróbuj, a będziesz zaskoczony jakie to stało się proste!

Wymagania dla kandydatów na to stanowisko

Dobry pomocnik muszę mieć wiedzę z różnych dziedzin. Najczęściej na tym stanowisku pracują specjaliści z zakresu doboru kadr, osoby z wykształceniem prawniczym, ekonomicznym, technicznym i humanitarnym.

Posiadanie takiego zastępcy menedżera jest niezwykle ważne cechy, Jak:

• umiejętności komunikacyjne;
• pewność siebie;
• umiejętność szybkiego reagowania na zmieniające się okoliczności;
• poprawnie wygłoszona mowa;
• pewna sztywność;
• twarda pozycja życiowa.

Jeśli mówimy o przedsiębiorstwie z branży budowlanej, technologicznej lub innej specyficznej, zastępca kierownika musi posiadać specjalną wiedzę i umiejętności. Przy wyborze asystenta szczególną uwagę zwraca się na znajomość języków obcych kandydata oraz umiejętność obsługi programów komputerowych.

W artykule omówiono obowiązki sekretarza-urzędnika.

Przeczytaj o zawodzie superwizora w tym materiale.

Odpowiedzialność zawodowa

Asystent menadżera musieć:

• prawidłowo zaplanować dzień pracy menedżera;
• kupić bilety lotnicze i kolejowe, zamówić taksówkę;
• organizować spotkania i negocjacje;
• upewnij się, że szef ma wymagany pakiet dokumentów;
• zapewnić maksymalny komfort przybyłym na spotkanie;
• wyjeżdżać w delegacje służbowe w imieniu firmy;
• zachować poufność i odpowiadać za bezpieczeństwo otrzymanych informacji;
• pełnić funkcję osoby towarzyszącej na spotkaniach i negocjacjach biznesowych;
• utrzymywać kontakty z partnerami biznesowymi, przedsiębiorstwami i agencjami rządowymi;
• utrzymywać kontakty z pracownikami firmy, będąc łącznikiem między nimi a kadrą kierowniczą;
• przygotować niezbędne dokumenty, materiały, raporty analityczne i recenzje;
• wysyłaj i czytaj listy, odbieraj połączenia;
• wypełniać dokumenty robocze, prowadzić ewidencję otrzymanych dokumentów;
• umów się na spotkanie z menadżerem;
• utrzymywać kontakty z władzami lokalnymi, przyjmować dokumenty i materiały w imieniu przełożonych;
• wykonywać drobne zadania związane z organizacją pracy personelu;
• wykonywać inne zadania nie wykraczające poza zakres obowiązków służbowych.

Stanowisko asystenta jest zróżnicowane, nie można oczekiwać, że będzie siedzieć w biurze i od czasu do czasu drukować niezbędne dokumenty.

Prawa i obowiązki

Asystent menadżera ma prawo do podpisywania dokumentów w imieniu kierownika, jeżeli dotyczy to jego uprawnień. Ponadto osoba pełniąca obowiązki asystenta ma prawo wglądu do dokumentów związanych z jej obowiązkami służbowymi, a także otrzymywania informacji dotyczących ich jakościowej realizacji. W razie potrzeby ma prawo kierować wnioski związane z otrzymaniem dokumentów roboczych do odpowiednich władz i struktur.

Jednym z najważniejszych praw asystenta jest możliwość żądania od kierownictwa stworzenia dla niego odpowiednich warunków pracy:

• zapewnienie miejsca pracy;
• wyposażenie stanowiska pracy w komputer, faks, drukarkę i skaner;
• zapewnienie pism i innych materiałów niezbędnych do pracy.

Asystent menadżera odpowiedzialny za niedbałe lub niewystarczająco wysokiej jakości wykonywanie swoich obowiązków służbowych. W przypadku wykrycia wykroczeń asystent ponosi odpowiedzialność administracyjną, karną i cywilną. W przypadku wyrządzenia strat materialnych asystent jest zobowiązany ponieść odpowiedzialność zgodnie z normami prawa pracy i ustawodawstwa cywilnego Federacji Rosyjskiej.

Funkcje projektowania CV

Aplikuję na stanowisko Asystenta Menedżera musisz określić w CV przesłanym do dyrektora organizacji:

• doświadczenie i staż pracy;
• nazwy poprzednich miejsc pracy na tym stanowisku;
• stopień znajomości obsługi komputera i niezbędnych programów;
• poziom znajomości języka obcego;
• doświadczenie w pracy z dokumentami;
• obecność wyższego wykształcenia;
• dostępność przydatnych kontaktów wśród menedżerów innych organizacji.

Pisząc CV, należy dyskretnie wskazać obecność umiejętności komunikacyjnych, brak emocji związanych z podniesionym tonem i gotowość do nieregularnych godzin pracy.

Cechy pracy w różnych dziedzinach działalności

W sali przyjęć publicznych posła

Zastępca Asystenta po prostu musi być niezwykle towarzyski. Ponadto musi znać imiona, nazwiska i numery telefonów wszystkich działaczy zamieszkujących obręb, powiat, powiat, którego jego szef jest zastępcą.

Poseł powinien mieć własną bazę wyborców, a także listę problemów w okręgu, które wymagają rozwiązania. Asystent musi spotykać się z jak największą liczbą przydatnych osób, być gotowym do odpowiadania na pytania prasy i opinii publicznej, prowadzić i organizować negocjacje.

Asystent posła musi posiadać wiedzę prawniczą, wykształcenie humanitarne i predyspozycje psychologiczne. Należy wcześniej przygotować się na nieregularny harmonogram pracy i brak dni wolnych.

Dział Personalny

Do obowiązków zastępcy kierownika działu HR należy przygotowywanie, składanie, drukowanie dokumentów, odbieranie otrzymanych telefonów oraz prowadzenie dokumentacji roboczej. Zaletą stanowiska jest ustandaryzowany harmonogram pracy.

Dział sprzedaży

Asystent kierownika działu sprzedaży musi opanować podstawy rzemiosła handlowego, potrafić znajdować odbiorców i dostawców, komunikować się z klientami i innymi przedsiębiorcami związanymi z branżą handlową.

Główne cechy to komunikatywność i odporność na stres.

Dyrektor artystyczny

Zastępca dyrektora artystycznego musi posiadać gust artystyczny, umiejętność komunikacji z artystami i osobistościami kultury, umiejętność prowadzenia dokumentacji oraz organizowania prezentacji, wystaw i różnego rodzaju informacji prasowych.

Stanowisko odpowiednie wyłącznie dla osób o zapędach artystycznych i nastawieniu humanitarnym.

Zalety i wady pracy jako osobisty asystent dyrektora opisano w następującym filmie:

Nadal masz pytania? Dowiedz się jak rozwiązać dokładnie Twój problem - zadzwoń już teraz:

Osobisty asystent menedżera: obowiązki i wymagania

Głównym zasobem każdej organizacji są jej pracownicy. Przyczyniają się do wzrostu i dobrobytu produkcji. Kompetentni szefowie cenią swoich pracowników. Wśród innych znaczących stanowisk szczególnie wyróżnia się zastępca menedżera. Ich obowiązki i znaczenie są trudne do przecenienia. To prawa ręka i główny doradca, organizator wydarzeń i koordynator spotkań. Bez dobrego asystenta menadżerowi najwyższego szczebla będzie bardzo trudno zarządzać przedsiębiorstwem.

Cechy charakterystyczne i specyfika działań asystenta

Nie ma stanowiska, które byłoby tak sprzeczne i niejednoznaczne w swoich wymaganiach, jak zastępca menedżera. Obowiązki pracowników zajmujących się tego typu działalnością obejmują sporo elementów. Ponadto osobiste asystentki są często mylone z sekretarkami lub kierownikami biur. Chociaż są one podobne, są to różne rodzaje działań.

Obowiązki funkcjonalne zastępcy menedżera:

• Zapewnienie dnia pracy szefa - planowanie, spotkania, podpisywanie dokumentów i wyjazdy służbowe;
• zapewnienie komfortowego miejsca pracy top managerowi – dbanie o mikroklimat, czystość i komfort lokalu;
• praca z dokumentami menadżera, w szczególności z przychodzącymi pismami i połączeniami telefonicznymi;
• zapewnienie komfortu psychicznego przełożonym;
• prowadzenie wstępnych negocjacji;
• tłumaczenie;
• zapewnianie zarządzania papeterią itp.

Lista ta jest znacznie szersza niż obowiązki sekretarskie i administracyjne. Jednak specyfika, z jaką spotyka się pracownik na stanowisku „osobistego asystenta menedżera”, obowiązki i niuanse tej działalności będą różne dla różnych pracodawców.

Zdarza się, że jest to głównie praca sekretarska. Albo asystent zajmuje się wyłącznie dbaniem o komfort i porządek szefa. Niektórzy asystenci są pełnoprawnymi zastępcami i mają podległych własnych pracowników.

Wymagania zawodowe pracodawcy dotyczące kandydata na stanowisko „zastępcy kierownika”, zakres obowiązków i wymagania edukacyjne

Wymagania dotyczące podstawowego wykształcenia i doświadczenia zawodowego będą się różnić w zależności od poglądów kierownictwa. Najczęściej wakat ten jest uważany za początek kariery. Jednak poważny menedżer wyższego szczebla będzie szukał na stanowisku asystenta osoby z pewnym doświadczeniem zawodowym i życiowym.

Minimalnym wymaganiem jest wykształcenie średnie specjalistyczne związane z administracją lub orzecznictwem. Ponadto pracodawcy oczekują od kandydatów następujących cech zawodowych:

• umiejętność pracy we wszystkich programach biurowych;
• duża prędkość drukowania;
• alfabetyzacja;
• znajomość przynajmniej jednego języka obcego, najczęściej angielskiego;
• znajomość podstaw programowania i niestandardowych programów komputerowych;
• umiejętność prowadzenia pracy biurowej i korespondencji zgodnie z wymogami regulacyjnymi;
• znajomość podstaw obowiązującego ustawodawstwa;
• kompetentne, wygłoszone przemówienie.

Takie są minimalne wymagania stawiane kandydatowi na stanowisko „osobistego asystenta menedżera”. Obowiązki mogą być również uzupełniane, w zależności od zakresu organizacji. W niektórych przedsiębiorstwach wykształcenie specjalistyczne lub pokrewne jest uważane za obowiązkowy warunek zatrudnienia takiej pracy. Ponadto za duży plus uważa się dodatkowe wykształcenie biznesowe lub zaawansowane szkolenia.

Wymagania dotyczące cech osobowych asystenta

Oprócz zawodowych, od asystentów menedżerów najwyższego szczebla wymagane jest spełnienie szeregu wymagań osobistych. Specyfika stanowiska „zastępcy kierownika”, obowiązki i cechy pracy wymagają szczególnego charakteru.

Przede wszystkim to:

• odporność na stres – wszak często asystent musi jako pierwszy znieść gniew swoich przełożonych i wysłuchiwać niezadowolenia podwładnych;
• wielozadaniowość – umiejętność robienia kilku rzeczy jednocześnie – to najcenniejsza cecha dobrego asystenta;
• pozytywne myślenie – bez tej cechy charakteru zastępca menedżera nie będzie w stanie podołać dodatkowym obowiązkom, gdyż jego działania często wykraczają poza zakres standardowej współpracy biznesowej;
• wysoka zdolność uczenia się - chęć uczenia się nowych rzeczy i dogłębnego zrozumienia procesu pracy powinna być obecna w każdym dobrym asystentze.

To tylko podstawowe, podstawowe cechy charakteru, których potrzebuje każdy zastępca menedżera, aby móc pomyślnie działać zawodowo. Ale najważniejszym osobistym wymaganiem jest to, aby temperament i cechy behawioralne szefa i asystenta nie były dysonansowe, ale idealnie się uzupełniały.

Ogólne obowiązki zastępcy menedżera

Asystent współpracuje bezpośrednio z kierownictwem organizacji, wykonując zarówno zadania osobiste, jak i obowiązki zawodowe. Zwykle obejmują:

• prowadzenie dokumentacji menedżera, a w niektórych przypadkach całej organizacji. W poszczególnych przedsiębiorstwach asystenci zarządzają sekretariatem organizacji;
• koordynacja działań zarządczych. Tworzenie harmonogramów spotkań biznesowych, przypominanie przełożonym o różnego rodzaju wydarzeniach i działaniach;
• prowadzenie korespondencji w imieniu organizacji;
• odbieranie i redystrybucja przychodzących połączeń telefonicznych;
• na żądanie kierownika udziela wszelkich niezbędnych informacji.

Dodatkowe obowiązki asystenta kierownika organizacji

Najczęstszym wakatem w tym obszarze działalności jest osobisty asystent dyrektora z dodatkowymi obowiązkami i funkcjami. Najczęściej kierownictwo poszukuje dość wszechstronnego pracownika, zdolnego do rozszerzania obowiązków.

Najczęstsze dodatkowe obowiązki to:

• tłumaczenie z języka obcego, także podczas negocjacji. Kierownictwo nie zawsze może w pełni zaufać pracownikom zewnętrznym, a tutaj znajomość przynajmniej języka angielskiego jest bardzo przydatna;
• organizowanie wycieczek dla managera i towarzyszenie mu w wyjazdach. Takie działania zakładają, że asystent zajmie się wszystkimi codziennymi aspektami: przemieszczaniem się, zamówieniem taksówki i hotelu, organizacją posiłków i formalnościami;
• towarzyszenie przełożonym w wydarzeniach protokolarnych;
• usługi domowe.

Lista ta nie jest kompletna. Najczęściej dość trudno jest jednoznacznie odpowiedzieć na pytanie, jakie są obowiązki zastępcy menedżera? Działalność ta jest bardzo różnorodna. Każdy szef stawia własne żądania, najważniejsze jest, aby upewnić się, że wszystkie są zgodne z prawem.

Godziny pracy osobistego asystenta

Jedną z głównych cech tej działalności jest uzależnienie czasu pracy pracownika od kierownictwa. Oczywiście standardowy dzień pracy wynosi osiem godzin. W rzeczywistości asystenci porównują swój reżim z przełożonymi.

To „zacieranie się” godzin pracy i konieczność stałego kontaktu z kadrą kierowniczą często zniechęca absolwentów do podejmowania pracy na tych stanowiskach. Tak naprawdę nie trzeba pracować więcej niż gdziekolwiek indziej. Po prostu czas odpoczynku i pracy staje się nierówny.

Opis stanowiska zastępcy menedżera

W opisie stanowiska należy określić strukturę stanowiska „zastępca kierownika”, obowiązki, wymagania dotyczące wykształcenia i doświadczenia zawodowego. Jest to dokument zapewniający przejrzystość wymagań zarządczych i łatwą kontrolę nad wykonywaniem obowiązków pracowniczych.

Opis stanowiska ma charakter normatywny i obowiązkowy. W tym dokumencie opisano wszystkie zawiłości pracy zastępcy menedżera. Jest to praktycznie przewodnik po działaniu. Dokument zawiera nie tylko obowiązki, ale także prawa, obowiązki i cechy rozwiązywania sporów pracowniczych.

Ze względu na specyfikę działalności zastępcy menedżera szczególną uwagę należy zwrócić na przygotowanie opisu jego stanowiska pracy. Konieczne jest określenie specyfiki pracy, niuansów organizacji pracy i czasu odpoczynku oraz rekompensaty za nadgodziny.

Należy odróżnić opis stanowiska asystenta od tego samego dokumentu dla stanowiska „asystenta kierownika projektu”. Obowiązki tego ostatniego mają często charakter tymczasowy, podobnie jak sama praca.

Ponadto w opisie stanowiska pracy należy wyraźnie podać nazwę stanowiska. Najczęściej wskazują „sekretarz”, „sekretarz referencyjny”, „dyrektor”. Prosimy upewnić się, że wpis ten jest zgodny z obowiązującymi przepisami i aktualny.

Co uwzględnić w CV asystenta wykonawczego

Stanowisko osobistego asystenta to doskonały początek kariery absolwenta. Dzięki temu możesz zdobyć swoją pierwszą pracę i zdobyć nieporównywalne doświadczenie zawodowe. Jednak nawet dla kandydatów z doświadczeniem ten wakat może wydawać się interesujący. Zwłaszcza jeśli planujesz zmienić dziedzinę swojej działalności.

Znając główne obowiązki zastępcy menedżera, stworzenie CV nie jest trudne. W tym dokumencie zakłada się, że zapoznałeś się z teoretyczną częścią zagadnienia i jesteś gotowy, aby zacząć. Dokładnie przestudiuj wymagania stawiane wnioskodawcy i zacznij pisać tekst.

Dane, które należy podać w CV na stanowisko „asystenta” lub „osobistego asystenta menedżera”:

1. Imię, nazwisko i patronimika w CV dla firmy zagranicznej dopuszczalne są tylko dwa pierwsze.
2. Status rodziny. Jest to pozycja obowiązkowa – stanowisko asystenta często wiąże się z długimi godzinami pracy. Musisz mieć pewność, że taki harmonogram nie wpłynie negatywnie na obowiązki rodzinne.
3. Edukacja. Wymienione w porządku chronologicznym. Jeśli nadal się uczysz, pamiętaj, aby zanotować, ile czasu zajmie jej ukończenie. Często pracodawcy zatrudniają studentów ostatniego roku studiów w charakterze asystentów, z możliwością późniejszego awansu zawodowego. W tym miejscu wpisz swoją znajomość języka obcego i poziom jego znajomości.
4. Doświadczenie. Punkt z ostatniego. Jeśli jeszcze go nie masz, wypisz swoje projekty wolontariatu, udział w działaniach społecznych lub organizacjach zawodowych, praktyki edukacyjne i inne odpowiednie działania. Jeśli nie możesz nic zapewnić, weź referencje od wydziału kończącego studia i napisz, że jesteś gotowy to zapewnić.
5. Cechy osobiste. Daj sobie możliwie najbardziej uczciwą ocenę. Opisz swoją postać z punktu widzenia klasycznej psychologii i pamiętaj o swoich mocnych i słabych stronach.
6. Dodatkowe informacje. W tym miejscu należy napisać, dlaczego pracodawca powinien wybrać właśnie Ciebie, a nie innych kandydatów. Pamiętaj także o uwzględnieniu dodatkowych umiejętności, takich jak posiadanie prawa jazdy. Również w tym miejscu warto napisać o dostępności dodatkowego kształcenia, zaawansowanych szkoleń i edukacji biznesowej.
7. Łączność. Zostaw jak najwięcej możliwości kontaktu z Tobą: numery telefonów komórkowych i domowych, e-mail, Skype, link do strony w sieci społecznościowej. Podaj tylko aktualne informacje.

Prawidłowo napisane CV nie pozostanie niezauważone przez pracodawcę.

Obowiązki zastępcy kierownika działu

Zazwyczaj osoby poszukujące pracy szukają pracy jako osobisty asystent dyrektora. Ale łatwiej jest zacząć awans w tej niszy zawodowej na stanowisku „zastępcy szefa sprzedaży”. Obowiązki tego pracownika nie są tak obszerne, ale doświadczenie i perspektywy są nieporównywalnie większe.

Główną różnicą między zastępcami kierowników działów są ich bardziej szczegółowe i wąsko ukierunkowane działania. Wykonują pracę związaną z konkretnym obszarem produkcji lub zarządzania. To doświadczenie jest bezcenne w dalszym rozwoju kariery.

Obowiązki zastępcy kierownika działu obejmują wszystko to samo, co kierownika przedsiębiorstwa. Ale jest też szczególna specyfika:

• konieczność dokładnego poznania istoty procesu produkcyjnego, zarządzania lub handlu jednostką;
• kontakt z asystentami z innych działów oraz asystentem dyrektora generalnego;
• prowadzenie dokumentacji właściwej dla działu.

Perspektywy kariery osobistego asystenta

Młodzi ludzie postrzegają to stanowisko jako początek kariery. Musisz jednak rozróżnić, jakiego rodzaju promocji szukasz. Poziomo czy pionowo? W tym przedsiębiorstwie, czy to tylko początek przyszłego CV? Od odpowiedzi na te pytania zależy strategia dalszego działania.

Kierownictwo ceni dobrych asystentów, a to niestety źle wpływa na rozwój ich kariery. Szef nie chce rezygnować z idealnego pracownika, zgadza się na podwyżkę i daje dodatkowe benefity – to opcja dla kariery horyzontalnej. Najczęściej spotykany wśród osobistych asystentów.

Najłatwiejszą drogą do awansu w konkretnej organizacji jest przejście ze stanowiska asystenta do kierownika działu. Często na takie stanowiska zatrudnia się osobę, która ma na celu lepsze poznanie pracownika i przeszkolenie go. Jeśli chcesz kariery pionowej, to jest twoja ścieżka.

Stanowisko zastępcy menedżera nie jest widoczne na zewnątrz, ale ma ogromne znaczenie dla organizacji. Kompetentny asystent może poprawić wydajność zarządzania, a tym samym zapewnić przedsiębiorstwu większy zysk.

Opowiadają historię, że dawniej, przed udzieleniem pracownikowi dnia wolnego, jeden z szefów kazał jej zasadzić pod oknami siedem krzewów róż, umyć podłogi, odchwaścić łóżka, mielić kawę przez siedem tygodni i wiele więcej. Kto wie, może kłamią. To było dawno temu.

„Kompetencja to umiejętność odkrywania i zaspokajania osobistych gustów przełożonych” (Laurence Peter).

Ale jeśli chodzi o krzewy róż, ludzi nadal dzieli się na dwie kategorie: pierwsi posłusznie chodzą do ogrodu, a drudzy próbują dowiedzieć się, co naprawdę miał na myśli szef.

Interpretowanie poleceń szefa jest sztuką, ale można i należy się jej nauczyć. Do każdego zadania produkcyjnego należy podchodzić świadomie. Dotyczy to także świętych dyrektyw szefa: czasami największy sukces osiągają ci, którzy czytają między wierszami i poprawnie interpretują polecenia swoich przełożonych.

Przydatne, gdy pojawia się pytanie „Dlaczego?” przed wszystkim „Jak?”, „Kiedy?” i „Co mnie za to spotka?”, ale nie jest konieczne (a czasem wręcz szkodliwe) zadawanie tego pierwszego pytania bezpośrednio szefowi. Idealnie byłoby, gdyby celem było nauczenie się pracy proaktywnej, odrzucając oczywiście niepotrzebne zadania, ale jednocześnie nie szkodząc sobie i swojej firmie.

Sam to rozwiążę

Któregoś dnia wymknąłem się na lunch z Tanyą. Studiowaliśmy razem, a potem zwróciłem się na ścieżkę dziennikarstwa, a ona pewnie szła przez życie jako asystentka dyrektora generalnego dużego biura podróży. Nie przyniesiono jeszcze gorącego jedzenia, a jej telefon komórkowy już uporczywie dzwonił z torebki.

Tanya błyskawicznie otworzyła pamiętnik i zaczęła coś zapisywać, powtarzając od czasu do czasu: „Tak, zrobię wszystko… Zdecydowanie!” Po napisaniu dwóch stron zakończyła rozmowę i poprosiła o kolejną minutę na uporządkowanie notatek.

Czytała go uważnie przez około 10 sekund, po czym skreśliła dobrą trzecią punktów, a połowę pozostałych oznaczyła plusem. Byłem zaskoczony, ale Tanya szybko postawiła kropkę nad „i”.

Zapytana, jak zostać zastępcą menedżera, odpowiedziała, że ​​kieruje się prostą zasadą: zanim zaczniesz jakieś zadanie, powinieneś zadać sobie pytanie, po co jest ono potrzebne. Odpowiedź na nie powoduje automatyczne przeniesienie szeregu instrukcji na listę opcjonalnych.

Powiedzmy, że jeśli szef poprosi o analizę cen wśród kilku firm w regionie, to prawdopodobnie zamierza wyremontować lokal, ale nie jest jeszcze gotowy, aby jej o tym powiedzieć. Nie jest gotowy i nie potrzebuje go, sama zgadła.

Ma też znajomego w agencji budowlanej, który znajdzie najlepsze biuro w najlepszej cenie, co oznacza, że ​​analiza nie jest konieczna (najważniejsze jest prawidłowe sformułowanie propozycji). Efektem jest minus kilka godzin żmudnej pracy.

Jak zostać zastępcą menedżera: portret psychologiczny

Osobisty asystent dyrektora to zawód, na który jest obecnie duże zapotrzebowanie. Wynika to przede wszystkim z rozwoju gospodarki rynkowej, ponieważ w warunkach ostrej konkurencji kondycja finansowa każdej firmy zależy od prawidłowych i terminowych decyzji zarządczych.

Sukces dyrektora w dużej mierze zależy od umiejętności, umiejętności zarządzania przedsiębiorstwem i cech osobistych powiernika. Zastępca menedżera, którego obowiązki są bardzo zróżnicowane, od błahych spraw biurowych po decyzje operacyjne, stanie się niezastąpionym pracownikiem, „prawą ręką” szefa i, co najważniejsze, gwarantem terminowej realizacji powierzonych zadań.

Wybierając „prawą rękę”, dyrektor firmy często zwraca uwagę nie na wykształcenie, ale na osobiste cechy ludzkie. Najprawdopodobniej preferowana będzie osoba z mniejszym doświadczeniem, ale z podobnymi opiniami, niż specjalista z doskonałymi rekomendacjami, ale innymi przekonaniami życiowymi.

Zastępca menedżera, którego obowiązki są prawie niemożliwe do sformułowania, musi posiadać umiejętność czytania w myślach i na pierwszy rzut oka określania nastroju szefa. Wykonuj wszystkie zadania, niezależnie od ich szczegółów - mogą to być zadania o charakterze osobistym. Jeśli jesteś osobą sentymentalną i zawsze wszystko bierzesz do siebie, to nie jest to praca dla Ciebie.

Zastępca menedżera nie powinien zwracać uwagi na niezadowolenie i awarie szefa. Asystent musi być oddany i lojalny wobec swoich przełożonych. Jego pracę, oprócz wynagrodzenia pieniężnego, przyświeca jeden cel – zwiększenie dobrobytu i konkurencyjności firmy jako całości.

Zastępca menedżera, do którego obowiązków należy negocjowanie i zawieranie umów pod nieobecność dyrektora generalnego firmy, jest w pewnym sensie twarzą firmy. To na tej podstawie konkurenci oceniają stan rzeczy, a klienci i partnerzy podejmują decyzje o współpracy.

Materiały wideo na temat artykułu

Co każdy lider powinien umieć:

Obowiązki osobistego asystenta:

Jak przebiega rozmowa kwalifikacyjna: