Instrukcje

Jeśli do wysyłania wiadomości e-mail używasz aplikacji zainstalowanej w systemie operacyjnym (na przykład Microsoft Outlook lub The Bat!), uruchom ją i utwórz wiadomość, którą chcesz wysłać do wielu odbiorców.

W polu Do wpisz adresy e-mail wszystkich odbiorców. Wpisz je w jednym wierszu, oddzielając je przecinkiem i spacją. Zamiast przecinka możesz użyć średnika (;). Jeśli wszystkie potrzebne adresy znajdują się w książce adresowej Twojego klienta pocztowego, zamiast wpisywać je ręcznie, możesz z nich skorzystać. W zależności od programu, z którego korzystasz, akcję tę można zorganizować na różne sposoby - np. w aplikacji The Bat kliknij ikonę po prawej stronie pola „Do”, a następnie w oknie, które się otworzy, przeciągnij wszystkie niezbędne adresy z lewego pola w prawo. Inną opcją jest zaznaczenie pól wyboru odpowiednich linii listy, a następnie kliknięcie przycisku strzałki w prawo.

W ten sam sposób możesz używać pól DW i UDW. Główną różnicą pomiędzy umieszczeniem listy odbiorców w polach „Do” i „DW” jest kolejność sortowania i łatwość wyszukiwania wiadomości, które zostały już wysłane. Jeżeli później zajdzie potrzeba odnalezienia tekstu tej wiadomości, łatwiej jest wyszukać go według głównego odbiorcy w polu „Do”, niż według całej listy, co lepiej umieścić w polu „DW”. Wiersz „UDW” różni się od wiersza „DW” tym, że umieszczona w nim lista nie będzie widoczna dla żadnego odbiorcy.

Kliknij przycisk wyślij przy przygotowanej wiadomości z kompletną listą odbiorców, a aplikacja rozpocznie wysyłanie wiadomości.

Jeśli korzystasz z usługi poczty elektronicznej hostowanej na serwerze internetowym (na przykład Gmail.com lub Mail.ru), to wypełnienie pól opisanych w drugim i trzecim kroku musi odbywać się w przeglądarce, a ich nazwy i przeznaczenie są zwykle takie same jak te używane w kliencie pocztowym. Jeśli Twoja usługa e-mail jest bezpłatna, najprawdopodobniej ma ograniczenie liczby odbiorców - na przykład Mail.ru nie powinna przekraczać 15. Przed wysłaniem wiadomości sprawdź odpowiednie ograniczenia swojej usługi.

Źródła:

• Jak wysłać 1000 e-maili

Zdarza się, że trzeba wysłać kilka wiadomości kiedyś. Zwykle w ten sposób rozpowszechniane są dowcipy, ogłoszenia i inne informacje. Istnieją do tego specjalne usługi i programy. Wyślą Twoje wiadomości w mgnieniu oka.

Będziesz potrzebować

• - komputer;
• - Internet;
• - program ePochta Mailer 4.2
• - dodatkowo program ePochta Subscription Manager

Instrukcje

Możesz na przykład zarejestrować się na stronie internetowej tłokposter.com. Ta usługa jest stabilna. Tutaj masz możliwość tworzenia własnych blogów. Przejdź do sekcji „Projekty”. Wpisz tekst, który planujesz rozpowszechniać. Znaleźć można także opcję Akcja, pod którą znajduje się kilka ikon. Wybierz obraz liścia. Pojawi się okno Wyślij wiadomość. Określ, gdzie i do kogo zostanie wysłana Twoja przesyłka, a następnie kliknij przycisk „Wyślij”.

W sieci społecznościowej Vkontakte możesz także wysyłać kilka wiadomości jednocześnie wiadomości. Aby to zrobić, przejdź do sekcji „Moje wiadomości” i kliknij przycisk „Napisz wiadomość”. Wpisz żądany tekst i w polu „Odbiorca” wybierz osoby, do których chcesz wysłać swoje listy.

ePochta Mailer 4.25 – do wysyłania wiadomości. Umożliwia masową wysyłkę do odbiorców. Pobierz i zainstaluj na . Można go znaleźć na stronie soft.softodrom.ru. Zaimportuj do niego wymagane e-maile i nazwiska odbiorców. Dodaj tekst do wysłania. Następnie kliknij przycisk „Start”. W ciągu kilku sekund wszystkie wiadomości zostaną dostarczone.

Niedawno udało mi się to uruchomić, więc chociaż udostępniłbym:

Wysyłanie całej poczty wychodzącej do folderów Wysłane z postfixem i cyrusem imap.

Czy Postfix wysyła kopie wszystkich wychodzących wiadomości e-mail na specjalne konto e-mail „wysłane”. Użyj sita na tym specjalnym koncie, aby przekierować wszystkie e-maile do folderu Wysłane powiązanego z kontem.

Utwórz konto użytkownika e-mail dla wysłanych

Najłatwiej to zrobić, tworząc nowe konto w systemie UNIX dla nadawców, ustawiając powłokę na /bin/false, aby nikt nie mógł się zalogować:

Host$ sudo useradd wysłany Host$ sudo chsh -s /bin/false wysłany

Skonfiguruj imap dla wysłanego użytkownika

Używając cyradm, tworzymy nową skrzynkę pocztową (tj. użytkownika) i pozwalamy temu użytkownikowi dodać dostęp do wszystkich naszych folderów imap Elementy wysłane:

Host$ $ cyradm -user cyrus localhost Hasło: localhost> createmailbox użytkownik.sent localhost> setaclmailbox użytkownik.%.Wysłane wysłane dołącz Ustawienie listy ACL na użytkownik.userx.Sent...OK. Ustawianie listy ACL na user.usery.Sent...OK. . . . Ustawianie listy ACL na user.userz.Sent...OK. localhost> wyjdź

Utwórz skrypt sita dla przesłanego konta

Ten skrypt przekierowuje wszystkie przychodzące wiadomości e-mail na konto wysłane, do folderu Wysłane w skrzynce odbiorczej nadawców.

Mój skrypt nazywa się send.sieve i wygląda mniej więcej tak:

# Skrypt sitowy do wysłania. Jeśli wychodząca poczta e-mail jest przesyłana na to konto, # ten skrypt sita przekieruje ją do nadawcy Folder Wysłane wymaga ["fileinto"]; if adres:is:localpart "From" "userx" ( fileinto "user.userx.Sent "; ) adres elsif:is:localpart "Od" "użytkownik" ( plik do "user.userz.Sent"; ) adres elsif:is:localpart "Od" "użytkownikz" ( plik do "user.userz.Sent"; )

Będziesz musiał wprowadzić wpis dla każdego ze swoich użytkowników (userx, usery, userz w powyższym przykładzie). Nie mogłem znaleźć lepszego sposobu, aby to zrobić. Sugestie są mile widziane [e-mail chroniony]

Skonfiguruj skrypt sita w następujący sposób:

Host$ sievshell localhost -user=sent -a=cyrus Hasło: > wstaw send.sieve > aktywuj send.sieve > wyjdź

Skonfiguruj mapowanie bcc dla postfixa

W katalogu postfix (/etc/postfix w Debianie) utwórz plik o nazwie bcc_map, który wygląda tak:

# skopiuj całą pocztę wysłaną lokalnie na wysłane konto @twojadomena.com [e-mail chroniony]

Skompiluj to do pliku skrótu Postfix, używając:

Host$ sudo mapa pocztowa bcc_map

Dodaj następującą konfigurację do pliku konfiguracyjnego postfix main.cf:

Sender_bcc_maps = hash:/etc/postfix/bcc_map

I spraw, aby Postfix przeładował swoją konfigurację:

host $sudo/etc/init.d/postfix przeładuj

Testowanie i debugowanie

Wyślij wiadomość e-mail i upewnij się, że została skopiowana do folderu Wysłane.

W przypadku problemów powinieneś sprawdzić logi Cyrusa i Postfixa (wszystkie zapisane w /var/log/syslog na moim hoście debianowym). Literówki i nieprawidłowe uprawnienia dostępu zwykle skutkują wysłaniem podpowiedzi do logów.

Tamara Vorotyntseva – dyrektor ds. rozwoju firmy szkoleniowej „BUSINESS PARTNER” (Moskwa). Praktykujący trener biznesu, autor książki „Budowanie systemu szkolenia personelu” oraz publikacji w wydawnictwach biznesowych w Rosji, Kazachstanie i Ukrainie. Twórca biuletynu internetowego: „Korespondencja e-mailowa w biznesie” na serwerze subskrybuj.ru! Książka jest praktycznym przewodnikiem dla ludzi biznesu aktywnie korespondujących z klientami i partnerami. Prezentuje narzędzia, które pomogą uczynić komunikację elektroniczną skuteczną, optymalną pod względem czasu i wyników oraz jak najbardziej zgodną z normami i zasadami przyjętymi we współczesnym środowisku biznesowym. Autor udziela praktycznych rad, ilustruje swoje obserwacje przykładami z życia wziętymi i formułuje uzasadnione wnioski. Tekst książki bogaty jest w rozpoznawalne przykłady prawdziwej korespondencji biznesowej. Autor dzieli się swoimi spostrzeżeniami, technikami i „trikami”, które w znaczący sposób mogą wpłynąć na skuteczność i efektywność biznesowego maila. Jeśli jesteś przedsiębiorcą i zależy Ci na pisaniu szybko, zwięźle, kompetentnie, zgodnie z zasadami dobrych manier biznesowych, ta książka stanie się Twoim niezawodnym pomocnikiem.

Książka:

Pracując z polami „Do” („Do”), „DW” („DW”), „UDW” („UDW”) pamiętaj, że jest to ważna część wiadomości e-mail, która wpływa na dalsze działania uczestników w korespondencji.

„Do kogo” („To”). Pole to zawiera adres odbiorcy, do którego kierowane jest bezpośrednio pismo i informacje w nim zawarte. Autor listu oczekuje na odpowiedź od głównego odbiorcy. Jeżeli w tym polu wpisanych jest dwóch odbiorców, to autor listu oczekuje na odpowiedź od każdego lub części z nich (pamiętaj o tym, jeśli Twoje nazwisko znajduje się na liście odbiorców). Jednocześnie (jeśli jesteś nadawcą) pamiętaj, że nie jest zbyt wskazane umieszczanie więcej niż jednego adresata w polu „Do” („Do”). List wysłany do kilku odbiorców może nie otrzymać jednej odpowiedzi, ponieważ każdy będzie myślał, że drugi odpowie.

Jeśli list jest zaadresowany do Ciebie, ale zawiera kopie innych odbiorców, pamiętaj, aby podczas odpowiadania skorzystać z przycisku „Odpowiedz wszystkim”! Dzięki temu utrzymasz krąg odbiorców wskazany przez inicjatora korespondencji.

„Kopia” („C”). W W tym polu umieść adresy odbiorców, którzy Twoim zdaniem powinni wiedzieć o korespondencji w tej sprawie. Ci odbiorcy otrzymują informacje wyłącznie „dla Twojej informacji”. Odbiorca CC zazwyczaj nie musi odpowiadać na list, ale może to zrobić w razie potrzeby.

UWAGA. TO WAŻNE!

Jeżeli w polu „DW” znajduje się Twoje imię i nazwisko, to wchodząc w korespondencję pamiętaj, że zdarzają się sytuacje, w których niezwykle ważne jest zachowanie kultury. Użyj wyrażeń: „Pozwól, że przyłączę się do dyskusji” lub „Pozwól, że przyłączę się do Twojego dialogu” lub „Pozwól, że wyrażę swoją opinię”.

„Ślepa kopia” („UDW”). Pole to jest zabronione w niektórych firmach, gdyż jest narzędziem sprzecznym z etycznymi standardami komunikacji. Celem tego pola jest zaproszenie odbiorcy do zostania „tajnym świadkiem”.

Jeśli Twoja praktyka biznesowa zakłada wykorzystywanie tego pola w swojej pracy, rozważ poniższe kwestie. Odbiorca BCC pozostaje niewidoczny dla odbiorcy głównego i odbiorców BCC. Czasami przydatne jest, aby nadawca i „tajny odbiorca” osiągnęli wstępne porozumienie (lub późniejszą świadomość) co do przyczyny i celu tej metody przekazywania informacji.

UWAGA. TO WAŻNE!

„Ukryty” odbiorca nie powinien bezwzględnie podejmować korespondencji z tego zakresu.

Jak wysłać dokument e-mailem dla manekinów, trzy proste sposoby.

Chcesz wiedzieć, jak konsekwentnie zarabiać w Internecie od 500 rubli dziennie?
Pobierz moją bezpłatną książkę
=>>

Wraz z rozwojem sieci WWW pojawiło się więcej sposobów komunikowania się między ludźmi na odległość. Teraz możesz nie tylko zadzwonić do kogoś bez wychodzenia z domu, ale także wysłać e-mail.

Jednocześnie za pomocą poczty e-mail możesz wysyłać listy z załącznikami w postaci różnych dokumentów tekstowych, prezentacji, zdjęć, filmów i nie tylko. Oczywiście cały proces wysyłania wiadomości e-mail z załącznikiem jest dość prosty.

Jednak początkującym użytkownikom czasami trudno jest poradzić sobie z tym zadaniem bez pomocy z zewnątrz. W tym artykule przyjrzymy się bliżej wysyłaniu wiadomości e-mail z załącznikami.

Jak wysłać dokument e-mailem

Pomimo wielu różnych usług umożliwiających wysyłanie listów drogą elektroniczną przez Internet (Yandex.Mail, Gmail, Mail.ru, Yahoo, Rambler i inne), wszystkie działają według tego samego algorytmu.

Jedynie dołączenie pliku w takich serwisach może się nieznacznie różnić. Ale ogólnie, aby wysłać wiadomość e-mail z załącznikiem, możesz wykonać następującą procedurę:

• W pierwszej kolejności należy zalogować się na swoje konto w serwisie i kliknąć przycisk „Napisz” lub inny przycisk udostępniony przez usługę pocztową umożliwiający napisanie pisma drogą elektroniczną.
• Następnie wpisz w wierszu „Do” adres e-mail odbiorcy.
• W razie potrzeby możesz określić temat swojego listu w polu „Temat”.
• Następnie, oprócz zwykłego tekstu, jeśli chcesz wysłać dokument lub inny plik z komputera, musisz znaleźć w serwisie, z którego korzystasz, narzędzie, które za to odpowiada i kliknąć na nie. Na przykład, jeśli do tych celów używasz Yandex.Mail, Gmaila lub Yahoo, musisz kliknąć ikonę w postaci spinacza, a na Mail.ru i Rambler znajduje się przycisk „Załącz plik”.
• Po znalezieniu dokumentu, który chcesz wysłać, kliknij go myszką, aby go zaznaczyć i kliknij przycisk „Otwórz”.
• Po przesłaniu plików do usługi pocztowej sprawdź, czy list jest poprawnie sformatowany (do kogo go wysyłasz i co dokładnie). Jeśli jest więcej dokumentów niż potrzebujesz lub wybrałeś złą rzecz, z reguły po prawej stronie pojawia się obok niej ikona kosza, której kliknięcie powoduje usunięcie niepotrzebnego pliku. Aby dodać dokument, kliknij ponownie spinacz lub „Załącz plik”.
• Aby wysłać wiadomość e-mail do odbiorcy, kliknij przycisk „Wyślij”.

Warto również zaznaczyć, że przy korzystaniu z mobilnej wersji skrzynek pocztowych algorytm działania jest podobny do rozszerzonego. Oznacza to, że jeśli jesteś w podróży, a wymagany dokument znajduje się na telefonie lub tablecie, to jeśli posiadasz aplikację mobilną, możesz go przesłać również e-mailem.

W tym przypadku również wypełnij wszystkie wymagane pola, a następnie kliknij spinacz lub „Załącz plik”, tym samym dodając dokument i wysyłając. Jak widać, wszystko jest dość proste i wygodne.

Wyślij link

Jeśli Twój dokument jest przechowywany w usługach w chmurze, takich jak Dysk Google, Yandex Drive i inne, lub utworzyłeś dokument w Dokumentach Google, możesz wysłać link do dokumentu.

W tym celu otwórz dokument, kliknij ustawienia dostępu i skopiuj link, który możesz wysłać w wiadomości e-mail. Jeśli są to dokumenty przechowywane na Dysku, to możesz je pobrać na swój komputer; jeśli jest to dokument w Dokumentach Google, to możesz go wspólnie edytować, wprowadzać poprawki, komentarze i tak dalej.

Słowo

Jeśli do tworzenia i edycji dokumentów używasz programu Word, możesz raz skonfigurować funkcję wysyłania wiadomości e-mail, a następnie z niej korzystać.

Instrukcje:

Zwróć uwagę na górny panel, czyli zakładkę - mailingi. Powinna pojawić się tam nowa ikona z nazwą, którą jej nadałeś.

Teraz po utworzeniu lub edycji dokumentu kliknij tę ikonę. Wystarczy, że podasz adres e-mail odbiorcy, a dokument zostanie wysłany na podany adres.

Jak wysłać dokument e-mailem, podsumowanie

Pokazałem Ci trzy sposoby wysłania dokumentu e-mailem, wybierz ten, który jest dla Ciebie najwygodniejszy. Gdy wyślesz list, zrozumiesz, że nie ma w tym nic skomplikowanego.

Najważniejsze, aby zrozumieć, że nie wysyłasz dokumentu papierowego, pozostaje on przy tobie. Wysyłasz jego kopię elektroniczną, a odbiorca w razie potrzeby sam ją wydrukuje.

Aby jednak wysłać papierowy oryginał dowolnego dokumentu, należy skorzystać z naszej zwykłej poczty i wysłać dokument listem poleconym.

Wszystkie podstawowe zasady opisane poniżej dotyczą przede wszystkim korespondencji biznesowej z Twoimi partnerami, współpracownikami, klientami i wykonawcami. Używanie ich w korespondencji osobistej jest sprawą prywatną każdego. Jednak przestrzeganie tych zasad w korespondencji osobistej spowoduje jedynie dobre wrażenie na Tobie.

Etyka w poczcie biznesowej

Jeśli nagle nie masz ochoty czytać dalej, ogranicz się przynajmniej do następujących podstawowych zasad:

• Odpowiadając użyj przycisku „Odpowiedz wszystkim”. Spowoduje to przesłanie wiadomości do odbiorców pierwszego e-maila, dzięki czemu Twoja odpowiedź nie dotrze do nich. Zdecydowanie zalecam ukrycie przycisku „Odpowiedz” w ustawieniach interfejsu. W razie potrzeby możesz ręcznie usunąć niechcianych odbiorców.
• Nie pozostawiaj pola Temat pustego. Osoby, z którymi korespondujesz, mogą otrzymywać setki e-maili dziennie i korzystają z tego pola, aby szybko ocenić wagę i treść e-maila.
• Cytuj listy. Nie zaczynaj odpowiedzi od nowego e-maila, kliknij „Odpowiedz wszystkim” na otrzymany e-mail i nie wyłączaj opcji cytowania podczas odpowiadania i przesyłania dalej w ustawieniach swojego klienta poczty e-mail.
• Z pełnym cytatem(jeśli odpowiedź dotyczy całego listu) wpisz treść odpowiedzi na POCZĄTKU listu, a nie na końcu, poniżej.

CZY KONTYNUUJEMY?

Odbieranie listów

1. Otrzymane listy należy przeczytać. Jeśli otrzymałeś list, oznacza to, że ktoś go wysłał z jakiegoś powodu (oczywiście spam nie jest tutaj brany pod uwagę). Jeśli ktoś ma listy oznaczone jako nieprzeczytane i są starsze niż jeden dzień, to nie wie, jak pracować z pocztą. Można to jednak wybaczyć, jeśli:
   • osoba zmarła lub niespodziewanie zachorowała;
   • praca z pocztą nie należy do jego obowiązków służbowych (wtedy nie potrzebuje służbowego e-maila).
2. Jeśli nie jesteś menadżerem, sprawdzaj pocztę przynajmniej 2 razy dziennie: rano i po południu. Brak odpowiedzi na pytanie produkcyjne może opóźnić pracę innych osób i opóźnić rozwiązanie problemów.
3. Jeśli jesteś menedżerem, Twój dzień pracy powinien zaczynać się od uruchomienia klienta poczty e-mail, który działa przez cały dzień i automatycznie sprawdza Twoją pocztę. Skonfiguruj automatyczne dostarczanie/odbiór poczty co najmniej co 10 minut (najlepiej 1-3 minuty).
4. Otrzymałeś list. Jeśli jesteś bardzo zajęty, od razu oceń od kogo pochodzi, temat i przejrzyj go - dzięki temu szybko podejmiesz decyzję, czy list wymaga pilnej odpowiedzi, czy też może trochę poczekać.
5. Jeśli możesz, proszę o natychmiastową reakcję. Jest to najłatwiejszy i najskuteczniejszy sposób na przenoszenie spraw i rezygnację z odbierania poczty.
6. Jeśli rozumiesz, że nie możesz odpowiedzieć w ciągu 24 godzin, lepiej od razu napisać „odpowiem w ciągu kilku dni” lub przynajmniej „odpowiem trochę później”.

Pola „Do”, „DW”, „UDW”

1. Pamiętaj, że istnieją pola Do, CC i UDW. Od nich zależą Twoje dalsze działania (i działania Twoich partnerów korespondencyjnych) po otrzymaniu listu:
   • „Do” („Do”) – list i zawarte w nim informacje lub pytania kierowane są bezpośrednio do odbiorcy. Wysyłając pytanie oczekujesz odpowiedzi od adresata wskazanego w polu „Do”. Jeśli jesteś odbiorcą, to ty powinieneś odpowiedzieć.
   • „CC” („Kopia”) – odbiorcy występujący w kopiach otrzymują pismo „do wiadomości”, w celach informacyjnych lub są „zapraszani do składania zeznań”. Odbiorca kopii co do zasady nie powinien odpowiadać na list; Co więcej, za uprzejme uważa się, jeśli w razie potrzeby zaczniesz od wyrażenia „Przepraszam, że się wtrącam”.
   • „BCC” („Blind Copy”) to pole dla „intryg pałacowych”. Wskazując odbiorcę w tym polu, „w tajemnicy” wysyłasz do niego ten list: fakt, że list został wysłany do tej osoby, nie będzie znany głównemu odbiorcy ani osobom znajdującym się w kopiach. Służy także do masowej wysyłki, dzięki czemu Twoja książka adresowa nie jest znana wszystkim odbiorcom.
2. Odpowiadając użyj przycisku „Odpowiedz wszystkim”. Spowoduje to zapisanie kopii dla odbiorców pierwszego e-maila, dzięki czemu Twoja odpowiedź ich nie ominie.
3. NIE usuwaj osób dodanych przez Twojego korespondenta z kopii listu. Jeśli chcesz odpowiedzieć na coś osobistego, aby inni korespondenci nie otrzymali Twojej odpowiedzi, usuń z kopii wszystkich oprócz tego, który napisał list (tak, nigdy nie używamy przycisku „Odpowiedz”).
4. Jeżeli w otrzymanym piśmie w polu „Do” znajduje się więcej niż dwóch adresatów, oznacza to, że obaj korespondenci lub którykolwiek z nich muszą odpowiedzieć. Zastanów się, czy OBYDWIE powinni odpowiedzieć – jeśli list jest adresowany do Ciebie i kogoś innego, odpowiedz także (nawet jeśli będzie to odpowiedź typu „To pytanie zdecydowanie nie do mnie, niech odpowie taki a taki”).
5. Z kolei zdecydowanie NIE zaleca się umieszczania więcej niż jednego adresata w polu „Do”. Na list wysłany do dwóch nie otrzymasz odpowiedzi od żadnego, ponieważ każdy będzie myślał, że drugi odpowie. Nie wszyscy przeczytali ten artykuł.
6. Przekazywanie prywatnej korespondencji na listę mailingową bez zgody uczestników korespondencji jest nieetyczne!

Pole tematyczne

1. Nie zostawiaj tego pustego.
2. Temat listu powinien być krótki, ale odzwierciedlać główną treść i temat listu. Tytuły takie jak „Pytanie”, „Witam!” lub puste nagłówki wskazują, że jesteś początkującym, któremu brakuje podstawowych umiejętności pisania tekstów biznesowych.
3. Kiedy odpowiadasz na jeden z kilku e-maili o różnych tematach, odpowiedz na właściwy. Odpowiedź na list w temacie „Spotkanie we wtorek 18 kwietnia” w sprawie spotkania oraz na list „Materiały do ​​druku” w sprawie materiałów do druku. Obejmuje to cytowanie wcześniejszej korespondencji (patrz sekcja Pisanie listów poniżej).
4. Jeśli musisz okresowo wysyłać e-maile, np. cotygodniowe raporty, staraj się, aby nagłówek był stały lub chociaż jego część powinna być stała, aby odbiorca mógł ustawić automatyczne reguły sortowania takiej poczty.

Znaczenie pisania

1. Jeśli w piśmie znajdują się informacje o pilnych zmianach, treść umowy lub inne informacje, na które musisz zwrócić uwagę w pierwszej kolejności, użyj „wysokiego” znaczenia, dzięki temu list zostanie podświetlony w skrzynce odbiorczej.
2. Nie używaj „wysokiego” znaczenia na próżno - „hałaśliwi” ludzie są irytujący, bądź skromniejszy.
3. W przypadku prywatnego listu do korespondenta biznesowego lub listu ze śmiesznym zdjęciem lub linkiem oznacz wagę jako „niską”.

Pisanie listów (odpowiedzi)

1. Zacznij od powitania, jest grzeczne. „Witam, Grio!” wskazuje, że jesteś zbyt leniwy, aby wpisać imię i nazwisko danej osoby. Nawet po prostu „Andrey!” lub „Dzień dobry!” całkiem uprzejmy i wystarczający.
2. Rozmawiaj z tą osobą w tym samym języku. Dotyczy to nie tylko języka rosyjskiego/angielskiego, ale także formy tekstu. Jeśli otrzymasz oficjalny list, nieformalna odpowiedź na niego będzie wyrazem braku szacunku wobec respondenta i przejawem Twojej własnej niskiej kultury. Formalną odpowiedzią na nieformalny apel jest albo wezwanie do przestrzegania przepisów, albo jest to po prostu wymagane przez zasady korporacyjne.
3. Staraj się zawsze odpowiadać na ostatnią literę w łańcuchu korespondencji, a nie na jakąś pośrednią.
4. Ne ispolzuyte translit z wyjątkiem przypadków wysyłania listów w warunkach, w których trudno jest wpisać tekst w inny sposób (na przykład z telefonu komórkowego lub komputera bez rosyjskiego układu klawiatury).
5. Jeśli Twój klient poczty e-mail nie obsługuje języka rosyjskiego lub psuje kodowanie, dołącz tekst odpowiedzi jako załącznik.
6. List biznesowy powinien być precyzyjny, zwięzły i konkretny:
   • Dokładność — pamiętaj o podaniu dokładnych szczegółów, do których się odwołujesz (data i temat kolejnego e-maila, data spotkania, punkt porządku obrad, nazwa pliku, link do dokumentu online itp.).
   • Zwięzłość - niektórzy na trzech stronach przedstawiają to, co można napisać w trzech zdaniach. Ten, kto myśli jasno, mówi jasno i twój korespondent to widzi.
   • Specyfika - z listu powinno być jasne CZEGO DOKŁADNIE wymaga się od odbiorcy, jakich działań od niego oczekuje.
7. Korespondencja biznesowa nie jest miejscem ćwiczeń z gatunku epistolarnego i nie jest miejscem wyrażania emocji. W tym celu służą fora, czaty i inne środki elektronicznej komunikacji międzyludzkiej. Lakoniczny tekst biznesowy to nie suchość, ale oszczędność czasu i precyzja myślenia.
8. Jeśli list zawiera kilka pytań, tematów lub zadań, ustrukturyzuj je i podziel na akapity z numeracją lub bez. Ciągły „strumień myśli” jest trudny do odczytania i łatwo przeoczyć główny sens listu. Co więcej, niektórzy mają tendencję do natychmiastowego wyrzucania źle skonstruowanego listu do kosza (choć jest to prawdopodobnie ekstremizm).
9. Pamiętaj, że odpowiedź na prośbę lub zadanie brzmi „Zróbmy to!” niekompletny „Zrobimy to w takim a takim terminie”, „za tyle dni”, „po takim a takim wydarzeniu” to odpowiedzi bardziej zdecydowane i trafne.
10. Jeśli list zostanie sformułowany w taki sposób, że można na niego odpowiedzieć prostym „ok”, to odpowiedź najprawdopodobniej dotrze znacznie szybciej. Na przykład, jeśli istnieje kilka opcji wykonania, zaproponuj opcję domyślną.
11. Tekst nie może zawierać błędów. Ochepyatki nie są straszne, ale jeśli w każdej literze napiszesz i przeliterujesz słowo niepoprawnie, staje się to bardzo szybko zauważalne, a twoje „C” z minusem po rosyjsku staje się oczywiste (a także spekulatywne dalsze wnioski na temat twojego ogólnego poziomu wykształcenia i kultury ).
12. Staraj się nie używać formatowania HTML listu. Niestety ten format pisania listów jest domyślny w Outlooku, ale podczas korzystania z niego, zwłaszcza podczas cytowania (odpowiadania i przesyłania dalej), pojawia się wiele pytań.
13. Jeśli otrzymałeś list w formacie HTML, NIE zmieniaj go na zwykły tekst, ponieważ zakłóca to odbiór informacji przez nadawcę po otrzymaniu odpowiedzi. Im ważniejszy jest dla Ciebie Twój korespondent, tym ważniejsze jest utrzymanie odpowiedniego postrzegania go. Możesz poradzić sobie z podkreślaniem swoich odpowiedzi w cytatach HTML za pomocą koloru, możesz też skorzystać z przycisku „Zmniejsz wcięcie” w panelu formatowania HTML (choć są tam kapryśne niuanse).
14. Zacytuj treść oryginalnego listu. Jak myślisz, co to by oznaczało? Ja też nie wiem: Do: AIST to kreatywny ptak Temat: Re: Re: Re: Pytanie OK! Wasia
15. Nigdy nie edytuj cudzego tekstu, kiedy go cytujesz! Jest to rodzaj fałszerstwa listów.
16. Cytując w całości (jeśli odpowiedź dotyczy całego listu), treść odpowiedzi należy wpisać na POCZĄTKU listu, a nie na końcu.
17. Jeśli odpowiadasz punkt po punkcie, używając cytatu, oddziel cytat pustymi liniami na GÓRĘ i DÓŁ, ​​a na początku zdań użyj wielkich liter. Odpowiedzi spróbuj znaleźć tutaj: > proponujemy podmienić logo na to, które jest w zestawie, > ponieważ na tym bardzo kolorowym tle nie znalazłem logo w załączniku > popraw napis - zamiast „ryba” powinieneś napisać „niewolnik”! > inaczej zostaniemy źle zrozumiani, napis został poprawiony, przepraszam > i ostatnia rzecz...