Kierownik biura jest twarzą biura. Oprócz obowiązków sekretarki łączy funkcje kierownika personalnego oraz. Jest to poważna pozycja, dlatego do przyjęcia wymagana jest obecność wyższego wykształcenia i doświadczenia zawodowego.

Jakie są obowiązki kierownika biura?

Przygotowanie biura. Sprawdzanie sprzętu komputerowego, telefonów i sprzętu biurowego. Wezwij technika, jeśli konieczna jest naprawa.
- Kontrola takich norm sanitarnych jak oświetlenie, temperatura pokojowa.
- Przygotowywanie dokumentów, raportów i materiałów niezbędnych do rozpoczęcia pracy i rozwiązywania bieżących problemów.
- Kontrola pracy sekretarek, kurierów i kierowców. Podział obowiązków, wyznaczanie zadań, stopni odpowiedzialności i analiza efektywności ich pracy.
- Opracowywanie kosztorysów i kontrola wydatków niezbędnych na potrzeby biurowe. Zaopatrywanie pracowników w artykuły papiernicze, materiały eksploatacyjne i odznaki.
- Obliczanie liczby godzin przepracowanych przez pracowników biurowych i przekazywanie informacji do działu księgowości w celu naliczenia wynagrodzeń.
- Monitorowanie przestrzegania dyscypliny pracy. Prowadzenie ewidencji naruszeń codziennej rutyny i ubioru.
- Organizacja spotkań, rejestracja i obsługa gości.
- Dostarczanie negocjacjom, spotkaniom, prezentacjom i innym wydarzeniom niezbędnych materiałów i dokumentów, prowadzenie protokołów.
- Nadzór nad pracą biura.
- Prowadzenie korespondencji biznesowej z klientami i partnerami, dystrybucja niezbędnych materiałów.
- Pomoc pracownikom w rozwiązywaniu pojawiających się problemów i konfliktów.
- Koordynacja kompletacji biura, kontrola wyłączania urządzeń, oświetlenia, klimatyzacji.
- W wielu organizacjach za zatrudnianie personelu odpowiada kierownik biura. Publikuje informacje o wolnych miejscach pracy, przegląda CV, a nawet szkoli nowych pracowników.

Wymagane umiejętności

Kierownik biura jest łącznikiem między kierownictwem a personelem biurowym. W razie potrzeby raportuje stan rzeczy i efektywność pracy w organizacji.

Aby skutecznie wypełniać swoje obowiązki, musisz znać zasady rekrutacji i zarządzania personelem, metody planowania i motywowania, etykę relacji, podstawy pracy biurowej, prawo pracy i rachunkowość. Ponadto kierownik biura musi być odporny na stres, szybko podejmować decyzje i brać za nie odpowiedzialność.

Kto jest kierownikiem biura, główne różnice w stosunku do podobnych stanowisk

Stanowisko kierownika biura nie jest ujęte w Katalogu Kwalifikacji Stanowisk Kierowniczych, Specjalistów i Innych Pracowników, zatwierdzonym Rozporządzeniem Ministra Pracy nr 37 z dnia 21 sierpnia 1998 r. Jednocześnie wraz z rozwojem rynku pracy stanowisko to stało się bardzo często wykorzystywane w wielu firmach, w związku z czym kwestia opracowania opisu stanowiska dla tego pracownika stała się istotna dla pracowników personalnych.

Kierownik biura organizuje pracę biura, zapewnia zarządzanie dokumentami pomiędzy pracownikami a kontrahentami zewnętrznymi, dokonuje zakupów artykułów piśmiennych i innych materiałów eksploatacyjnych, dlatego często stawiany jest na tym samym poziomie co sekretarka. Zakres obowiązków kierownika biura jest jednak szerszy, ponieważ nie ogranicza się do zarządzania dokumentami. Ponadto kierownik biura zapewnia pracę wszystkim pracownikom biura, a sekretarka najczęściej pomaga w pracy tylko szefowi.

Często w firmach stanowisko o podobnych obowiązkach nazywane jest również administratorem biura. Wynika to z faktu, że pracodawca sam decyduje o tym, jak nazwać stanowisko. Jednocześnie ważne jest, aby poprawnie sporządzić opis stanowiska i wskazać w nim wszystkie prawa i obowiązki – wtedy pracownik nie będzie miał pytań o to, co powinien robić w miejscu pracy, a czego nie. Aby właściwie ją skomponować, musisz najpierw zrozumieć główne cechy tej pozycji.

Kto może zostać zatrudniony jako kierownik biura

Ponieważ stanowisko kierownika biura nie figuruje w Katalogu Kwalifikacji, nie ma miejsca na zajęcie dla niego wymagań kwalifikacyjnych. Oznacza to, że w tym przypadku pracodawca decyduje o wszystkim całkowicie - to on określa wymagania dla kandydatów, które można ustalić w opisie stanowiska.

W tym zakresie opis stanowiska kierownika biura może zawierać np. wymóg, zgodnie z którym kandydat na to stanowisko musi posiadać wyższe wykształcenie. Logiczne jest również to, że od kierownika biura zwykle wymaga się znajomości komputera i języka obcego. Jest to szczególnie ważne dla firm, które współpracują z partnerami zagranicznymi. Jeżeli pracodawca nie chce podjąć się szkolenia pracownika, wówczas może ustalić ograniczenie stażu pracy.

Nie znasz swoich praw?

Czym kieruje się kierownik biura w swojej pracy i co powinien wiedzieć

W opisie stanowiska pracy może znajdować się osobny rozdział, który określa wymagany poziom wiedzy pracownika na tym stanowisku oraz normy i standardy, którymi powinien się kierować w swoich działaniach. Zwykle od kierownika biura wymagana jest znajomość lokalnych przepisów i instrukcji, podstaw pracy biurowej, podstawowych systemów ewidencji personelu, zasad obsługi sprzętu komputerowego, etykiety biznesowej oraz zasad prowadzenia rozmów telefonicznych. W swoich działaniach kierownik biura musi opierać się na normach prawnych, lokalnych aktach przedsiębiorstwa, zarządzeniach wykonawczych i opisach stanowisk.

Jakie są prawa kierownika biura?

Kierownikowi biura przysługuje określony zakres uprawnień. Wszyscy pracownicy organizacji mają niektóre z tych praw, ale są też określone prawa, z których korzysta się wyłącznie na tym stanowisku. Aby pracownik wiedział, z jakich praw może skorzystać, są one wyświetlane w opisie stanowiska.

Tym samym kierownik biura ma prawo wymagać od innych pracowników sfinalizowania niektórych dokumentów, takich jak raporty z podróży. Jeżeli kierownik biura przyjmuje klientów, to jest uprawniony do decydowania o przyjęciu nieplanowanych gości (czyli bez umówienia). Ale jednocześnie musi być w stanie prawidłowo ocenić wagę takiej wizyty, a także możliwą szkodę wynikającą z opóźnienia w rozwiązaniu pewnych kwestii spowodowanych odmową spotkania z pracownikiem lub kierownictwem firmy.

Zakres obowiązków kierownika biura

Podczas opracowywania opisu stanowiska pracownicy personelu zwracają największą uwagę na sekcję dotyczącą obowiązków służbowych. W końcu ważne jest, aby pracodawca szczegółowo opisał, do czego pracownik jest zobowiązany w ramach wykonywania swoich funkcji pracowniczych.

Na przykład kierownik biura jest często odpowiedzialny za zarządzanie dokumentami (zarówno wewnętrznymi, jak i zewnętrznymi), przyjmowanie klientów, partnerów i innych gości - nie w celu rozwiązania konkretnych problemów, ale dalszego komunikowania ich z upoważnionymi pracownikami. W małych firmach kierownik biura może być odpowiedzialny za odbieranie połączeń telefonicznych, chociaż w przypadku dużej liczby połączeń można zatrudnić do tego osobnego pracownika.

Jeśli kierownik biura jest zobowiązany do monitorowania udostępniania pracowników do biura, to należy to również zaznaczyć w opisie stanowiska, aby później nie było sporów, czy powinien to robić. Możliwe jest również odrębne określenie obowiązku wydania dokumentów podróży, jeżeli obowiązek ten nie leży w kompetencjach księgowego.

Kierownik biura może również obejmować inne obowiązki. Najważniejsze jest, aby zapisać je w opisie stanowiska, aby nie dochodziło do powielania obowiązków innych pracowników.

Przybliżona struktura opisu stanowiska kierownika biura

Na podstawie powyższego możemy stwierdzić, że opis stanowiska kierownika biura powinien zawierać następujące sekcje:

1. Postanowienia ogólne
   Ta sekcja zazwyczaj opisuje:
   • stanowisko (kierownik biura);
   • bezpośrednie podporządkowanie (wskazuje również, kto jest odpowiedzialny za zatrudnianie i zwalnianie pracownika);
   • kategoria stanowiska (specjalista);
   • wymagania kwalifikacyjne, które zazwyczaj obejmują poziom wykształcenia, doświadczenie zawodowe, a także opis umiejętności i wiedzy, jakie chciałby widzieć kandydat na dane stanowisko;
   • obecność podwładnych;
   • nakaz wymiany;
   • wykaz przepisów, instrukcji i zasad, które pracownik powinien znać i którymi powinien się kierować w swoich działaniach.
2. Prawa
   Ta sekcja zawiera uprawnienia nadane kierownikowi biura. Na przykład może:
   • żądać informacji od innych pracowników;
   • zapoznać się z decyzjami lidera;
   • przekazać kierownikowi swoje sugestie dotyczące usprawnienia procesu pracy;
   • żądać od kierownika pomocy w wykonywaniu swoich obowiązków;
   • samodzielnie rozwiązywać problemy związane z przyjmowaniem nieplanowanych gości;
   • wymagać od pracowników składania sprawozdań w wymaganej formie.
3. Odpowiedzialność zawodowa
   Ta sekcja określa listę obowiązków, które pracownik musi wykonywać w ramach swojej działalności zawodowej. Zazwyczaj kierownik biura jest odpowiedzialny za:
   • wykonywanie zadań szefa w ramach kompetencji służbowych;
   • organizowanie przyjmowania gości;
   • prowadzenie ewidencji czasu pracy pracowników biurowych;
   • przygotowywanie dokumentów podróży i przyjmowanie raportów z podróży;
   • przyjmowanie korespondencji przychodzącej i jej dystrybucja wśród pracowników;
   • organizacja obiegu dokumentów pomiędzy pracownikami biura, a także z kontrahentami;
   • rozliczanie umów z kontrahentami;
   • zaopatrzenie pracowników biurowych w artykuły papiernicze i inne materiały eksploatacyjne.
4. Odpowiedzialność
   W tej sekcji wymieniono rodzaje odpowiedzialności, jakie mogą pociągnąć kierownika biura (jednak nie ma zwyczaju wskazywania tutaj konkretnych sankcji). Tak więc kierownik biura może być zaangażowany:
   • do odpowiedzialności dyscyplinarnej - za niewykonanie lub nienależyte wykonanie swoich obowiązków pracowniczych;
   • odpowiedzialność administracyjna lub karna – za popełnienie stosownego wykroczenia;
   • odpowiedzialności materialnej – za wyrządzoną im szkodę (w granicach określonych przepisami prawa cywilnego i prawa pracy).

Zatem opis stanowiska kierownika biura odzwierciedla wszystkie prawa i obowiązki, jakie pracodawca nakłada na pracownika, ponieważ to pracodawca decyduje, co pracownik powinien robić w związku z tym stanowiskiem. Chociaż stanowisko kierownika biura nie jest uwzględnione w katalogu kwalifikacji, nie ma dla niego zalecanych wymagań kwalifikacyjnych ani ujednoliconych obowiązków zawodowych. Oznacza to, że przy opracowywaniu instrukcji możesz skorzystać z niemal każdego z próbek zamieszczonych w sieci – w tym z tego, który jest dostępny na naszej stronie.

Opis stanowiska kierownika biura określa zakres praw i obowiązków pracownika zajmującego dane stanowisko. W naszym artykule omówiono główne aspekty tej instrukcji, jej cel oraz procedurę zatwierdzania.

Do czego służy instrukcja?

Oświadczenie opis stanowiska kierownika biura pomoże kierownikowi jasno określić zakres praw i obowiązków konkretnego pracownika. W przypadku wykrycia niewykonania lub odmowy wykonania obowiązków określonych w pouczeniu, kierownik ma prawo pociągnąć sprawcę do odpowiedzialności dyscyplinarnej.

W opisie stanowiska pracodawca określa:

• Jakie są wymagania kwalifikacyjne dla osoby ubiegającej się o pracę? W związku z tym, jeżeli kandydat nie spełnia wymagań kwalifikacyjnych określonych w pouczeniu, pracodawca może odmówić jego zatrudnienia.
• Zakres obowiązków pracownika. Obowiązki zapisane w instrukcjach pomogą w rozwiązaniu sporu pracowniczego.
• Granice odpowiedzialności za niewykonanie obowiązków przez pracownika.

Instrukcja daje pracownikowi wyobrażenie o jego głównych obowiązkach na tym stanowisku. Tak więc obecność instrukcji pomoże zapobiec przypisywaniu pracownikowi dodatkowych nieopłaconych obowiązków.

Procedura zatwierdzania opisu stanowiska

Opis stanowiska może zostać zatwierdzony jako niezależny dokument personalny lub stanowić załącznik do umowy o pracę. Opisy stanowisk z reguły nie są sporządzane osobiście dla każdego pracownika, ale opracowywane dla konkretnego stanowiska (pismo Rostrud nr 3042-6-0 z 08.09.2007).

W przypadku zatrudnienia nowego pracownika na stanowisko kierownika biura specjalista odpowiedzialny za dokumentację kadrową w organizacji drukuje 2 egzemplarze odpowiednich instrukcji (zawierają one imię i nazwisko nowego pracownika). Jeden z nich przekazywany jest pracownikowi (pismo Rostrud z dnia 31 października 2007 r. nr 4412-6), a drugi pozostaje w jego aktach osobowych (odpis ten musi być podpisany przez pracownika o zapoznaniu się z dokumentem).

Istnieją inne możliwości naprawienia faktu, że pracownik przeczytał instrukcje:

• w umowie o pracę dokonano odpowiedniego wpisu o zapoznaniu się;
• znak zapoznawczy umieszcza się na osobnej kartce, która jest składana z zatwierdzonym formularzem opisu stanowiska;
• w specjalnym dzienniku dokonuje się wpisu o zapoznaniu się z opisem stanowiska (lokalny akt organizacji).

Instrukcja kierownika biura jest opracowywana przez dział personalny przedsiębiorstwa i zatwierdzana przez dyrektora. Instrukcja jest podpisana przez osobę, która ją sporządziła. Forma instrukcji nie jest zatwierdzona, ale przy jej kompilacji zaleca się przestrzeganie:

• wymagania dotyczące struktury i treści dokumentu, odzwierciedlone w załączniku do dekretu Ministerstwa Pracy Federacji Rosyjskiej z dnia 21 sierpnia 1998 r. Nr 37;
• standardy dostarczone przez GOST R 6.30-2003.

Wszystkie opisy stanowisk są zwykle zapisywane w specjalnym dzienniku. Więcej o procedurze prowadzenia takiego rejestru dowiesz się z naszego artykułu.

Jeśli w przedsiębiorstwie występuje taka praktyka, przed złożeniem instrukcji do zatwierdzenia dyrektorowi, może ona zostać zatwierdzona przez szereg służb, np. prawnych. Zgodnie z ust. 3.22 GOST R 6.30-2003 wiza musi zawierać wskazanie stanowiska osoby zatwierdzającej, jej podpis (z odpisem) oraz datę. Wiza znajduje się na odwrocie ostatniej strony instrukcji.

Aby zatwierdzić instrukcje, można wydać odpowiednie zarządzenie, jednak w praktyce szef ogranicza się do podpisu pod nagłówkiem „Zatwierdzam” wskazującego datę zatwierdzenia (klauzula 3.16 GOST R 6.30-2003). Od tej daty wchodzi w życie opis stanowiska.

Gdzie mogę znaleźć formularz opisu stanowiska kierownika biura?

Ze względu na to, że forma opisu stanowiska kierownika biura nie jest ujednolicona, a przepis dotyczący trybu jego przygotowania na poziomie legislacyjnym nie został zatwierdzony, forma tego lokalnego dokumentu jest opracowywana przez każdą organizację niezależnie.

Ponieważ prawa / obowiązki kierowników biur w większości firm nie różnią się zbytnio, zwyczajowo stosuje się gotowy formularz opisu stanowiska. Aktualny formularz można pobrać z naszej strony internetowej.

Struktura opisu stanowiska

Ogólnie przyjęta struktura opisu stanowiska wygląda następująco:

• Ogólne postanowienia dotyczące stanowiska.
• Kolejność podporządkowania, komunikacja według pozycji.
• Obowiązki funkcjonalne.
• Prawa pracownicze.
• Odpowiedzialność za nienależyte/niepełne niewykonanie obowiązków.

Wymagania dotyczące pracowników

Stanowisko to często zajmują specjaliści z wyższym wykształceniem (najlepiej filologicznym lub menedżerskim). Często jednak doświadczenie nie jest wymagane. Ale są też pracodawcy, dla których kluczowym wymogiem jest staż pracy w danej lub pokrewnej specjalności (najlepiej co najmniej 2 lata). Jednocześnie wykształcenie wnioskodawcy może być średnie zawodowe.

Jednym z ważnych wymagań stawianych pracownikowi jest często znajomość języków obcych. Ważna jest również znajomość podstaw pracy biurowej i etyki biznesu, posiadanie umiejętności prowadzenia działalności administracyjnej i gospodarczej. Nie mniej uwagi pracodawca przywiązuje do umiejętności czytania i pisania oraz obsługi urządzeń biurowych.

Przed rozpoczęciem pracy kierownik biura powinien dowiedzieć się:

• struktura firmy i zasady podziału na strefy dla różnych usług;
• zasady zarządzania personelem firmy;
• zakres przedsiębiorstwa, zakres uprawnień i granice odpowiedzialności pracowników biurowych;
• metody planowania i motywowania stosowane w firmie;
• cechy budowy przepływu pracy i procedury prowadzenia pracy biurowej;
• cechy przygotowania i wykonania dokumentacji zgodnie ze standardami przyjętymi w firmie;
• zasady organizacji zaopatrzenia biura w artykuły niezbędne do produkcji (artykuły papiernicze, artykuły gospodarstwa domowego, środki sanitarno-higieniczne, materiały eksploatacyjne itp.);
• wyposażenie techniczne gabinetu i zasady pracy z istniejącym sprzętem;
• wewnętrzne regulaminy pracy;
• przepisy BHP, ochrona pracy, bezpieczeństwo przeciwpożarowe i higiena przemysłowa.

Jakie są obowiązki kierownika biura?

Kierownik biura podlega bezpośrednio szefowi przedsiębiorstwa - to decyzja dyrektora decyduje o jego zatwierdzeniu stanowiska i odwołaniu. W tym zakresie obowiązki kierownika biura związane są głównie z realizacją bezpośrednich poleceń kierownictwa. Ponadto kierownik biura musi zapewnić sprawne działanie biura i koordynować wzajemne oddziaływanie działów.

W związku z tym można wyróżnić główne obowiązki zawodowe kierownika biura:

• zapewnienie sprawnego funkcjonowania biura, w tym obsługi sekretarskiej, kurierskiej, kierowców i personelu technicznego;
• usystematyzowanie i utrzymanie porządku w dokumentacji organizacyjnej;
• przyjmowanie/dystrybucja przychodzących połączeń telefonicznych (organizacja pracy sekretariatu/dyspozytora);
• podział obowiązków służbowych pracowników biurowych (sekretarki, kurierzy, dyspozytorzy, kierowcy, personel techniczny itp.);
• wydawanie pracownikom biurowym wizytówek, materiałów informacyjnych, monitorowanie przestrzegania dress code'u (jeśli obowiązuje);
• opracowanie i wykonanie budżetu na potrzeby biurowe;
• zorganizowanie zaopatrzenia biura we wszystko, co niezbędne do jego funkcjonowania (artykuły piśmienne, meble i wyposażenie biurowe, materiały eksploatacyjne itp.);
• zapewnienie przechowywania powierzonych mu dóbr materialnych;
• zorganizowanie procedury korzystania ze sprzętu biurowego, w przypadku jego awarii, wezwanie odpowiednich techników do przeprowadzenia prac naprawczych, zapewnienie modernizacji sprzętu i oprogramowania;
• organizowanie spotkań, przyjmowanie gości/delegacji, obsługa logistyczna wszelkich spotkań i wydarzeń w biurze;
• planowanie spotkań biznesowych, ich moderowanie, organizowanie nagrywania i innej dokumentacji takich wydarzeń;
• organizacja obiegu pracy biurowej/korespondencji służbowej, koordynacja pracy biurowej;
• kontrola przestrzegania dyscypliny pracy przez pracowników biurowych, prowadzenie karty czasu pracy podwładnych;
• koordynacja zakończenia/początku dnia pracy.

Prawa pracownicze i odpowiedzialność za niewykonanie obowiązków

Główne uprawnienia kierownika biura to:

• zapoznanie się z dokumentacją związaną z wykonywanymi przez niego obowiązkami;
• zgłaszanie propozycji usprawnienia pracy biurowej;
• podpisywanie i zatwierdzanie dokumentacji w ramach swoich kompetencji;
• dysponowanie powierzonymi środkami finansowymi i zasobami materialnymi dla osiągnięcia wyznaczonych celów i wypełnienia powierzonych obowiązków funkcjonalnych;
• przedkładanie kierownikowi danych o ruchu personalnym podległych pracowników, nałożeniu sankcji dyscyplinarnych;
• wymóg stworzenia odpowiednich warunków do wykonywania powierzonych mu obowiązków.

W przypadku, gdy kierownik biura nie radzi sobie ze swoimi obowiązkami, ponosi on odpowiedzialność w ramach przewidzianych przez przepisy prawa pracy.

Wyniki

Przy zatrudnianiu kierownika biura ważne jest, aby z góry nakreślić zakres jego obowiązków. Niezbędne zasady postępowania są zwykle ustalane w opisie stanowiska - lokalnym dokumencie, który zawiera wszystkie wymagania kierownika wobec podwładnego.

Opis stanowiska jest zatwierdzany przez szefa i przekazywany pracownikowi do wglądu. Znak zapoznawczy oznacza, że ​​pracownik zobowiązuje się do wykonywania wszystkich powierzonych mu funkcji, a także wie o odpowiedzialności za ich niewykonanie.

Opis stanowiska odnosi się do rodzaju dokumentów, które nie są obowiązkowe, ale są szeroko rozpowszechnione. Jego głównym zadaniem jest zapoznanie pracownika z listą funkcji wchodzących w zakres jego kompetencji, a także z jego prawami i obowiązkami.

Kto opracowuje opis stanowiska dla kierownika biura

W większości firm za napisanie dokumentu odpowiada albo prawnik, albo sekretarz organizacji, albo kierownik działu personalnego. Ale niezależnie od tego, kto ostatecznie będzie zaangażowany w jego tworzenie, musi to być poświadczone przez szefa przedsiębiorstwa.

AKTA

Podstawowe zasady pisania opisu stanowiska

Ponieważ w ustawodawstwie nie ma czegoś takiego jak „opis stanowiska”, nie ma zatwierdzonego, jednolitego modelu dla wszystkich. Oznacza to, że przedsiębiorstwa i organizacje mają prawo korzystać z szerokiej gamy gotowych szablonów instrukcji lub rozwijać je według własnego uznania, w oparciu o potrzeby produkcyjne.

Standard opisów stanowisk najczęściej stosowany w firmach obejmuje kilka działów:

• "Postanowienia ogólne",
• "Główne funkcje",
• „Prawa”,
• "Odpowiedzialność",

które są czasami uzupełniane akapitami, takimi jak

• "Warunki pracy",
• „Prawo do podpisania” itp.

Dokument pisany jest zawsze w jednym egzemplarzu. Jeżeli firma zatrudnia kilku pracowników w tej samej specjalności, dla każdego z nich sporządzany jest osobny dokument – ​​w celu uniknięcia powielania obowiązków zawodowych.

Opis stanowiska może być napisany odręcznie (co w ostatnich latach jest niezwykle rzadkie) lub wydrukowany na komputerze. Ale niezależnie od metody rejestracji, musi być poświadczona podpisami „na żywo”. Jednocześnie nie jest konieczne poświadczanie dokumentu pieczęcią, ponieważ należy on do wewnętrznego obiegu dokumentów organizacji.

Treść opisu stanowiska kierownika biura

U góry dokumentu pośrodku jego nazwa jest zapisana ze wskazaniem stanowiska, dla którego jest opracowywany. Następnie po prawej stronie należy zostawić kilka wierszy do zatwierdzenia opisu stanowiska przez szefa firmy: tutaj należy wpisać jego stanowisko, nazwę firmy, nazwisko, imię, patronimię, a także zostawić wiersz do podpisu (z dekodowaniem).

Postanowienia ogólne

Następna sekcja otwiera główną część instrukcji. Nazywa się to "Postanowienia ogólne" a przede wszystkim wskazuje bezpośredniego przełożonego kierownika urzędu (bez wskazywania konkretnych nazwisk). Ponadto wpisuje się, na podstawie jakiego dokumentu następuje powołanie i zwolnienie pracownika, wymagane kwalifikacje, poziom wykształcenia, niezbędny staż pracy i staż pracy. Następnie wskazana jest procedura zastępowania kierownika biura podczas jego nieobecności w miejscu pracy.

Poniżej wymienione zostały dokumenty i regulaminy, które kierownicy biur powinni uwzględniać w swojej pracy. Następnie musisz zidentyfikować wszystkie prawa i zasady, z którymi kierownik biura powinien się zapoznać: prawo pracy, administracyjne i innego rodzaju, zarządzenia, zarządzenia zarządcze, regulaminy wewnętrzne i ochrony pracy itp.

Zakres obowiązków kierownika biura

W drugiej sekcji z nazwą "Obowiązki" wpisują się określone obowiązki przypisane kierownikowi biura (pod pewnymi względami są one podobne do funkcji sekretarki). Należy pamiętać, że funkcje te mogą się nieznacznie różnić w różnych przedsiębiorstwach.

Ważna uwaga: lista obowiązków powinna być równoważna czasowi pracy pracownika, nie powinna być przeładowana ani zbyt wolna.

Uprawnienia kierownika biura

w rozdziale „Prawa” konieczne jest wyznaczenie uprawnień kierownika biura, w tym inicjatyw, które może podjąć, aby praca była jak najbardziej owocna i wydajna. Również tutaj konieczne jest wskazanie możliwości interakcji z kierownictwem przedsiębiorstwa i pracownikami innych działów.

Odpowiedzialność kierownika biura

czwarta sekcja "Odpowiedzialność" jasno określa te naruszenia i wykroczenia, które pociągają za sobą karę dyscyplinarną. Muszą być wskazane starannie i dokładnie, ponieważ w przypadku konfliktów wymagających rozstrzygnięcia w sądzie ta część dokumentu może stać się podstawą dowodową dla jednej lub drugiej strony.

Na koniec dokument należy uzgodnić z odpowiedzialnym oficerem: w tym celu należy wpisać jego stanowisko, dokładną nazwę organizacji, pełne nazwisko, imię, patronimię i przekazać mu do podpisu.

Następnie wprowadzane są dane dotyczące samego kierownika biura: jego nazwisko, imię, patronimik, ponownie nazwa firmy, informacje z dowolnego dokumentu tożsamości, podpis i data zapoznania się z instrukcją. Imienny autograf potwierdzi, że pracownik zgadza się z informacjami o obowiązkach służbowych podanymi w pouczeniu i rozumie odpowiedzialność za ewentualne naruszenia.

Na końcu dokumentu znajduje się uchwała kierownika przedsiębiorstwa.

Czym różni się kierownik biura od sekretarki i jakie pełni funkcje kierownicze, znajduje odzwierciedlenie w opisie stanowiska. O czym często zapomina się podczas kompilacji, powiemy w artykule.

Z artykułu dowiesz się:

Czy konieczne jest opracowanie opisu stanowiska dla kierownika biura

Ponieważ opisy stanowisk nie należą do dokumentów wymaganych przez prawo, nie wszyscy pracodawcy uważają za konieczne ich opracowanie. Wyjaśniają to faktem, że funkcję pracy pracownika można szczegółowo określić i .

Nie przegap: główny artykuł miesiąca od czołowych specjalistów Ministerstwa Pracy i Rostrud

Kompletny podręcznik opisów stanowisk dla wszystkich sektorów działalności.

Jednak, jak pokazuje praktyka, to opis stanowiska, sporządzony i zatwierdzony zgodnie z wymogami prawa, jest dokumentem regulacyjnym, za pomocą którego można:

• ustalić szczegółowy wykaz obowiązków dla pracowników zajmujących określone stanowisko;
• określić uprawnienia na każdym ze stanowisk i odpowiedzialność za niewykonanie nałożonych obowiązków pracowniczych;
• równomiernie rozłożyć obciążenie pracowników i wyeliminować powielanie funkcji;
• ustalić kryteria i wymagania, według których można ocenić aktywność zawodową każdego pracownika;
• ustalić, w jakim stopniu pracownik odpowiada zajmowanemu stanowisku, a jeśli nie radzi sobie z obowiązkami, przenieść go na inne stanowisko lub .

W przypadku, gdy funkcjonalność pracownika jest opisana w umowie o pracę, wszelkie jej zmiany będą wymagały zgody pracownika i zawarcia umowy dodatkowej. Konieczne będzie również podpisanie umowy dodatkowej z pracownikiem, jeśli opis stanowiska pracy zostanie sporządzony jako załącznik do umowy o pracę.

Notatka! Z korzyścią dla pracodawcy, kierownika biura został sformalizowany jako niezależny regulamin, w którym można dokonywać bieżących zmian niewymagających uzgodnień z pracownikiem.

Dzięki opisowi stanowiska pracy, który należy sporządzić z uwzględnieniem specyfiki nie tylko stanowiska, ale i specyfiki stanowiska pracy, pracownik jasno zrozumie:

• jaką wiedzę i umiejętności powinien posiadać, aby odpowiadać zajmowanemu stanowisku;
• co dokładnie obejmuje jego obowiązki służbowe;
• jakimi prawami i innymi aktami normatywnymi powinien się kierować w swojej działalności;
• jakie prawa ma na swoim stanowisku i jak może z nich korzystać;
• jaką odpowiedzialność ponosi za nieprzestrzeganie wymagań opisu stanowiska.

Jakie sekcje zawierają opis stanowiska kierownika biura

Dla lepszej percepcji tekst każdego opisu stanowiska pracy musi być uporządkowany. Zazwyczaj ten dokument składa się z następujących sekcji:

1. Postanowienia ogólne;
2. Wymagane kompetencje;
3. Odpowiedzialność zawodowa;
4. prawa pracownicze;
5. Odpowiedzialność.

Jednocześnie lista wymagań kwalifikacyjnych na stanowisko może być jednym z punktów w sekcji „Postanowienia ogólne” lub może być wydzielona na osobną sekcję, nie ma to znaczenia.

W rubryce „Postanowienia ogólne” wskazane jest wyszczególnienie tych regulaminów, których powinien przestrzegać pracownik zajmujący stanowisko kierownika biura, aby określić tryb jego powołania.

Podczas ustalania wymagań kwalifikacyjnych możesz użyć ujednoliconego katalogu kwalifikacji jako podstawy i « Specjalista w zakresie organizacyjnego i dokumentacyjnego wspomagania zarządzania organizacją. Oprócz ogólnych wymagań dotyczących doświadczenia i kwalifikacji, kierownik biura będzie potrzebował w szczególności:

• znajomość podstaw pracy biurowej, prawoznawstwa, psychologii;
• umiejętność pracy z informacjami poufnymi i ich przechowywania;
• umiejętności kierownicze;
• umiejętności negocjacyjne;
• umiejętność pracy w środowisku wielozadaniowym;
• odporność na stres i umiejętność rozwiązywania sytuacji konfliktowych;
• zdolności organizacyjne, umiejętność delegowania uprawnień.

Ale oczywiście główna część kierownik biura to opis jego obowiązków służbowych.

Obowiązki kierownika biura

Zakres obowiązków kierownika biura może się różnić w zależności od potrzeb konkretnej organizacji. Kierownik biura w małej firmie najprawdopodobniej będzie wykonywał zarówno własne zadania kierowania codzienną pracą biura, jak i obowiązki sekretarki i. W dużej firmie kierownik biura może zajmować się jedynie obsługą administracyjną biura, natomiast prace sekretarskie będą wykonywane przez poszczególnych pracowników.

Dlatego przy opracowywaniu opisu stanowiska Przede wszystkim powinieneś zdecydować, jakie zadania są istotne dla przypisania kierownika biura w Twojej firmie.

Tradycyjnie kierownik biura pełni następujące funkcje:

• zapewnia otwieranie i zamykanie biura w wyznaczonych godzinach,
• rozdziela rozmowy telefoniczne
• organizuje przyjęcie gości w biurze,
• zapewnia przygotowanie wydarzeń biurowych (spotkania, sesje, konferencje),
• koordynuje pracę urzędu i jego pracowników,
• zapewnia zarządzanie operacyjne personelem administracyjnym,
• nadzoruje bieżącą działalność,
• w imieniu szefa przygotowuje pisma, zarządzenia, sporządza protokoły narad,
• monitoruje zaplecze materialne biura: kontroluje dostępność materiałów biurowych i eksploatacyjnych, stan pracy urządzeń, zamawia wodę itp.

Pomimo braku stanowiska kierownika biura, w razie potrzeby można z niego pożyczyć określone funkcje i działania związane z pracą.

Przypomnijmy, że na omawianym stanowisku stosowanie standardu zawodowego i ujednolicenie z nim nazw stanowisk nie jest obowiązkowe. Dlatego obowiązki kierownika biura, jeśli to konieczne, mogą obejmować różne obowiązki, aż do tych przypisanych do funkcji .

Pobierz powiązane dokumenty

Opis stanowiska kierownika biura

Opis stanowiska kierownika biura składa się z sekcji zwykle zawartych w takim dokumencie:

• przepisy ogólne, które odzwierciedlają:
• procedura powołania,
• podporządkowanie kierownika biura;
• wymagania kwalifikacyjne (poziom wykształcenia, doświadczenie praca),
• wykaz dokumentów, których znajomość jest niezbędna do obsadzenia stanowiska;
• obowiązki służbowe, które obejmują:
• wykaz obowiązków służbowych pracownika,
• wiedza, umiejętności i zdolności niezbędne do ich realizacji;
• uprawnienia kierownika biura;
• odpowiedzialność pracownika.

Jeśli zostanie to zaakceptowane w organizacji, w opisie stanowiska można uwzględnić inne sekcje: komunikację według stanowiska, interakcję z działami strukturalnymi, procedurę zmiany opisu stanowiska i inne.

poprzez powierzenie pracownikowi dodatkowej pracy lub powierzenie mu w trybie funkcji sekretarza (Artykuł 60.2 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej).

Należy pamiętać, że przy wyborze drugiej opcji pracownik będzie musiał ustalić dopłatę. Jego wielkość określa umowa z pracownikiem (art. 151 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej).

Zaletą tej opcji jest jednak możliwość anulowania tego zamówienia w dowolnym momencie, o czym konieczne jest jedynie powiadomienie pracownika z 3-dniowym wyprzedzeniem. Może to być wygodniejsze dla rozwijającej się firmy, ponieważ później może zapaść decyzja o zatrudnieniu pojedynczego pracownika na stanowisko sekretarki.

Istnieje również możliwość zorganizowania pracy wewnętrznej w niepełnym wymiarze godzin. Do tego jest osobny .