Aby prowadzić produktywne spotkania, musisz wiedzieć zasady spotkania. To jest dokładnie ta sytuacja, kiedy można wymienić opinie na pewne tematy, albo wykopać ogromną dziurę, w którą cały biznes pójdzie do piekła. Ale jeśli znasz podstawowe zasady prowadzenia spotkań, możesz przeprowadzić każde spotkanie tak skutecznie, jak to możliwe. Poniżej prezentujemy 6 zasad prowadzenia skutecznego spotkania, dzięki czemu niektórzy pracownicy nie będą się nudzić na spotkaniu, a inni poczują się wysłuchani.

1. Ustal temat rozmowy

Należy to ustalić na długo przed rozpoczęciem spotkań. W przeciwnym razie będzie to strata czasu z powodu ogólnego zamieszania i zamieszania. Dotyczy to nie tylko menedżera, ale wszystkich pracowników. Zasady prowadzenia spotkań wymagają od każdego jasnego zrozumienia tematu przyszłej rozmowy. Niech każdy ma niezbędne dokumenty, niezbędne informacje, aby uniknąć niepotrzebnych i niepotrzebnych pytań, które zajmą każdemu czas.

Aby spotkanie było produktywne, osoba je organizująca musi rozumieć, jak spotkanie powinno się zakończyć? Rozwiązanie, analiza problemu, doprowadzenie nowe informacje, zbieranie informacji itp. Mając sformułowany ostateczny cel, łatwiej będzie Ci prowadzić spotkania.

2. Zachowaj swój porządek obrad na piśmie.

Zasady odbywania posiedzeń wymagają obowiązkowego pisemnego rejestrowania wszystkiego, co dzieje się na posiedzeniu, nawet jeśli trwa ono nie dłużej niż dziesięć minut. Nawet w tym czasie możesz popełnić wiele błędów, jeśli nie masz przed sobą jasnego planu. Trzymając się tego, wydajesz bardziej produktywnie całkowity czas, trzymaj wszystkie ważne punkty w zasięgu wzroku.

3. Udział organizatora w spotkaniu powinien być jak najmniejszy

Jeśli nie musisz uczestniczyć w spotkaniu, chyba że jest to konieczne ze względów biznesowych, wstrzymaj się od głosu. Organizowanie spotkań powinno przynieść korzyści nie tylko zespołowi, ale także Tobie osobiście. To samo tyczy się osób zaproszonych na spotkanie. Nie ma potrzeby zapraszać na nie tych, dla których rozstrzygnięcie spraw znajdujących się w porządku obrad nie będzie istotne. Przecież im więcej uczestników, tym więcej opinii, zamieszania i straty czasu.

4. Stwórz zainteresowanie

Spotkania powinny być interesujące dla ich uczestników. Tylko wtedy, gdy osobiste zainteresowania każdego uczestnika zostaną dobrze rozgrzane, tylko wtedy będą oni bardziej uważni na to, co się dzieje. Nie pozwól nikomu przejąć inicjatywy; zmień tempo, format i styl takich spotkań. Zadbaj o to, aby prelegenci przedstawili istotę zagadnienia i nie rozpraszali się zbędnymi tematami. Wiedz, jak odróżnić chęć rozładowywania sytuacji żartem od chęci "afiszować się".

5. Wymagaj zwięzłości w przemówieniach.

Aby uniknąć opóźnień w spotkaniach, zakończ przemówienie po wyrażeniu głównej idei i nie rozpraszaj się drobiazgami. Nie przerywaj też innym, nawet jeśli całkowicie się z nimi nie zgadzasz. Pozwól im najpierw wyrazić wszystko, co uznają za konieczne, wtedy nie pozwolisz mu zostawić atutu w rękawie przeciwko Tobie i będziesz mógł argumentować wszystkie zarzuty wobec argumentów przeciwnika.

Nie zamieniaj też spotkań w decyzje. pytania osobiste- Kontakty osobiste są surowo zabronione. Jest mało prawdopodobne, że dojdziecie do wspólnego mianownika, ale inni uczestnicy procesu zostaną odciągnięci od głównej idei spotkania.

6. Przekaż swój plan działania

Każde spotkanie powinno mieć swój wynik. Z reguły formułuje się go w formie planu działań na najbliższą przyszłość, który został opracowany w trakcie informacji ogłaszanej na spotkaniu.

Spróbuj ich użyć zasady spotkania, a zauważysz, jak bardzo wzrośnie ich produktywność.

• Seminarium

Jak często siedziałeś na spotkaniach trwających ponad 2 godziny, próbując jednocześnie rozwiązać wszystkie problemy świata? Kiedy ludzie zaczerwienieni z upału, tracący panowanie nad sobą ze zmęczenia, zaczynają przekrzykiwać się nawzajem w poszukiwaniu odpowiedniego rozwiązania? Kiedy każde spotkanie kończy się niczym, a wszyscy uczestnicy przysięgają sobie, że już nigdy nie zbiorą się na te bezsensowne spotkania?

Oryginalny artykuł: tvoyplan.com/2013/04/28/efektywne-meeting-rules

Co wpływa na skuteczność spotkania?

Jeśli zastosujesz popularną logikę obliczania zwrotu z inwestycji (ROI) do oceny efektywności spotkań, otrzymasz coś takiego:

Efektywność spotkania = wartość podjętych decyzji / (czas spotkania * liczba uczestników * średnie wynagrodzenie uczestnika)

Oczywiście zwiększając wartość podjętych decyzji (licznik) i skracając czas spotkania oraz liczbę uczestników, a także próbując zminimalizować czas osób wysoko opłacanych (mianownik), można zmaksymalizować zwrot z tego tytułu. Pomimo tego, że próbując zoptymalizować każdy z tych parametrów, odniesiesz już spory sukces, istnieje między nimi zależność, a umiejętne ich zrównoważenie jest trudnym zadaniem, któremu nie udaje się wielu menedżerom.

Dlatego spotkanie jest dość kosztowną rzeczą, która słusznie wzbudziła strach i nienawiść wśród pracowników biurowych. Te same emocje towarzyszą organizatorom tych spotkań, w tym Państwu. Jeśli chcesz zasłużyć na szacunek swojego zespołu, musisz umieć prowadzić efektywne spotkania.

W tym artykule dowiesz się, jak maksymalnie wykorzystać spotkania, minimalizując czas i koszty emocjonalne uczestników.

Przygotowanie do spotkania

Czy spotkanie jest naprawdę konieczne?

„Spotkania są oznaką złej organizacji. Im mniej spotkań, tym lepiej.” - Peter Drucker, Skuteczny lider.

ROI spotkania jest często mniejsze niż połączenie telefoniczne, SMS-y lub komunikatory internetowe. Spotkanie jest potrzebne tylko w tych rzadkich przypadkach, gdy inne metody komunikacji będą mniej skuteczne. Zazwyczaj musi zostać spełnionych kilka z poniższych warunków:

• Złożoność. Omawiany temat jest tak złożony, że uczestnicy muszą wspólnie przeglądać materiały wizualne, aby pozostać w toku dyskusji. Omawiana jest na przykład architektura podmiotów bazodanowych czy złożony proces biznesowy weryfikacji wniosku kredytowego.
• Pilność. Temat omawiany jest na tyle pilny, że opracowanie planu działania w tym temacie jest e-mail zmarnuje zbyt dużą ilość czasu.
• Znaczenie. Temat, który jest omawiany, jest na tyle ważny, że jego waga przewyższa ewentualny czas spędzony przez członków grupy na spotkaniu.

W pozostałych przypadkach możesz spokojnie odmówić odbycia spotkania.

Nie ma potrzeby zwoływania spotkań z niewłaściwego powodu. Jeśli:

• chcą przenieść odpowiedzialność za problem na grupę,
• szukam słuchaczy dla Twoich pomysłów lub
• chcesz wzmocnić zespół,

następnie poszukaj innych sposobów komunikacji.

Ustal jasny cel i program

Spotkanie, jak każde inne przedsięwzięcie, bez jasnego celu, jest skazane na niepowodzenie.

Celem każdego spotkania jest plan działania. Nie „omawiaj możliwości”, nie „rozwiązuj problemu”, ale „instruuj takiego a takiego, aby zrobił to a to w takim a takim terminie”. Każde inne ustawienie celu może spowodować, że spotkanie nie będzie miało żadnego wpływu.

Dlatego planując spotkanie, wyraźnie wypisz uczestnikom plan działania dotyczący rozwiązania problemu lub problemów, które chcesz otrzymać, i wyślij im wynikający z tego program. Pisemny porządek obrad pozwoli ludziom mieć pewność, że nie marnują czasu na bezsensowne dyskusje i że poruszane kwestie są istotne dla ich obszaru zainteresowań.

W przypadku braku czasu na spotkanie należy uporządkować sprawy w porządku obrad malejąco według ważności (w ten sposób będziesz miał czas na omówienie najważniejszych spraw) lub według stopnia złożoności (w ten sposób będziesz miał czas na poruszyć jak najwięcej kwestii).

Nie zapraszaj niepotrzebnych uczestników

Każda osoba na spotkaniu nieuchronnie będzie marnować czas innych na rozmowy i zadawanie pytań, czy to z powodu prawdziwego zainteresowania daną kwestią, czy po prostu w celu usprawiedliwienia swojej obecności. Co więcej, prawdopodobieństwo, że dodatkowa osoba będzie wiedziała coś, czego nie wiedzą inni, maleje wraz ze wzrostem liczby uczestników. Oznacza to, że oprócz oczywistego wydłużenia czasu w grupie, zwiększenie liczby uczestników zmniejsza efektywność dyskusji.

• Czy posiada wyjątkową wiedzę na dany temat, której nie mają inni uczestnicy spotkania?
• Czy poruszany temat wpływa na jego zainteresowania? Czy jego zainteresowania pokrywają się z interesami jakiegokolwiek innego uczestnika?
• Czy ta osoba jest gotowa na konstruktywną dyskusję?
• Czy wystarczy po prostu poinformować tę osobę o wyniku spotkania?

Prowadzenie spotkania

Organizator spotkania, czyli Ty, odpowiada za to, aby jego cele zostały osiągnięte. Musisz:

• zapewnić przestrzeganie wszystkich zasad dyskusji opisanych poniżej
• przeszkadzać tym, którzy je naruszają
• podsumować decyzję grupy
• monitoruj porządek obrad i ustalaj, kiedy grupa przejdzie do następnego zagadnienia

Zatem 7 zasad prowadzenia skutecznych spotkań:

1. Jeden mówi... Nie pozwól uczestnikom przeszkadzać sobie nawzajem. Jest to nie tylko oznaką braku szacunku, ale najprawdopodobniej w momencie mówienia w tym samym czasie uczestnicy nie starają się nawzajem zrozumieć, co nie jest korzystne dla całości spotkania.
2. ...a wszyscy inni słuchają. Kluczem do skutecznej dyskusji jest to, aby wszyscy w grupie zwracali uwagę na to, co jest w niej mówione. Każdy powinien mieć taki sam „obraz” omawianych kwestii. Gdy grupa podzieli się na wiele dyskusji lub ktoś zacznie się rozpraszać (np. Wszystko, co wydarzyło się, gdy ktoś był „nieobecny”, będzie musiało zostać dla niego powtórzone, marnując czas innych.
3. Przejdź do rzeczy! Pomimo tego, że kiedy ludzie są zmęczeni, chcą się zrelaksować i porozmawiać na abstrakcyjne tematy, takie omijanie marnuje czas wszystkich zaangażowanych i oddala od znalezienia rozwiązania. Delikatnie sprowadź wszystkich z powrotem do tematu dyskusji.
4. Walcz z problemem, a nie z ludźmi. W ferworze dyskusji uczestnicy mogą zamieszczać uwagi, które inni mogą odebrać osobiście. Podobne sytuacje, jeśli nie zostanie zduszony w zarodku, nieuchronnie zepsuje środowisko pracy, stworzy niepotrzebne napięcie, obezwładni zainteresowanych członków, zmarnuje czas i najprawdopodobniej uniemożliwi grupie osiągnięcie jej celów. Natychmiast przerwij dyskusje, które poszły „w złym kierunku”.
5. Zapisz wszystko, co zostanie powiedziane. Może to zrobić Ty lub inny uczestnik, któremu powierzysz rolę sekretarza spotkania. Bez fiksacji grupa zacznie zapominać wyciągnięte z niej fakty i wnioski, a skuteczność procesu nieuchronnie spadnie. Ponadto notatki pomagają grupie zaoszczędzić czas, ponieważ pozwalają mówcy po prostu wskazać konkretną część notatki, zamiast szczegółowo wyjaśniać, co miał na myśli, a co już zostało powiedziane. Nagranie powinno odbyć się na kartce papieru widocznej dla całej grupy lub na tablicy wiszącej na ścianie.
6. Rób przerwy. Stosuj metodę Pomodoro (praca w cyklach obejmujących 5-minutowy odpoczynek na każde 25 minut pracy). Z mojego doświadczenia wynika, że ​​spotkania trwające dłużej niż półtorej godziny całkowicie tracą na efektywności ze względu na zmęczenie uczestników. Lepiej przerwać takie spotkania i odłożyć kontynuację na inny dzień.
7. Jeśli grupa nie jest już potrzebna, opuść ją. W miarę postępu dyskusji problem pozostaje coraz mniejszy złożone problemy, wymagające ogólnej dyskusji. Jeżeli rozumiesz, że problem rozbił się na kilka zadań wymagających indywidualnego wykonania, nie ma sensu poświęcać całego czasu na dyskusję w grupie – spotkanie trzeba dokończyć. Jeśli jest za wcześnie na zakończenie spotkania, a są już osoby, których wiedza nie będzie potrzebna w dalszej dyskusji lub których interesy nie będą już naruszone, pozwól im odejść.

Koniec spotkania

Na koniec spotkania wróć do jego celu – opracowania planu działania (czyli protokołu spotkania). Ten protokół powinien: Dodać etykiety

Spotkanie biznesowe jest formą kolegialny omawianie zagadnień w celu informowania o nich i podejmowania decyzji w ich sprawie.

Wyróżnia się trzy główne typy spotkań, przedstawione w tabeli 10.

Tabela 10 – Rodzaje spotkań biznesowych

Typ spotkania	Charakterystyczny
1) Spotkanie informacyjne	Dotyczy raportowanie operacyjne jej uczestnicy przed liderem. (na przykład spotkania dotyczące planowania operacyjnego i „pięciominutowe spotkania” w szpitalach) Może również reprezentować spotkanie analityczne(prelegent wprowadza uczestników spotkania w informacje analityczne, nowe technologie, nowe produkty; jest to w zasadzie monolog prelegenta). Ma przewagę nad raportami pisemnymi, ponieważ w razie wątpliwości kierownik może od razu zadać niezbędne pytanie. Ponadto wszyscy obecni słuchają przekazów innych i dzięki temu zyskują pełniejsze zrozumienie ogólnego stanu rzeczy.
2) Spotkanie zcel podejmowania decyzji	Dotyczy koordynowanie działań personelu(często reprezentujący różne działy) w odniesieniu do konkretnego problemu i do którego można się przyzwyczaić opracowanie wspólnego rozwiązania(tj. każdy uczestnik ma możliwość wyrazić swoją opinię i przedstawić propozycję ostatecznej decyzji). Można używać do zatwierdzanie pomysłów, programów i decyzji(aby zyskać poparcie uczestników spotkania, należy dać im możliwość przedstawienia konstruktywnych propozycji, które wpływają na podejmowanie decyzji), a także dla pogodzenie różnych punktów widzenia(czasami konieczne staje się złożenie „okrągłego stołu”, aby ugasić konflikt wewnętrzny. Trzeba słuchać i dyskutować różne punkty wizję i doprowadzić ją do porozumienia) Temat dyskusji Takie spotkania mogą obejmować: 1) zagadnienia planowania działalności organizacji– cele długoterminowe, strategia i taktyka osiągania celów, zasoby niezbędne do realizacji planów; 2) kwestie organizacyjne– strukturyzowanie organizacji, koordynowanie działań jednostek strukturalnych, dokonywanie dostosowań w strukturze lub kierunku działania organizacji ze względu na zmiany w otoczeniu zewnętrznym; 3) kwestie personalne; 4) zagadnienia związane z monitorowaniem działań pracowników– dyskusja wyniki wydajności, osiąganie wyznaczonych celów, problemy awarii i niskiej produktywności oraz ich przyczyny, korygowanie planów i zadań zgodnie z aktualną sytuacją, dyscyplinowanie

	odpowiedzialność pracownika. Oprócz tych ogólnych kwestii, możliwe jest podkreślenie spotkań nt specyficzny ze względów organizacyjnych (np. omówienie zagadnień zarządzania operacyjnego w powiązaniu z sytuacją w organizacji, innowacjami i możliwością ich wdrożenia, problemami przetrwania, konkurencyjności, wizerunku organizacji itp.).
3) Twórcze spotkanie	Służy do poszukiwania i rozwijania nowych pomysłów i koncepcji, a także dalszego rozwijania dotychczasowych osiągnięć („metoda burza mózgów") (to jest spotkanie twórczy charakter;

dlatego wskazane jest, aby tego typu spotkania odbywały się w spokojniejszej i bardziej komfortowej atmosferze; Najbardziej owocne pomysły ze spotkania są rejestrowane i przekazywane do dalszej dyskusji i udoskonalenia.

Przyjrzyjmy się teraz procesowi przygotowywania i przeprowadzania spotkań biznesowych (patrz rysunek 6).

Rysunek 6 – Etapy spotkania biznesowego

Przygotowanie spotkania W przygotowania do spotkania ważne jest, aby to zdefiniować cele -

oczekiwany wynik, wymagany rodzaj rozwiązania, pożądany wynik pracy. Precyzyjne sformułowanie tematu dyskusji pomoże uzyskać pożądany rezultat. Temat

spotkania są przedmiotem dyskusji. Powinien być sformułowany konkretnie i być interesujący dla uczestników

spotkania. Wskazane jest poruszanie do dyskusji tylko tych tematów, których nie da się rozwiązać w sposób roboczy. Najważniejszym etapem przygotowania spotkania jest jego rozwój porządek obrad,

pisemny dokument przesłany wcześniej uczestnikom spotkania.

Porządek spotkania zazwyczaj zawiera następujące informacje:

Temat spotkania;

Cel spotkania;

Lista zagadnień omawianych w kolejności priorytetów do rozpatrzenia;

Godzina rozpoczęcia i zakończenia spotkania;

Miejsce, w którym się odbędzie;

Nazwiska i stanowiska prelegentów prezentujących główne informacje oraz osób odpowiedzialnych za przygotowanie pytań;

Czas przydzielony na każde pytanie;

Agenda zapewnia przebieg spotkania i myśli obecnych we właściwym kierunku. Porządek obrad i materiały spotkania należy przesłać uczestnikom spotkania z wyprzedzeniem, z zaznaczeniem, że zapoznali się oni z dokumentami przed posiedzeniem (niektóre materiały informacyjne mogą być „rozpowszechniane” z listą osób, których dotyczy załączona informacja, oraz instrukcja, aby po przeczytaniu zrobić notatkę i przekazać ją następnemu). Jest to konieczne, aby każdy miał możliwość uwzględnienia spotkania w swoim harmonogramie pracy i przygotowania się do niego. Uczestnicy spotkania, wcześniej poinformowani o temacie dyskusji, mogą nie tylko wcześniej zapoznać się z materiałami, ale także przemyśleć konstruktywne propozycje rozwiązania problemów. W przypadku, gdy uczestnicy spotkań nie są informowani z wyprzedzeniem, na spotkaniach wyrażają opinie i punkty widzenia, które prowokują do dyskusji i nie przyczyniają się do podjęcia skutecznej decyzji.

Wskazane jest, aby spotkania biznesowe odbywały się w określonym dniu tygodnia (z wyjątkiem spotkań nadzwyczajnych), najlepiej pod koniec dnia roboczego lub w jego drugiej połowie.

Czas trwania spotkania nie powinien przekraczać półtorej do dwóch godzin. Po dwóch godzinach ciągłej pracy większość uczestników z powodów czysto fizjologicznych staje się obojętna na sposób rozwiązania problemu. Dlatego najkrótsze spotkanie jest najlepsze.

Rozsądny liczba uczestników spotkania. Często na spotkaniach są ludzie, którzy nie powinni tam być. P. Bird w swojej książce „Zarządzanie czasem” proponuje określenie kosztu spotkania w kategoriach pieniężnych, na podstawie wynagrodzeń uczestników. Załóżmy, że dziesięć osób obecnych na godzinnym spotkaniu spędza nad nim w sumie dziesięć godzin czasu pracy. Koszt spotkania ustalimy sumując koszt godziny pracy każdego z nich – otrzymamy imponującą kwotę. Jeśli na spotkaniu obecni będą odpowiednio wysocy rangą pracownicy, koszt spotkania dla organizacji może być bardzo znaczący.

Optymalna liczba uczestników wspólnych dyskusji to 6-7 osób. W razie potrzeby liczbę uczestników można zwiększyć, ale w rozsądnych granicach, aby nie przekroczyć 15. Zwiększenie liczby zaproszonych gwałtownie zmniejsza średni współczynnik uczestnictwa (lub wydajność) obecnych, jednocześnie wydłużając spotkania. W zależności od tematu na spotkanie należy zaprosić jedynie tych menedżerów średniego szczebla i specjalistów, w zakresie których kompetencji poruszany jest omawiany problem.

Pożądana jest obecność jednej osoby z każdego działu. Pracownicy, których sprawa została już rozwiązana, powinni mieć możliwość opuszczenia spotkania, a specjaliści powinni przychodzić nie na całe spotkanie, ale zgodnie z przepisami, w momencie omawiania ich problemu.

Podczas prowadzenia spotkań biznesowych menedżer może je przeprowadzić delegacja włącza się udział w spotkaniu specjaliści najbardziej kompetentni w omawianym problemie (pozwala to zaoszczędzić czas menedżera: odpowiednio przeszkolony pracownik poinformuje menedżera o wynikach spotkania w dogodnym dla niego terminie, a on będzie mógł podjąć niezbędne decyzje w spokojnej atmosferze; dodatkowo dla pracownika udział w spotkaniach pomoże zdobyć doświadczenie i umiejętności zawodowe, rozwijając umiejętność samodzielnego działania i skutecznego radzenia sobie w różnorodnych sytuacjach).

Uprawnienia delegowane są nie tylko do udziału w posiedzeniu, ale także do dyrygowanie spotkania (spotkanie powierzane jest specjalistom, którzy są najbardziej kompetentni w omawianym problemie; pomaga to zwiększyć odpowiedzialność za podejmowane decyzje, a także zwiększa aktywność uczestników w generowaniu pomysłów lub konstruktywnych propozycji).

Istnieje różnica pomiędzy spotkaniami prowadzonymi przez najwyższego menedżera, a kompetentnym współpracownikiem. W pierwszym przypadku uczestnicy spotkania myślą nie tyle o problemie, ile o samozachowaniu i często aprobują rozwiązanie zaproponowane przez lidera, nie uznając go za skuteczne (nie oznacza to, że pierwsi menedżerowie powinni odmawiać prowadzenia spotkań, ale lider musi wziąć pod uwagę skutki psychologiczne, gdy odrywa się od czasu, od stereotypów).

Organizacja środowiska przestrzennego– przygotowując spotkanie, trzeba pomyśleć o kolejności, w jakiej będą siedzieć uczestnicy. Spotkanie powinno odbywać się przy dużym stole i w przestronnej sali. Przeludnienie samo w sobie jest źródłem konfliktów. Zauważono, że gdy pomieszczenie jest małe, tętno obecnych w nim osób wzrasta, a ciśnienie krwi wzrasta.

Uczestnicy powinni być umieszczeni w taki sposób, aby mogli widzieć nawzajem twarz, oczy, mimikę i gesty, co przyczynia się do lepszego postrzegania informacji (przykładowo jak na rysunku 7).

Rysunek 7 – Rozmieszczenie uczestników spotkania

Do tych celów najlepiej nadaje się okrągły lub owalny stół. Lider spotkania musi być w stanie spojrzeć w oczy jak największej liczbie uczestników spotkania.

Kolejność miejsc, zaczynając od sześciu uczestników, należy ustalić za pomocą specjalnych kart przed pojawieniem się uczestników. Przy rozmieszczaniu uczestników spotkania należy wziąć pod uwagę następujące kwestie: przedstawiciele konkurujących ze sobą grup nie powinni siadać naprzeciw siebie; przy takim siedzeniu każda krawędź stołu zamienia się w rów, a konflikty powstają same. Dlatego konieczne jest oddzielenie grup, które utworzyły się jako „jednostki oporu”. Osoby, które się nie lubią, siedzą jak najdalej od siebie. Organizator spotkania, znając charakter i cechy psychiczne zaproszonych osób, może, nie zwracając na to uwagi, tak rozmieścić Uczestników, aby ci, którzy mogliby się rozłączyć i przeszkodzić w rozstrzygnięciu sprawy, nie znajdowali się naprzeciw siebie.

Pytania, które warto sobie zadać organizator spotkania:

Czy w ogóle konieczne jest zwoływanie spotkania? Czy można się bez tego obejść?

Czy powinienem osobiście wziąć w tym udział?

Którzy pracownicy powinni wziąć udział w spotkaniu?

Co można zrobić, aby ograniczyć liczbę uczestników do minimum?

Czy wybrany termin jest dogodny, czy też należy przełożyć spotkanie na inny termin?

Czy pokój jest zamknięty dla osób z zewnątrz?

Czy masz wszystkie materiały potrzebne do spotkania?

Jak najlepiej rozsadzić uczestników spotkania i jakich technik użyć, aby stworzyć kreatywną atmosferę?

Prowadzenie spotkania

Spotkania są bardziej efektywne, gdy uczestnicy znają swoje zadania i zasady postępowania.

Kierownik. Aby spotkanie zakończyło się sukcesem, lider spotkania musi rozwiązać zarówno problemy ogólne, jak i specjalne.

DO ogólny Do obowiązków lidera spotkania należy:

1) konieczne jest rozpoczęcie spotkania krótkim i jasno sformułowanym komunikatem dotyczącym omawianego problemu (a wypowiedź otwierająca menedżera powinna skupiać się na pozytywnym rozwiązaniu problemów i przekazywać wiarę w jego pomyślne rozwiązanie);

2) Organizacyjnie należy uzgodnić regulamin pracy, wyjaśnić porządek obrad, poinformować o regulaminie, uprzedzić o wycofaniu wystąpień niemerytorycznych;

3) Podczas spotkania należy krótko i merytorycznie podsumować osiągnięte wyniki, aby wykorzystać je do dotrzymania porozumień i kompromisów.

4) Należy poprowadzić dyskusję w kierunku zamierzonym przez prowadzącego (oznacza to, że musi on oblegać gadatliwych, zmuszać milczących do mówienia i nie pozwalać mówcom na odejście od zamierzonego tematu; w przypadku krytyki, żądaj, aby była konstruktywna i nie pozwalaj, aby stała się osobista).

1) Pozostań w neutralnej pozycji – ma to pozytywny wpływ na stan emocjonalny obecnych.

2) Kontynuuj rozmowę. W przypadku niezręcznej przerwy należy natychmiast interweniować, zadając dodatkowe pytania, wyjaśniając lub podsumowując wstępne wyniki.

3) Jeśli pojawi się napięcie, natychmiast podejmij działania - kłótnia nie powinna wybuchać.

4) Przewidywać możliwość wdrożenia zaproponowanych pomysłów i rozwiązań, odrzucać nieprzemyślane rozwiązania. Należy brać pod uwagę wyłącznie decyzje poparte faktami.

5) Zadzwoń do uczestników spotkania po imieniu i zabierz głos.

6) Pamiętaj, że zawsze powinna zabierać głos tylko jedna osoba, aby na spotkaniu nie dochodziło do dyskusji.

7) Wysłuchaj opinii wszystkich uczestników. Żadne pomysły nie są trzymane tak uparcie, jak te, które nie zostały omówione.

8) Pamiętaj, że spotkanie to nie pole bitwy, na którym należy „zniszczyć” wroga, dlatego staraj się wypracować wspólne podejście i szukać wspólnej płaszczyzny porozumienia.

9) Nie toleruj wycieczek w przeszłość, odstępstw od tematu i destrukcyjnej krytyki ze strony niektórych uczestników. Spotkanie powinno konsekwentnie zmierzać krok po kroku w stronę rozwiązania danego problemu.

10) Aby uniknąć nieporozumień, w razie potrzeby doprecyzuj komunikaty poszczególnych uczestników: „Czy dobrze zrozumiałem?”, „Czy to będzie prawidłowe?”

11) Zapewniaj częste kamienie milowe, aby pokazać uczestnikom, jak blisko są celu.

12) Oszczędzaj czas. Wyjaśnij na samym początku, że problem bez wątpienia da się rozwiązać w wyznaczonym czasie. Jeśli to możliwe, nie opóźniaj spotkania ani minuty.

Autorytet lidera spotkania w dużej mierze zależy od tego, jak kompetentnie i konsekwentnie prowadzi on spotkanie oraz jak uważnie monitoruje przestrzeganie zasad. Lider spotkania, który pozwala komuś się spóźnić, debatować między sobą w trakcie spotkania lub przyjść na spotkanie nieprzygotowany (bez zebrania i przeanalizowania materiałów na dany temat) grozi całkowitą utratą autorytetu.

Prowadzący spotkanie nie powinien dopuścić do sytuacji, w której niezdyscyplinowani współpracownicy podgrzeją atmosferę na spotkaniu. Pomyślne zakończenie spotkania będzie możliwe jedynie pod warunkiem dokładnego i poważnego przygotowania się do spotkania przez jego prowadzącego.

Na koniec spotkania menedżer musi podsumować dyskusję, jasno sformułować decyzję i nakreślić sposoby jej wdrożenia. Musimy skorzystać z okazji, aby podziękować nieudanej mniejszości za aktywną współpracę, ponieważ tylko wspólne wysiłki wszystkich uczestników pozwoliły osiągnąć pożądany rezultat. Docenienie porażki zachęci ich do zabrania głosu na kolejnych spotkaniach.

Uczestnicy spotkania.

Nie mniej istotne dla spotkania operacyjnego są zasady postępowania uczestników spotkania.

Wskazówki dla uczestników spotkania

1) Przedstaw się w swoich wypowiedziach i użyj zaimka „ja” zamiast „my” lub formy bezosobowej. Kiedy mówca mówi „my”, zwykle unika odpowiedzialności za to, co mówi.

2) Bądź konkretny w swoich wypowiedziach, jasno wyrażaj swoje myśli, bądź odpowiedzialny za swoje błędy, broń swojego osobistego punktu widzenia, bądź cierpliwy w przypadku sprzeciwu.

3) Po wysłuchaniu informacji zadawaj pytania, aby wyjaśnić i zrozumieć omawiany problem. Nie używaj pytań, które prowokują konflikty i oddalają od rozwiązania problemu.

4) W miarę możliwości powstrzymuj się od interpretowania pomysłów i myśli innych ludzi. Nie mów o działaniach i myślach innych, ale o swoim postrzeganiu tych myśli, to znaczy formułuj sądy w języku „komunikatów Ja”, a nie „wypowiedzi Ty”. Na przykład nie mów „Tutaj popełniłeś błąd”, powiedz „Wydaje mi się, że wkradł się tu błąd”.

5) Wyraź swoje stanowisko i spróbuj znaleźć jak najwięcej racjonalna decyzja problemy.

Najlepsza decyzja podjęta na spotkaniu jest niewiele warta, jeśli jednocześnie z jej podjęciem nie zadba się o jej realizację i nie będzie monitorować postępów w jej realizacji.

Na scenie koniec spotkania jego lider musi rozwiązać następujące zadania:

1) krótko i wyraźnie podsumować wynik osiągnięty na posiedzeniu;

2) ustalić, jakie kroki powinny nastąpić po decyzji, podzielić obowiązki, określić osoby odpowiedzialne za wykonanie decyzji i monitorowanie jej wykonania.

Przebieg spotkania i jego wyniki odzwierciedlane są w protokół, które powinno być krótkie i zwięzłe. Ważne jest, aby osoby, które będą wykonywać decyzję, zapoznały się z tym dokumentem.

Instrukcje

Pamiętaj o kluczowych cechach skutecznego spotkania. Jest ich kilka: 1. Spotkanie ma konkretny cel;2. Organizator przeprowadził wszelkie niezbędne prace przygotowawcze;3. Na spotkaniu obecni są wyłącznie zainteresowani pracownicy, którzy są bezpośrednio związani z omawianą problematyką;4. Dyskusja nie odbiega od tematu głównego;5. Na podstawie wyników spotkania ustalono plany doraźne i przekazano pracownikom konkretne instrukcje. Menedżer musi osobiście kontrolować wszystkie te kwestie, zwłaszcza jeśli w organizacji nie wykształcił się jeszcze mechanizm organizowania efektywnych spotkań.

Przygotuj szczegółowy program spotkania. Należy w nim wskazać główny temat, zagadnienia, które mają zostać poruszone, nazwiska prelegentów, listę gości, datę, godzinę i miejsce wydarzenia. Każdy punkt porządku obrad powinien szczegółowo opisywać główny temat spotkania i odzwierciedlać jakiś jego aspekt. Pytania można pogrupować albo według zasady „od prostych do złożonych”, albo w porządku analitycznym – „istniejąca sytuacja – jej geneza – możliwe rozwiązania”.

Dołącz regulamin spotkania do porządku obrad. Wyznacz w nim czas na prezentacje głównych prelegentów, informacje od współmówców, pytania wyjaśniające i dyskusję. Ustal zasady nawet dla małych spotkań służby. W ten sposób nauczysz siebie i swoich pracowników doceniać godziny pracy, dotrzymuj wyznaczonych terminów, wyrażaj myśli jasno i na temat.

Zapoznaj pracowników z programem z wyprzedzeniem. Wyślij go e-mailem firmowym lub rozdaj wszystkim zaproszonym osobom spotkanie. Poproś wszystkich, aby przygotowali się do dyskusji. Skoncentruj się na tym, czego oczekujesz od każdego uczestnika propozycji w zakresie jego kompetencji.

Zacznij spotkanie swoim własnym małym występem. Porozmawiajcie przez 3-5 minut o powodzie, który skłonił Was do zorganizowania tego spotkania oraz o efekcie, jaki chcecie osiągnąć. Następnie zapoznaj uczestników z programem i zasadami pracy.

Poprowadź dyskusję. Staraj się, aby dyskusja była przyjazna, ale konstruktywna. Zachęcaj każdego uczestnika spotkania do wyrażenia swojej opinii, kontaktuj się z „milczącymi” z pytaniami osobistymi, które wymagają szczegółowej odpowiedzi. Taktownie, ale stanowczo zaprzestań prób odwracania uwagi od rozmowy główny problem. Dla każdego pytania podaj wyniki pośrednie.

Kompletowanie spotkanie, powiedz to jeszcze raz podjęte decyzje oraz instrukcje wydawane pracownikom. Upewnij się, że wszyscy zaangażowani rozumieją swoje zadania i pamiętają o terminach. Ważne punkty wpisać do protokołu. Prześlij jego kopię specjalistom odpowiedzialnym za wykonanie instrukcji, a także pracownikom zaangażowanym w realizację podjętych decyzji.